Gestión de Retenedores para Estudios Creativos

Construye ingresos recurrentes con horas rastreadas y facturación automatizada. Esta guía completa muestra a las agencias de diseño cómo estructurar acuerdos de retenedor, monitorear presupuestos mensuales, rastrear horas facturables y mantener rentabilidad con servicios creativos recurrentes.

El Desafío de Ingresos por Retenedor para Agencias de Diseño

Los estudios creativos enfrentan un desafío empresarial fundamental: los ingresos basados en proyectos son impredecibles.

El Problema:

• Ciclos de abundancia o escasez - Meses ocupados seguidos de tuberías vacías
• Volatilidad de flujo de caja - Los ingresos varían enormemente mes a mes
• Presión constante de ventas - Siempre cazando el próximo proyecto
• Sin ingresos base - Empezando desde cero cada mes

La Solución: Retenedores de Diseño

Los acuerdos de retenedor mensual proporcionan:

• Ingresos recurrentes predecibles - Conoce tus ingresos base
• Profundidad de relación con clientes - Asociaciones continuas, no proyectos únicos
• Reducción de gastos generales de ventas - Menos tiempo persiguiendo nuevos clientes
• Estabilidad de flujo de caja - Pagos mensuales consistentes
• Mayor valor de por vida - Los clientes a largo plazo son más rentables

Pero los Retenedores Vienen con Desafíos:

1. Gestión de alcance - ¿Cómo previenes la expansión del retenedor?
2. Rastreo de horas - ¿Cómo monitoreas el tiempo contra presupuestos mensuales?
3. Complejidad de facturación - ¿Cómo facturas retenedores consistentemente?
4. Seguimiento de rentabilidad - ¿Los retenedores son realmente rentables?
5. Comunicación con clientes - ¿Cómo muestras el valor entregado?

Este artículo muestra cómo gestionar retenedores efectivamente usando la plataforma de gestión de proyectos y seguimiento de tiempo de Corcava, desde estructurar acuerdos hasta facturación y análisis de rentabilidad.

Entendiendo los Modelos de Retenedor de Diseño

¿Qué es un Retenedor de Diseño?

Un retenedor de diseño es un acuerdo de servicio mensual donde los clientes pagan una tarifa recurrente fija a cambio de una asignación predeterminada de servicios creativos.

Estructuras de Retenedor Comunes:

1. Retenedores Basados en Horas

• El cliente paga por X horas por mes
• Las horas no utilizadas expiran o se acumulan (tu política)
• Horas adicionales facturadas a tarifa acordada
• Ejemplo: $5,000/mes por 25 horas de trabajo de diseño

2. Retenedores Basados en Alcance

• El cliente paga por entregables definidos por mes
• Alcance fijo (ej., 4 gráficos sociales, 1 página de destino, 2 diseños de email)
• El trabajo adicional requiere órdenes de cambio
• Ejemplo: $3,000/mes por entregables mensuales definidos

3. Retenedores Híbridos

• Combinación de entregables garantizados + horas flexibles
• Servicios principales incluidos, horas adicionales disponibles
• Ejemplo: $4,000/mes incluye mantenimiento de marca + 10 horas flexibles

4. Retenedores Basados en Valor

• Precios basados en valor entregado, no horas
• Servicios estratégicos continuos (gestión de marca, dirección de arte)
• Menos común para trabajo enfocado en ejecución
• Ejemplo: $10,000/mes por dirección creativa y estrategia

Por Qué los Retenedores Basados en Horas Funcionan Mejor

Para la mayoría de las agencias de diseño, retenedores basados en horas ofrecen el mejor equilibrio:

Ventajas:

• Responsabilidad clara - Ambas partes saben exactamente qué está incluido
• Fácil de rastrear - El seguimiento de tiempo muestra consumo vs. asignación
• Alcance flexible - El cliente puede usar horas en diferentes necesidades
• Facturación transparente - Las facturas muestran horas usadas y restantes
• Precios escalables - Fácil ajustar horas arriba o abajo

Desventajas:

• Requiere seguimiento de tiempo - Debe registrar todo el trabajo de retenedor con precisión
• Puede sentirse transaccional - Los clientes pueden obsesionarse con horas vs. valor
• Gastos generales administrativos - Necesitas sistemas para rastrear asignación y uso

El resto de este artículo se enfoca en retenedores basados en horas, ya que son los más comunes y se benefician más de sistemas de seguimiento adecuados.

Estructurar Acuerdos de Retenedor Rentables

Definir Términos de Retenedor

Un acuerdo de retenedor sólido incluye:

1. Asignación Mensual de Horas

Ejemplo:
- Retenedor: 30 horas por mes
- Tarifa: $150/hora
- Tarifa mensual: $4,500
- Facturación: 1ro de cada mes, neto 15

2. Alcance de Servicios

Trabajo incluido:
- Diseño y actualizaciones de marca
- Materiales de marketing (digital e impreso)
- Gráficos de redes sociales
- Diseño de plantillas de email
- Creatividad publicitaria
- Revisiones menores de activos existentes

Trabajo excluido:
- Desarrollo de sitios web (proyectos separados)
- Producción de video (proyectos separados)
- Consultoría estratégica (tarifa por hora separada)

3. Política de Acumulación

Opción A: Asignación Mensual Estricta

• Las horas expiran al final del mes
• Fomenta utilización consistente
• Administración más simple
• Mejor para flujo de caja de la agencia

Opción B: Acumulación Limitada

• Las horas no utilizadas se acumulan por 1 mes
• Límite máximo de acumulación (ej., 10 horas)
• Más amigable para el cliente
• Requiere seguimiento entre meses

Opción C: Banco de Horas Anual

• El cliente paga por adelantado por horas anuales
• Puede usar horas flexiblemente durante 12 meses
• Ingresos iniciales más altos
• Administración más compleja

4. Horas Adicionales

Más allá de la asignación mensual:
- Horas adicionales: $175/hora (más alta que la tarifa de retenedor)
- Requiere aprobación previa antes de comenzar el trabajo
- Facturado en factura mensual con retenedor

5. Compromiso Mínimo

Términos del contrato:
- Compromiso mínimo: 3 meses
- Después del mínimo: aviso de cancelación de 30 días
- Descuento de prepago anual: 10% de descuento (2 meses gratis)

Fijar Precios de tus Horas de Retenedor

Cómo calcular precios de retenedor:

Paso 1: Determina tu Costo Real por Hora

Costos operativos mensuales: $15,000
Horas facturables disponibles: 120 horas
Tarifa de punto de equilibrio: $125/hora

Añade margen de beneficio (30%): $162.50/hora
Redondea: $165/hora tarifa base

Paso 2: Establece Descuento de Retenedor

Los retenedores son valiosos porque garantizan ingresos. Ofrece un descuento modesto:

Tarifa de proyecto estándar: $175/hora
Tarifa de retenedor: $150/hora (14% de descuento)
Descuento justificado por: Ingresos mensuales garantizados, costo de ventas reducido

Paso 3: Define Horas Mensuales Mínimas

Establece un mínimo que haga que los retenedores valgan la pena:

Demasiado pequeño: 5-10 horas (no vale la pena gastos generales administrativos)
Punto óptimo: 20-40 horas (compromiso significativo)
Retenedores grandes: 50+ horas (básicamente diseñador a tiempo parcial)

Ejemplos de Precios de Retenedor:

Consejo Pro: Ofrece paquetes de retenedor por niveles con descuentos por volumen para incentivar compromisos más grandes.

