Nov 9, 2025
Figma → Portal de Cliente: Aprobaciones Sin Hilos Interminables
Deja de perseguir comentarios de diseño a través de hilos de email dispersos y mensajes de Slack. Esta guía muestra cómo las agencias de diseño pueden agilizar aprobaciones de clientes subiendo exportaciones de Figma a un portal de cliente centralizado con control de versiones, comentarios estructurados y flujos de trabajo de aprobación formal.
El Problema del Caos de Aprobación de Diseño
Cada agencia de diseño conoce este dolor:
El Escenario: Has pasado días perfeccionando un diseño en Figma. Es hora de obtener comentarios del cliente.
Lo Que Sucede Después:
- Envías enlace de diseño por email a 4 partes interesadas
- Sarah responde por email: "¡Me encanta!"
- Michael responde en Slack: "¿Podemos probar azul en su lugar?"
- Jennifer captura pantalla y marca en PowerPoint, envía email separado
- David no responde por 3 días, luego tiene preocupaciones importantes
- Tienes comentarios en 4 lugares diferentes con opiniones conflictivas
Los Problemas:
- Comentarios Dispersos - Comentarios en email, Slack, texto, llamadas telefónicas
- Sin Control de Versiones - ¿De qué diseño estamos hablando?
- Estado de Aprobación No Claro - ¿Está aprobado o no?
- Confusión de Partes Interesadas - Múltiples personas, comentarios conflictivos
- Contexto Perdido - "Espera, ¿en qué acordamos la semana pasada?"
- Brechas de Documentación - Sin registro de qué se aprobó cuándo
- Caos de Revisiones - "¡Pero aprobaste esto!" "No, esa era la versión ANTIGUA!"
El Costo:
- Tiempo desperdiciado - Emails interminables de aclaración
- Fatiga de revisiones - Cambios basados en malentendidos
- Expansión de alcance - Disputas de "Pero nunca aprobamos eso"
- Frustración del cliente - Confusión sobre qué están revisando
- Agotamiento del equipo - Los diseñadores odian el proceso de aprobación
La Solución: Portal de Cliente Centralizado
Un portal de cliente dedicado resuelve todos estos problemas al:
- Centralizar todos los diseños en un solo lugar
- Rastrear versiones con historial claro
- Recopilar comentarios en formato estructurado
- Gestionar flujos de trabajo de aprobación formal
- Crear rastro de documentación
- Proporcionar acceso de autoservicio al cliente
Este artículo te muestra exactamente cómo implementar un flujo de trabajo Figma → Portal de Cliente que elimina el caos de aprobación.
Por Qué las Agencias de Diseño Necesitan Portales de Cliente
Los Problemas Tradicionales de Entrega de Diseño
Método 1: Adjuntos de Email
Ventajas:
✓ Familiar para todos
✓ No hay nuevas herramientas que aprender
Desventajas:
✗ Archivos enterrados en bandeja de entrada
✗ Sin control de versiones
✗ Archivos grandes rebotan
✗ Comentarios dispersos en respuestas
✗ Difícil encontrar versiones anteriores
✗ Sin flujo de aprobación organizado
Método 2: Enlaces de Compartir de Figma
Ventajas:
✓ Diseños en vivo (sin exportaciones)
✓ Comentarios integrados
✓ Historial de versiones
Desventajas:
✗ Requiere cuenta de Figma para comentarios
✗ Los clientes no siempre entienden Figma
✗ Comentarios mezclados con notas del equipo interno
✗ Sin flujo de trabajo de aprobación formal
✗ No se puede controlar lo que ven los clientes (lo ven todo)
✗ Difícil segmentar por fase del proyecto
Método 3: Dropbox/Google Drive
Ventajas:
✓ Almacenamiento de archivos centralizado
✓ Los clientes pueden acceder en cualquier momento
Desventajas:
✗ Sin mecanismo de comentarios
✗ El control de versiones es manual
✗ Sin sistema de notificaciones
✗ Archivos mezclados con otros documentos
✗ Sin flujo de trabajo de aprobación
✗ No diseñado para comentarios de diseño
Método 4: Herramientas Específicas de Diseño (InVision, Abstract, Zeplin)
Ventajas:
✓ Construido para comentarios de diseño
✓ Control de versiones incluido
✓ Características de comentarios
Desventajas:
✗ Otra herramienta por la que pagar
✗ El cliente necesita aprender nueva interfaz
✗ No se integra con gestión de proyectos
✗ Aislado del resto del flujo de trabajo del proyecto
✗ Solo para diseño (no contexto completo del proyecto)
Lo Que Proporciona un Portal de Cliente
Un portal de cliente adecuado ofrece:
1. Repositorio de Diseño Centralizado