Configurar Clientes de Retenedor en Corcava

Crear el Proyecto de Retenedor

Paso 1: Navegar a Proyectos

• Abre Corcava
• Ve a la sección Proyectos
• Haz clic en "Crear Nuevo Proyecto"

Paso 2: Configurar Ajustes del Proyecto

Nombre del Proyecto:

[Nombre del Cliente] - Retenedor de Diseño [Mes/Año]
Ejemplo: "Acme Corp - Retenedor de Diseño 2025"

Tipo de Proyecto:

Selecciona: Retenedor (recurrente)
Facturación: Tarifa mensual fija

Configuración de Presupuesto:

Asignación mensual de horas: 30 horas
Tarifa por hora: $150
Presupuesto mensual: $4,500
Ciclo de facturación: 1ro del mes

Paso 3: Configurar Tareas para Trabajo de Retenedor

Crea categorías de tareas que coincidan con el alcance del retenedor:

- Diseño de Marca
- Materiales de Marketing
- Gráficos de Redes Sociales
- Diseño de Email
- Creatividad Publicitaria
- Revisiones y Actualizaciones

Paso 4: Añadir Miembros del Equipo

Asigna diseñadores que puedan trabajar en este retenedor:

- Diseñador Principal (primario)
- Diseñador de Apoyo (respaldo)
- Director Creativo (supervisión)

Establece permisos para que el tiempo rastreado por cualquier miembro del equipo cuente contra el presupuesto del retenedor.

Paso 5: Configurar Facturación Recurrente

Habilita facturación mensual automática:

Frecuencia de factura: Mensual
Fecha de factura: 1ro del mes
Términos de pago: Neto 15
Incluir: Resumen de horas y entradas de tiempo detalladas

Rastrear Tiempo Contra Presupuesto de Retenedor

Cómo Corcava Rastrea Horas de Retenedor:

Monitoreo de Presupuesto en Tiempo Real:

Mientras los diseñadores rastrean tiempo en tareas de retenedor, Corcava automáticamente:

• Deduce horas de la asignación mensual
• Muestra horas restantes en el panel del proyecto
• Actualiza porcentaje de utilización
• Alerta cuando se acerca al límite de horas

Vista del Panel del Proyecto:

Acme Corp - Retenedor de Diseño Noviembre 2025
─────────────────────────────────────────
Asignación Mensual: 30 horas
Horas Usadas: 18.5 horas (61.7%)
Horas Restantes: 11.5 horas (38.3%)
Días Restantes: 12 días
─────────────────────────────────────────
Estado: En Camino ✓

Configurar Alertas de Presupuesto:

Configura notificaciones cuando:

• 75% de horas consumidas (advertencia)
• 90% de horas consumidas (alerta)
• 100% de horas consumidas (exceso)

Esto te permite contactar a los clientes antes de exceder el retenedor.

Gestionar Acumulación de Horas

Si permites acumulación limitada:

Proceso de Fin de Mes:

1. Verifica horas restantes en el último día del mes
2. Si quedan horas, calcula acumulación elegible
3. Añade horas acumuladas a la asignación del próximo mes
4. Documenta en notas del proyecto

Ejemplo:

Octubre 2025:
- Asignación: 30 horas
- Usadas: 22 horas
- Restantes: 8 horas
- Acumulación permitida: 5 horas (máx)

Noviembre 2025:
- Asignación base: 30 horas
- Acumulación añadida: 5 horas
- Total disponible: 35 horas

Rastrear Acumulación en Corcava:

Crea un campo personalizado en proyectos de retenedor:

Campo: Horas de Acumulación
Tipo: Número
Actualizado: Último día de cada mes

Esto te permite referenciar horas acumuladas al planificar la asignación mensual.

Mejores Prácticas de Seguimiento de Tiempo para Retenedores

Por Qué Importa el Seguimiento Preciso de Tiempo

Para clientes de retenedor, el seguimiento de tiempo sirve múltiples propósitos:

1. Gestión de Presupuesto

• Saber exactamente cuánto retenedor se consume
• Prevenir excesos inesperados
• Identificar cuándo proponer aumentos de horas

2. Transparencia con Clientes

• Mostrar a los clientes exactamente qué están obteniendo
• Documentar valor entregado cada mes
• Construir confianza a través de facturación detallada

3. Análisis de Rentabilidad

• Determinar si los precios de retenedor son sostenibles
• Identificar qué clientes son más rentables
• Tomar decisiones de precios basadas en datos

4. Gestión de Alcance

• Detectar expansión de alcance antes de que sea un problema
• Datos para apoyar conversaciones de "esto requiere horas adicionales"
• Datos históricos para refinar estructuras de retenedor futuras

Cómo Rastrear Tiempo de Retenedor

Usando Seguimiento de Tiempo de Corcava:

Opción 1: Seguimiento de Tiempo de Escritorio (Más Preciso)

Para diseñadores trabajando en tareas de retenedor:

1. Abre la aplicación de escritorio de Corcava
2. Selecciona: Acme Corp - Retenedor de Diseño
3. Selecciona tarea: "Gráficos de Redes Sociales"
4. Añade descripción: "Carrusel de Instagram para lanzamiento de producto"
5. Haz clic en INICIAR
6. Trabaja en el diseño
7. Haz clic en FINALIZAR cuando la tarea esté completa

El tiempo se registra automáticamente:

• Grabado con marcas de tiempo de inicio/fin
• Asociado con tarea específica
• Deducido del presupuesto de horas de retenedor
• Disponible en informes y facturas

Opción 2: Entrada Manual de Tiempo (Flexible)

Para rastrear tiempo después de que el trabajo esté completo:

1. Ve a la sección Seguimiento de Tiempo
2. Selecciona rango de fechas
3. Selecciona proyecto: Acme Corp - Retenedor de Diseño
4. Selecciona tarea: "Diseño de Email"
5. Ingresa: 2.5 horas
6. Añade descripción: "Rediseño de plantilla de boletín semanal"
7. Guarda entrada

Pautas de Seguimiento de Tiempo para Trabajo de Retenedor

Qué Rastrear:

✅ Todo el trabajo de diseño orientado al cliente

• Desarrollo de conceptos
• Ejecución de diseño
• Revisiones
• Preparación de archivos
• Entrega de activos

✅ Comunicación con clientes

• Revisiones de brief creativo
• Llamadas de retroalimentación
• Discusiones de revisiones
• Compartir archivos y explicaciones

✅ Gestión de proyectos

• Planificación de tareas
• Actualizaciones de estado
• Gestión de línea de tiempo

❌ Qué NO rastrear contra retenedor:

• Reuniones internas del equipo sobre otros clientes
• Gastos generales administrativos (facturación, contratos)
• Desarrollo de nuevos negocios
• Operaciones generales de la agencia

Mejores Prácticas de Entrada de Tiempo de Retenedor:

1. Rastrea Tiempo Diariamente

• No esperes hasta el final de la semana/mes
• La memoria se desvanece rápidamente
• Facturación más precisa

2. Sé Descriptivo

❌ Malo: "Trabajo de diseño - 3 horas"
✓ Bueno: "Diseño de sección hero de página de destino con 3 variaciones de concepto - 3 horas"

3. Divide Tareas Grandes

En lugar de:
- "Rediseño de sitio web - 15 horas"

Haz esto:
- "Wireframes de página de inicio - 3 horas"
- "Maqueta de diseño de página de inicio - 5 horas"
- "Revisiones de página de inicio - 2 horas"
- "Plantillas de páginas internas - 5 horas"

4. Rastrea Revisiones por Separado

Trabajo inicial:
- "Diseño de página de producto - 4 horas"

Revisiones:
- "Revisión de página de producto ronda 1 - 1 hora"
- "Revisión de página de producto ronda 2 - 0.5 horas"

Esto ayuda a identificar clientes que requieren revisiones excesivas.

Facturar Retenedores de Diseño

Facturas Mensuales Recurrentes

La Estructura de Factura de Retenedor:

Sección de Encabezado:

FACTURA #2025-11-001
Fecha: 1 de Noviembre, 2025
Vence: 15 de Noviembre, 2025

Facturar A: Acme Corporation
Atención: Sarah Johnson, Directora de Marketing

Elemento de Línea: Tarifa Mensual de Retenedor

Retenedor de Diseño - Noviembre 2025
30 horas @ $150/hora
Monto: $4,500.00

Sección de Resumen de Tiempo:

Resumen de Seguimiento de Tiempo - Octubre 2025:
──────────────────────────────────────
Diseño de Marca: 8.5 horas
Materiales de Marketing: 12.0 horas
Gráficos de Redes Sociales: 6.5 horas
Diseño de Email: 4.0 horas
──────────────────────────────────────
Total de Horas Rastreadas: 31.0 horas
Asignación Mensual: 30.0 horas
Exceso: 1.0 hora

Cargos Adicionales (si aplica):

Horas Adicionales Más Allá del Retenedor:
1.0 hora @ $175/hora
Monto: $175.00
──────────────────────────────────────
Tarifa de Retenedor: $4,500.00
Horas Adicionales: $175.00
──────────────────────────────────────
TOTAL A PAGAR: $4,675.00

Configurar Facturas Recurrentes en Corcava

Paso 1: Configurar Factura Recurrente

Navega a la sección Facturación:

- Crear nueva factura recurrente
- Cliente: Acme Corp
- Proyecto: Retenedor de Diseño 2025
- Monto: $4,500.00
- Frecuencia: Mensual
- Fecha de inicio: 1 de Noviembre, 2025
- Día de factura: 1ro del mes
- Términos de pago: Neto 15

Paso 2: Personalizar Plantilla de Factura

Incluye secciones específicas de retenedor:

☑ Elemento de línea de tarifa mensual de retenedor
☑ Resumen de seguimiento de tiempo (horas por categoría)
☑ Saldo de horas restantes
☑ Cargos de horas adicionales (si hay exceso)
☑ Horas de acumulación (si aplica)
☑ Instrucciones de pago

Paso 3: Automatizar Generación de Facturas

Corcava genera facturas automáticamente el 1ro de cada mes:

• Extrae datos de seguimiento de tiempo del mes anterior
• Calcula horas usadas vs. asignación
• Añade cargos por exceso si aplica
• Envía factura por email al cliente
• Actualiza cuentas por cobrar

Paso 4: Acceso al Portal de Cliente

Da acceso a clientes de retenedor al Portal de Cliente donde pueden:

• Ver uso de horas del mes actual
• Ver entradas de tiempo detalladas
• Descargar facturas anteriores
• Rastrear estado de pago
• Enviar nuevas solicitudes

Manejar Excesos de Retenedor

Cuando los clientes exceden la asignación mensual:

Opción 1: Facturar Excesos en Próxima Factura

Factura de Noviembre (enviada 1 Dic):
- Tarifa de retenedor: $4,500.00 (30 horas)
- Exceso de Nov: $525.00 (3 horas @ $175)
- Total: $5,025.00

Opción 2: Enviar Factura Complementaria

Revisión de mitad de mes:
"Has usado 28 de 30 horas con 10 días restantes. 
¿Quieres comprar horas adicionales por adelantado a $175/hora?"

Cliente aprueba 10 horas adicionales ($1,750)
Envía factura complementaria inmediatamente
Continúa trabajando sin interrupción

Opción 3: Acumular al Próximo Mes

Exceso de Noviembre: 5 horas
Asignación de Diciembre: 30 horas
Disponible en Diciembre: 25 horas (30 - 5 exceso)
Factura de Diciembre: Estándar $4,500 (horas pre-consumidas)

Consejo Pro: La Opción 2 es mejor para relaciones con clientes. Da a los clientes control y previene cargos sorpresa.

Mejores Prácticas de Facturación

1. Factura Consistentemente

• Mismo día cada mes (típicamente 1ro)
• Nunca te pierdas un ciclo de facturación
• Automatiza para asegurar consistencia

2. Incluye Registros de Tiempo Detallados

• Muestra trabajo exacto realizado
• Construye confianza y transparencia
• Reduce disputas de pago

3. Destaca Valor Entregado

Añade sección de resumen:
"Entregables de Noviembre:
✓ 12 gráficos de redes sociales (Instagram, LinkedIn, Twitter)
✓ 2 plantillas de boletín de email
✓ Diseño de página de destino de lanzamiento de producto
✓ Actualizaciones de guía de estilo de marca
✓ 8 variaciones de anuncios display"

4. Muestra Saldo Restante

"Estado de Retenedor de Diciembre:
Saldo inicial: 30 horas
Acumulación de Noviembre: 2 horas
Total disponible: 32 horas"

5. Facilita el Pago

• Incluye enlace de pago en factura
• Acepta múltiples métodos de pago (tarjeta, ACH, transferencia)
• Considera pagos con cripto para tarifas más bajas
• Ofrece inscripción de pago automático

Gestionar Múltiples Clientes de Retenedor

Vista de Panel para Todos los Retenedores

Panel de Retenedores de Corcava:

Ver todos los retenedores activos en un lugar:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Resumen de Retenedores Activos                           │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Acme Corp         | 22/30 hrs | 73% | 8 días restantes | ✓  │
│ Beta Industries   | 18/25 hrs | 72% | 8 días restantes | ✓  │
│ Gamma Tech        | 35/40 hrs | 88% | 8 días restantes | ⚠  │
│ Delta Creative    | 48/50 hrs | 96% | 8 días restantes | 🔴 │
│ Epsilon Media     | 12/30 hrs | 40% | 8 días restantes | ✓  │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Valor Total de Retenedor Mensual: $24,500                │
│ Total de Horas Asignadas: 175 horas                      │
│ Total de Horas Consumidas: 135 horas (77%)                │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Indicadores de Estado:

• ✓ Verde: En camino (< 80% consumido)
• ⚠ Amarillo: Advertencia (80-95% consumido)
• 🔴 Rojo: Alerta (> 95% consumido)

Planificación de Capacidad Entre Retenedores

Calcula necesidades de capacidad de diseñador:

Total de Horas de Retenedor:

5 clientes de retenedor
Promedio 30 horas cada uno
Total: 150 horas/mes

Capacidad de Diseñador:

Diseñador a tiempo completo: 160 horas/mes
Objetivo facturable: 75% (120 horas)
Diseñadores requeridos: 150 ÷ 120 = 1.25 ETC

Dotación: 1 diseñador principal + 1 diseñador a tiempo parcial

Planificación de Colchón:

Siempre mantén un colchón de capacidad del 20-30% para:
- Excesos inesperados de retenedor
- Solicitudes de revisión
- Días de enfermedad / vacaciones
- Solicitudes urgentes

Comunicación con Clientes de Retenedor

Actualizaciones de Estado Mensuales:

Envía a cada cliente de retenedor una actualización de mitad de mes:

Asunto: Actualización de Retenedor Acme Corp - Mitad de Noviembre

Hola Sarah,

Actualización rápida sobre tu retenedor de diseño de Noviembre:

✓ Horas usadas: 18 de 30 (60%)
✓ Días restantes: 15
✓ Ritmo: En camino

Trabajo completado hasta ahora:
- 6 gráficos de redes sociales (campaña de Instagram)
- Plantilla de boletín de email
- Actualización de banner de página de producto

En progreso:
- Maquetas de página de destino (estimado 6 horas)
- Creatividad publicitaria (estimado 4 horas)

Tienes ~12 horas restantes. ¿Alguna solicitud prioritaria antes del final del mes?

Saludos,
Equipo Creativo

Resumen de Fin de Mes:

Incluye con factura mensual:

Resumen de Retenedor Noviembre 2025

Resumen de Horas:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Asignadas: 30.0 horas
Usadas: 28.5 horas
Utilización: 95%

Entregables:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
✓ 12 gráficos de redes sociales
✓ 2 plantillas de email  
✓ 1 diseño de página de destino
✓ Actualizaciones de guía de marca
✓ 8 variaciones de anuncios

Retenedor de Diciembre:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Saldo inicial: 30 horas
No utilizadas de Nov: 1.5 horas (sin acumulación)
Disponible 1 Dic: 30 horas

¡Gracias por un gran mes!

Analizar Rentabilidad de Retenedor

Métricas Clave de Retenedor a Rastrear

1. Tasa de Utilización

Fórmula: (Horas Usadas ÷ Horas Asignadas) × 100
Ejemplo: (28 ÷ 30) × 100 = 93% de utilización

Rango ideal: 85-100%
Demasiado bajo (< 70%): Cliente no obtiene valor, puede cancelar
Demasiado alto (> 100%): Excesos consistentes, necesitas aumentar horas

2. Tarifa por Hora Efectiva

Fórmula: Tarifa Mensual de Retenedor ÷ Horas Reales Trabajadas

Ejemplo:
Retenedor: $4,500 (30 horas asignadas)
Trabajo real: 35 horas
Tarifa efectiva: $4,500 ÷ 35 = $128.57/hora

Tarifa objetivo: $150/hora
Problema: Trabajando por debajo de la tarifa objetivo debido a exceso

3. Valor de Por Vida del Retenedor

Fórmula: Tarifa Mensual × Retención Promedio (meses)

Ejemplo:
Retenedor mensual: $4,500
Retención promedio: 18 meses
Valor de por vida: $81,000

Comparar con trabajo de proyecto:
Proyecto promedio: $8,000
Necesitas 10 proyectos para igualar un VPV de retenedor

4. Estabilidad de Ingresos

Fórmula: (Ingresos de Retenedor ÷ Ingresos Totales) × 100

Ejemplo:
Ingresos mensuales de retenedor: $24,500
Ingresos totales de agencia: $60,000
Estabilidad de ingresos: 41%

Objetivo: 40-60% de ingresos de retenedor para estabilidad

5. Recuperación de Costo de Adquisición de Cliente (CAC)

CAC para adquirir cliente de retenedor: $2,500
Beneficio mensual de retenedor: $2,000 (después de costos)
Período de recuperación: 1.25 meses

Después de la recuperación, contribución de beneficio puro

Informe de Rentabilidad en Corcava

Informe de Rendimiento Mensual de Retenedor:

El módulo de informes de Corcava muestra:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Rentabilidad de Retenedor - Noviembre 2025             │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Cliente         │ Tarifa │ Horas │ Tar.Ef. │ Beneficio │
│────────────────┼────────┼───────┼─────────┼───────────│
│ Acme Corp      │ $4,500 │ 28.5  │ $158/hr │ +$1,800   │
│ Beta Ind.      │ $3,750 │ 25.0  │ $150/hr │ +$1,500   │
│ Gamma Tech     │ $6,000 │ 42.0  │ $143/hr │ +$2,100   │
│ Delta Creative │ $7,500 │ 50.0  │ $150/hr │ +$3,000   │
│ Epsilon Media  │ $4,500 │ 18.0  │ $250/hr │ +$3,600   │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Total          │$26,250 │ 163.5 │ $161/hr │ +$12,000  │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Tarifa efectiva objetivo: $150/hora
Margen de beneficio: 45.7%
Estado: SALUDABLE ✓

Insights de este informe:

• La mayoría de clientes rentables a tarifas objetivo
• Epsilon Media está subutilizando (18 de 30 horas) - en riesgo de cancelación
• Gamma Tech consistentemente excede - proponer aumento de horas
• En general: Rendimiento fuerte del portafolio de retenedores

Tomar Decisiones de Precios de Retenedor

Cuándo Aumentar Horas de Retenedor:

Señales de que un cliente necesita más horas:

✓ Utilización consistente de 90-100% durante 3+ meses
✓ Cargos por exceso regulares
✓ Rechazo frecuente de trabajo debido a límites de horas
✓ Empresa en crecimiento con necesidades en expansión

Guión de conversación:

"Durante los últimos 3 meses, has promediado 38 horas de trabajo por mes 
en tu retenedor de 30 horas. Esto sugiere que tus necesidades han crecido.

Me gustaría proponer aumentar tu asignación mensual a 40 horas, 
lo cual reduciría tu costo promedio por hora de $175 a $150 
y te daría más flexibilidad.

Nuevo retenedor: $6,000/mes (40 horas @ $150/hora)
Ahorro vs actual: $1,250/mes en excesos"

Cuándo Disminuir Horas de Retenedor:

Señales de que un cliente está sobrecomprometido:

✓ Utilización consistente < 60% durante 3+ meses
✓ No se están usando horas de acumulación
✓ Expresó preocupaciones de presupuesto
✓ Volumen reducido de solicitudes

Enfoque proactivo:

"Noto que has estado usando aproximadamente 15 horas por mes en promedio 
para tu retenedor de 30 horas. Quiero asegurarme de que estés obteniendo 
valor óptimo.

¿Te gustaría ajustar a un retenedor de 20 horas a $3,000/mes? 
Esto te ahorra $1,500/mes y aún te da 33% más capacidad 
de la que estás usando actualmente.

Siempre podemos aumentarlo de nuevo a medida que tus necesidades crezcan."

¿Por qué ser proactivo sobre disminuciones?

• Construye confianza y relaciones a largo plazo
• El cliente probablemente cancelará de todos modos si siente que está pagando de más
• Mejor retener un retenedor más pequeño que perder al cliente completamente
• Recordarán que te preocupaste por su presupuesto

Desafíos Comunes de Gestión de Retenedor

Desafío 1: Expansión de Alcance

Problema: El cliente solicita trabajo más allá del alcance del retenedor o asignación de horas.

Solución:

1. Definición Clara de Alcance

El acuerdo de retenedor lista exactamente qué está incluido:
✓ Gráficos de redes sociales
✓ Diseños de email
✓ Material de marketing
✗ Desarrollo de sitios web
✗ Producción de video
✗ Redacción

2. Proceso de Orden de Cambio

Cuando llega una solicitud fuera del alcance:
1. Responde: "Esto cae fuera del alcance del retenedor"
2. Proporciona estimación: "Edición de video: 8 horas @ $200/hora = $1,600"
3. Solicita aprobación: "¿Envío una propuesta separada?"
4. Documenta: Crea proyecto separado para trabajo no retenedor

3. Trabajo de Retenedor vs. Trabajo de Proyecto

Usa gestión de proyectos de Corcava para mantener trabajo de retenedor y proyecto separados:

Acme Corp - Retenedor de Diseño 2025 (mensual continuo)
Acme Corp - Proyecto de Rediseño de Sitio Web (proyecto precio fijo)
Acme Corp - Producción de Video (proyecto por hora)

Rastrea tiempo al proyecto apropiado. Nunca mezcles horas de retenedor y proyecto.

Desafío 2: Utilización Inconsistente del Cliente

Problema: Algunos meses el cliente usa 100% de horas, otros meses solo 40%.

Solución:

1. Sesiones de Planificación Trimestrales

Programa llamadas trimestrales de planificación de retenedor:

Agenda:
- Revisar utilización de últimos 3 meses
- Discutir iniciativas próximas
- Proyectar necesidades del próximo trimestre
- Ajustar retenedor si es necesario

2. Sugerencias Proactivas de Trabajo

Cuando la utilización es baja, sugiere iniciativas valiosas:

Email al cliente:
"Tienes 12 horas no utilizadas este mes. Algunas ideas para usarlas:
- Actualizar presentación de marca
- Renovar material de ventas
- Crear nuevos diseños de casos de estudio
- Diseñar materiales de eventos próximos

¿Alguna de estas es prioridad para ti?"

3. Ventanas de Utilización Flexibles

Considera permitir períodos de utilización más largos:

En lugar de: 30 horas por mes (estricto)
Ofrece: 90 horas por trimestre (flexible)

Beneficios:
- Cliente puede usar más en meses ocupados
- Suaviza la varianza de utilización
- Reduce presión de "úsalo o piérdelo"

Desafío 3: Retenedores con Precios Bajos

Problema: La tarifa de retenedor parecía buena inicialmente, pero el costo real por hora es demasiado bajo.

Solución:

1. Rastrea Costos Reales

Calcula tu costo real por hora de retenedor:

Costos directos (tiempo de diseñador): $75/hora
Costos indirectos (gastos generales): $35/hora
Costo real: $110/hora

Si la tarifa de retenedor es $125/hora:
Margen de beneficio: Solo 13.6%
Margen objetivo: 30-40%
Problema: Precio bajo por ~$20-30/hora

2. Aumentos Anuales de Precio de Retenedor

Construye aumentos de precio en acuerdos:

"Las tarifas de retenedor se revisan anualmente y pueden aumentar 
5-10% para reflejar condiciones de mercado y ajustes de costo de vida."

Año 1: $150/hora
Año 2: $160/hora (+6.7%)
Año 3: $170/hora (+6.3%)

3. Mantener Tarifas Antiguas (Temporalmente)

Al aumentar precios:

Email a clientes de retenedor existentes:
"A partir del 1 de Enero, nuestra nueva tarifa de retenedor es $175/hora.

Como cliente valioso a largo plazo, mantendrás tu tarifa actual 
de $150/hora hasta el 30 de Junio, 2026.

Después de eso, tu tarifa aumentará a $165/hora 
(todavía por debajo de nuestra tarifa estándar de $175)."

Esto da a los clientes tiempo para ajustar presupuestos y muestra aprecio por su lealtad.

Desafío 4: Rotación de Clientes de Retenedor

Problema: Los clientes de retenedor cancelan después de 3-6 meses.

Causas Comunes:

1. Baja Utilización → Desperdicio Percibido

Cliente piensa: "Estamos pagando $4,500/mes pero solo usando $2,000 de valor"
Realidad: No están planificando adecuadamente el uso del retenedor
Solución: Planificación trimestral + sugerencias proactivas de trabajo

2. Falta de Valor Estratégico

Cliente piensa: "Solo estamos haciendo tareas aleatorias"
Realidad: Sin visión clara de cómo el retenedor apoya objetivos
Solución: Vincular trabajo de retenedor a objetivos de negocio en informes

3. Restricciones de Presupuesto

Cliente piensa: "Necesitamos recortar costos"
Realidad: Presiones económicas o prioridades cambiantes
Solución: Ofrecer retenedor reducido en lugar de cancelación

4. Problemas de Calidad de Servicio

Cliente piensa: "No estamos obteniendo buen trabajo o lo suficientemente rápido"
Realidad: Expectativas no cumplidas o ruptura de comunicación
Solución: Reuniones regulares y compromisos de SLA

Estrategias de Retención:

1. Revisiones Trimestrales de Negocio (QBRs)

Programa:
- Revisar trabajo entregado (mostrar resultados tangibles)
- Discutir objetivos de negocio próximos
- Alinear servicios de retenedor a objetivos
- Celebrar victorias juntos

2. Comunicación Proactiva

No esperes a que el cliente se comunique:
- Semanal: Email con actualizaciones de trabajo
- Mitad de mes: Actualización de utilización de horas
- Fin de mes: Resumen de entregables
- Trimestral: Sesión de planificación estratégica

3. Demostrar ROI

En resúmenes mensuales, muestra valor:
"El retenedor de este mes entregó:
- 12 gráficos sociales que impulsaron aumento de engagement del 45%
- Plantilla de email que mejoró tasa de apertura al 32%
- Página de destino que convirtió al 8.2%

Valor entregado: 3.2x ROI en inversión de retenedor"

4. Hacer la Cancelación Difícil (Éticamente)

No: Encerrarlos en contratos de los que no pueden escapar
Pero: Haz el retenedor tan valioso que no quieran irse

Formas de aumentar costos de cambio:
- Mantén su biblioteca de activos de marca
- Almacena todos los archivos de diseño en tu sistema
- Proporciona gobernanza de marca continua
- Sé socio estratégico indispensable

Estrategias Avanzadas de Retenedor

Paquetes de Retenedor por Niveles

Ofrece múltiples niveles de retenedor:

Retenedor Inicial - $2,500/mes

- 15 horas por mes
- Soporte por email (respuesta dentro de 24 horas)
- Entrega estándar (5-7 días hábiles)
- Factura mensual con resumen
- Mejor para: Pequeñas empresas con necesidades de diseño ligeras

Retenedor Profesional - $5,000/mes

- 30 horas por mes
- Soporte prioritario por email + teléfono
- Entrega rápida (2-3 días hábiles)
- Llamadas de estado quincenales
- Sesión trimestral de planificación estratégica
- Acceso al portal de cliente
- Mejor para: Empresas en crecimiento con necesidades de diseño regulares

Retenedor Empresarial - $10,000+/mes

- 60+ horas por mes
- Gerente de cuenta dedicado
- Entrega el mismo día en solicitudes urgentes
- Llamadas de estrategia semanales
- Gestión completa de marca
- Recomendaciones creativas proactivas
- Mejor para: Grandes organizaciones con necesidades continuas extensas

Por qué funcionan los paquetes por niveles:

• Fácil para clientes elegir nivel apropiado
• Camino de actualización natural a medida que crecen las necesidades
• Los niveles más altos tienen mejores márgenes de beneficio
• Simplifica conversaciones de ventas

Oportunidades de Venta Adicional de Retenedor

Una vez establecido el retenedor, oportunidades para añadir:

1. Servicios de Diseño Adicionales

Actual: Diseño de marca y marketing
Añade: Retenedor de mantenimiento de sitio web (+$1,500/mes)
Añade: Creación de contenido de redes sociales (+$2,000/mes)
Añade: Retenedor de edición de video (+$3,000/mes)

2. Servicios Estratégicos

Añade: Dirección creativa ($5,000/mes)
Añade: Consultoría de estrategia de marca ($7,500/mes)
Añade: Dirección de arte para campañas ($4,000/mes)

3. Retenedores Especializados

Retenedor principal: Diseño general (30 horas)
Añade: Especialista en marketing por email (10 horas)
Añade: Especialista en gráficos en movimiento (10 horas)
Total: 50 horas entre especialidades

4. Aumento de Equipo

"¿Necesitas más capacidad?
Añade un segundo diseñador dedicado:
  +40 horas por mes
  +$6,000 por mes
  = Equipo de diseño dedicado a fracción del costo de tiempo completo"

Prepago Anual de Retenedor

Ofrece descuento por compromiso anual:

Retenedor Mensual:

$5,000/mes × 12 meses = $60,000/año
Pago: Facturas mensuales

Prepago Anual:

$5,000/mes × 12 meses = $60,000
Descuento: 10% de descuento ($6,000 de ahorro)
Total: $54,000 prepagado
Pago: Una factura por adelantado

Beneficios para la agencia:

• Impulso masivo de flujo de caja (año completo por adelantado)
• Ingresos garantizados bloqueados
• Riesgo de rotación reducido (cliente está comprometido)
• Menos trabajo administrativo (una factura vs. 12)

Beneficios para el cliente:

• 2 meses de trabajo de diseño gratis
• Previsibilidad de presupuesto para todo el año
• Contabilidad simplificada (un pago)
• Servicio prioritario (son cliente altamente valioso)

Cómo estructurar:

Acuerdo de Retenedor Anual:
- Total de horas: 360 horas (30/mes × 12)
- Monto prepagado: $54,000 (10% de descuento)
- Uso: Flexible durante 12 meses
- Horas no utilizadas al final del año: Perder o extender (tu política)
- Pago: Vence al firmar el acuerdo

Consejo Pro:Configura facturas de prepago anual en Corcava con términos de pago claros y seguimiento de horas durante todo el año.

Flujo de Trabajo de Gestión de Retenedor en Corcava

Proceso Completo Mes a Mes

Semana 1 (1ro-7mo):

Día 1:
✓ Facturas recurrentes se generan automáticamente
✓ Enviadas a todos los clientes de retenedor
✓ Retenedores del mes anterior finalizados
✓ Asignaciones de horas del nuevo mes reiniciadas

Día 2-7:
✓ Revisar solicitudes de clientes del final del mes anterior
✓ Planificar entregables próximos
✓ Asignar tareas a diseñadores
✓ Comenzar trabajo en elementos de alta prioridad

Semana 2 (8vo-14vo):

✓ Monitorear utilización de horas entre retenedores
✓ Emails de revisión de mitad de mes a clientes
✓ Alertar clientes acercándose a límites de horas
✓ Continuar trabajo de diseño y entrega

Semana 3 (15vo-21vo):

✓ Revisar estado de pago en facturas (fecha de vencimiento típicamente 15vo)
✓ Seguimiento de facturas no pagadas
✓ Continuar trabajo de retenedor
✓ Enviar actualizaciones de estado

Semana 4 (22vo-fin de mes):

✓ Último impulso en horas restantes de retenedor
✓ Entregar trabajo pendiente
✓ Preparar informes de resumen de fin de mes
✓ Calcular horas de acumulación (si aplica)
✓ Vista previa de prioridades del próximo mes con clientes

Último Día del Mes:

✓ Finalizar todas las entradas de tiempo del mes actual
✓ Generar informes de utilización
✓ Documentar horas de acumulación
✓ Encolar generación de factura de retenedor del próximo mes

Automatización en Corcava

Qué Corcava automatiza:

1. Generación de Facturas

• Creación automática de facturas mensuales
• Incluye datos de seguimiento de tiempo del mes anterior
• Calcula excesos automáticamente
• Envía por email al cliente según programación

2. Seguimiento de Horas

• Consumo de presupuesto en tiempo real
• Alertas cuando se alcanzan umbrales
• Categorización automática por tipo de tarea
• Visibilidad en panel para todos los retenedores

3. Actualizaciones del Portal de Cliente

• Clientes ven saldo de horas actual
• Ver entradas de tiempo detalladas
• Acceder a todas las facturas y pagos
• Enviar nuevas solicitudes

4. Informes

• Rendimiento mensual de retenedor
• Rentabilidad por cliente
• Tendencias de utilización
• Pronóstico de ingresos

5. Recordatorios

• Notificaciones de pago vencido
• Advertencias de límite de horas
• Recordatorios de planificación mensual
• Notificaciones de renovación

Ejemplos de Retenedor del Mundo Real

Ejemplo 1: Agencia de Diseño Pequeña (5 Retenedores)

Perfil de Agencia:

• Equipo: 2 diseñadores + 1 propietario/director creativo
• Costos operativos mensuales: $18,000
• Ingresos objetivo: $30,000/mes

Portafolio de Retenedor:

Cliente A (Startup Tecnológica):
- 40 horas/mes @ $150/hora = $6,000/mes
- Servicios: Diseño de marketing, presentaciones, gráficos de sitio web
- Duración: 14 meses (en curso)
- Rentabilidad: Alta

Cliente B (Marca de E-commerce):
- 25 horas/mes @ $145/hora = $3,625/mes
- Servicios: Diseños de fotografía de productos, plantillas de email, anuncios
- Duración: 8 meses (en curso)
- Rentabilidad: Media

Cliente C (Firma de Consultoría):
- 20 horas/mes @ $155/hora = $3,100/mes
- Servicios: Diseño de informes, presentaciones, infografías
- Duración: 22 meses (en curso)
- Rentabilidad: Alta

Cliente D (Grupo de Restaurantes):
- 15 horas/mes @ $140/hora = $2,100/mes
- Servicios: Diseño de menús, materiales promocionales, gráficos sociales
- Duración: 5 meses (en curso)
- Rentabilidad: Media

Cliente E (Empresa SaaS):
- 30 horas/mes @ $150/hora = $4,500/mes
- Servicios: Diseño UI, activos de marketing, presentaciones
- Duración: 11 meses (en curso)
- Rentabilidad: Alta

────────────────────────────────────
Ingresos Totales de Retenedor: $19,325/mes
Total de Horas: 130 horas/mes
Trabajo de Proyecto Adicional: $8,000-12,000/mes
────────────────────────────────────
Ingresos Totales: $27,000-31,000/mes
Margen de Beneficio: 38-42%
Estabilidad de Ingresos: 64% de retenedores

Factores Clave de Éxito:

• Los retenedores proporcionan ingresos base que cubren costos fijos
• El trabajo de proyecto es beneficio puro encima
• Diversificado entre industrias (menor riesgo)
• Todos los clientes rentables y a largo plazo

Ejemplo 2: Diseñador Freelance (2 Retenedores + Proyectos)

Perfil de Freelancer:

• Diseñador solo
• Costos operativos mensuales: $4,000
• Ingresos objetivo: $8,000/mes

Portafolio de Retenedor:

Cliente A (Agencia de Marketing):
- 20 horas/mes @ $125/hora = $2,500/mes
- Servicios: Trabajo de diseño de cliente subcontratado de agencia
- Duración: 19 meses (en curso)

Cliente B (Pequeña Empresa):
- 15 horas/mes @ $135/hora = $2,025/mes
- Servicios: Redes sociales, email, materiales de marketing
- Duración: 7 meses (en curso)

────────────────────────────────────
Ingresos Totales de Retenedor: $4,525/mes (57% del objetivo)
Total de Horas: 35 horas/mes
Capacidad disponible: ~85 horas/mes restantes
Trabajo de Proyecto Adicional: $4,000-5,000/mes
────────────────────────────────────
Ingresos Totales: $8,500-9,500/mes
Estabilidad de Ingresos: 53% de retenedores

Factores Clave de Éxito:

• Los retenedores cubren todos los costos fijos
• Capacidad significativa para trabajo de proyecto
• Podría añadir 1-2 retenedores pequeños más
• Equilibrio trabajo-vida mantenido (no sobrecomprometido)

Comenzar con Retenedores de Diseño

Lanzamiento de Retenedor Paso a Paso

Paso 1: Identificar Candidatos a Retenedor

Busca clientes existentes que:

✓ Soliciten trabajo de diseño mensualmente o con más frecuencia
✓ Tengan necesidades de diseño continuas (no proyectos únicos)
✓ Paguen facturas a tiempo consistentemente
✓ Sean fáciles de trabajar (buena comunicación)
✓ Tengan presupuesto para servicios recurrentes

Paso 2: Crear Oferta de Retenedor

Desarrolla tus paquetes de retenedor:

Opciones de paquete: Inicial, Profesional, Empresarial
Precios: Basados en tu costo por hora + margen objetivo
Alcance: Entregables e inclusiones claros
Términos: Compromiso mínimo, política de cancelación, términos de pago

Paso 3: Presentar a Clientes Existentes

Guión de conversación:

"He notado que trabajamos juntos casi todos los meses en proyectos de diseño. 
Me gustaría proponer un acuerdo de retenedor que podría beneficiar a ambos.

Por $X por mes, obtendrías Y horas de tiempo de diseño dedicado con:
- Programación prioritaria (sin esperar disponibilidad)
- Tiempos de entrega más rápidos
- Tarifa por hora más baja que trabajo de proyecto
- Costo mensual predecible

Esto te daría más flexibilidad y mejor valor que nuestro acuerdo actual 
proyecto por proyecto. ¿Puedo enviarte una propuesta?"

Paso 4: Configurar en Corcava

Configura seguimiento de retenedor:

1. Crear proyecto de retenedor
2. Establecer asignación mensual de horas y presupuesto
3. Configurar factura recurrente
4. Añadir cliente al Portal de Cliente
5. Configurar notificaciones de alerta de presupuesto

Paso 5: Incorporar Cliente

Envía paquete de bienvenida:

- Acuerdo de retenedor (contrato firmado)
- Asignación de horas y servicios cubiertos
- Cómo enviar solicitudes
- Expectativas de comunicación
- Inicio de sesión del Portal de Cliente
- Prioridades del primer mes

Paso 6: Ejecutar y Refinar

Primeros 90 días:

Mes 1: Rastrear todo, aprender patrones del cliente
Mes 2: Identificar problemas de alcance, ajustar procesos
Mes 3: Revisar utilización, refinar paquete si es necesario

Después de 90 días, tendrás datos para optimizar la estructura del retenedor.

Plantilla de Propuesta de Retenedor

Propuesta de Retenedor de Ejemplo:

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PROPUESTA DE RETENEDOR DE DISEÑO
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Para: Acme Corporation
De: [Nombre de Tu Estudio]
Fecha: [Fecha]

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RESUMEN DE RETENEDOR
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Horas de Diseño Mensuales: 30 horas
Tarifa por Hora: $150/hora
Inversión Mensual: $4,500
Facturación: 1ro de cada mes, Neto 15

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SERVICIOS INCLUIDOS
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✓ Diseño y Actualizaciones de Marca
✓ Materiales de Marketing (digital e impreso)
✓ Gráficos de Redes Sociales
✓ Diseño de Plantillas de Email
✓ Creatividad Publicitaria
✓ Diseño de Presentaciones
✓ Revisiones en todos los entregables

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SERVICIOS NO INCLUIDOS
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✗ Desarrollo de Sitios Web (cotizado por separado)
✗ Producción de Video (cotizado por separado)
✗ Redacción (cotizado por separado)
✗ Consultoría Estratégica (cotizado por separado)

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BENEFICIOS DEL RETENEDOR
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✓ Programación Prioritaria: Tu trabajo se mueve al frente de la cola
✓ Ahorro de Costos: $150/hora vs. tarifa de proyecto $175/hora
✓ Entrega Más Rápida: 2-3 días vs. 5-7 días
✓ Soporte Dedicado: Acceso directo al equipo de diseño
✓ Uso Flexible: Usa horas en cualquier necesidad de diseño
✓ Presupuesto Predecible: Mismo costo cada mes

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CÓMO FUNCIONA
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1. Envía solicitudes por email o portal de cliente
2. Rastreamos tiempo en todo el trabajo de retenedor
3. Recibe factura mensual con registro de tiempo detallado
4. Ve tu saldo de horas en cualquier momento en el portal
5. Acumula hasta 5 horas no utilizadas al próximo mes

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TÉRMINOS
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Compromiso Mínimo: 3 meses
Después del Mínimo: Aviso de cancelación de 30 días
Horas Adicionales: $175/hora (facturado en factura mensual)
Términos de Pago: Vence 1ro del mes, Neto 15

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RESUMEN DE INVERSIÓN
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

Retenedor Mensual: $4,500/mes
Ahorro Estimado: $750/mes vs. tarifas de proyecto
Valor Anual: $54,000

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ACEPTAR PROPUESTA

Firma abajo para comenzar tu acuerdo de retenedor:

_________________________________  __________
Firma                              Fecha

_________________________________
Nombre Impreso

Conclusión: Construir Ingresos por Retenedor

El Camino al Éxito del Retenedor:

Año 1: Fundación

• Lanza primeros 2-3 clientes de retenedor
• Aprende procesos de gestión de retenedor
• Construye sistemas en Corcava
• Objetivo: 30-40% de ingresos de retenedores

Año 2: Crecimiento

• Expande a 5-7 clientes de retenedor
• Introduce paquetes por niveles
• Optimiza rentabilidad
• Objetivo: 50-60% de ingresos de retenedores

Año 3: Madurez

• Mantén 8-12 clientes de retenedor de alta calidad
• Enfócate en retención sobre adquisición
• Precios premium para nuevos retenedores
• Objetivo: 60-70% de ingresos de retenedores

La Mentalidad del Retenedor:

Los retenedores de diseño no son solo sobre ingresos recurrentes mensuales. Se trata de:

• Previsibilidad - Construye un negocio alrededor del cual puedas planificar
• Relaciones - Profundiza asociaciones con clientes con el tiempo
• Calidad - Haz mejor trabajo cuando no estás constantemente luchando
• Sostenibilidad - Crea un negocio que no dependa de ventas constantes

Puntos Clave:

1. Estructura retenedores cuidadosamente - Términos claros previenen expansión de alcance
2. Rastrea tiempo rigurosamente - Los datos impulsan rentabilidad y comunicación con clientes
3. Comunícate proactivamente - Actualizaciones mensuales construyen confianza y previenen cancelaciones
4. Usa herramientas adecuadas - Las características de gestión de retenedor de Corcava hacen todo más fácil
5. Monitorea rentabilidad - No todos los retenedores son iguales
6. Ajusta precios anualmente - Tus costos aumentan, así que deberían las tarifas
7. Construye relaciones - Los retenedores funcionan mejor cuando los clientes te ven como socios

¿Listo para Lanzar tu Primer Retenedor de Diseño?

Inicia tu prueba gratuita de Corcava y accede a:

• ✓ Plantillas de proyecto de retenedor
• ✓ Seguimiento automático de horas y presupuestos
• ✓ Generación de facturas recurrentes
• ✓ Portal de Cliente para transparencia
• ✓ Informes de rentabilidad
• ✓ Seguimiento de tiempo del equipo
• ✓ Procesamiento de pagos

Construye un negocio de diseño más predecible y rentable con ingresos por retenedor.

Para más contenido de gestión de agencias de diseño, explora nuestro centro de recursos de Equipos de Diseño o lee sobre tiempo de diseño facturable vs no facturable y gestión de solicitudes de cambio.