- Todos los diseños organizados por proyecto
- Navegación fácil de trabajo actual y pasado
- Categorización clara (conceptos, revisiones, finales)
- Capacidades de búsqueda y filtrado
2. Control de Versiones
- Subir nuevas versiones sin perder las antiguas
- Historial de versiones claro con fechas
- Comparar versiones lado a lado
- Revertir si es necesario
3. Comentarios Estructurados
- Formularios de comentarios con preguntas específicas
- Hilos de comentarios en archivos específicos
- Opciones de calificación o aprobación
- Vista consolidada de toda la entrada de partes interesadas
4. Flujos de Trabajo de Aprobación
- Solicitar aprobación formal
- Rastrear estado de aprobación (pendiente, aprobado, rechazado)
- Enrutamiento de aprobación multi-partes interesadas
- Notificaciones por email en cada etapa
5. Contexto del Proyecto
- Diseños vinculados a tareas específicas del proyecto
- Ver briefs, archivos y comentarios en un solo lugar
- Línea de tiempo de todas las actividades del proyecto
- Historial completo del proyecto
6. Autoservicio del Cliente
- Acceso 24/7 a todos sus archivos
- Descargar diseños aprobados en cualquier momento
- Ver estado del proyecto bajo demanda
- Enviar nuevas solicitudes a través del portal
7. Rastro de Documentación
- Registro de qué se aprobó cuándo
- Rastro de auditoría para discusiones de alcance
- Protección contra "Nunca aprobé eso"
- Referencia histórica para proyectos futuros
El Flujo de Trabajo Figma → Portal de Cliente
Proceso Completo Paso a Paso
Fase 1: Conceptos Iniciales
Paso 1: Crear Diseños en Figma
Trabaja en Figma como siempre:
- Desarrolla exploraciones de conceptos iniciales
- Crea 2-3 direcciones de diseño
- Incluye anotaciones si es útil
- Prepárate para presentación al cliente
Paso 2: Exportar desde Figma
Elige el formato de exportación apropiado:
Para Diseños Estáticos:
Exportar como PNG (alta resolución):
- Selecciona frames/artboards
- Clic derecho → "Export"
- Formato: PNG
- Escala: 2x o 3x (pantallas retina)
- Nombre claro: "Homepage-Concept-A-v1.png"
Para Presentaciones:
Exportar como PDF:
- Selecciona todos los frames relevantes
- Exportar como PDF
- Ventaja: Archivo único, mantiene calidad
- Nombre: "Brand-Concepts-Presentation-v1.pdf"
Para Prototipos Interactivos:
Usa la característica de prototipo de Figma:
- Crea flujo de prototipo
- Comparte con "Cualquiera con enlace puede ver"
- Copia enlace del prototipo
- Sube enlace + capturas de pantalla al portal
Paso 3: Subir al Portal de Cliente
Navega al área del portal del cliente en Corcava:
1. Abre el proyecto del cliente
2. Ve a la sección "Archivos" o "Portal de Cliente"
3. Haz clic en "Subir Archivos"
4. Selecciona diseños exportados
5. Añade a carpeta: "Conceptos de Diseño - Ronda 1"
6. Añade descripción: "Tres direcciones de diseño de homepage para revisión"
7. Etiqueta: "Necesita Comentarios"
8. Haz clic en "Subir"
Paso 4: Organizar Archivos
Crea estructura de carpetas clara:
Nombre del Proyecto/
├── 1-Discovery/
│ └── Materiales-proporcionados-por-cliente/
├── 2-Conceptos/
│ ├── Ronda-1-Direcciones-Iniciales/
│ ├── Ronda-2-Conceptos-Refinados/
│ └── Concepto-Seleccionado-Final/
├── 3-Desarrollo-Diseño/
│ ├── Homepage/
│ ├── Páginas-Interiores/
│ └── Componentes/
├── 4-Revisiones/
│ ├── Revisión-Ronda-1/
│ ├── Revisión-Ronda-2/
│ └── Revisión-Ronda-3/
└── 5-Diseños-Aprobados-Finales/
└── Listos-para-Desarrollo/
Paso 5: Solicitar Comentarios
Crea solicitud de comentarios en el portal:
Título: "Conceptos de Diseño de Homepage - Por Favor Revisar"
Mensaje:
"Hola [Nombre del Cliente],
Hemos subido tres conceptos de diseño de homepage para tu revisión.
Cada uno toma un enfoque diferente a [objetivo clave].
Por favor revisa y cuéntanos:
1. ¿Qué dirección resuena más con tu visión?
2. ¿Qué elementos específicos te encantan?
3. ¿Qué te gustaría ver cambiado?
4. ¿Alguna pregunta o preocupación?
Programaremos una llamada para discutir una vez que hayas tenido oportunidad de revisar.
Archivos: [Enlace a carpeta del portal]
¡Gracias!"
Acción: Solicitar Comentarios
Notificar: Todas las partes interesadas del proyecto
Fecha de Vencimiento: 3 días hábiles
Paso 6: Recopilar Comentarios Estructurados
Los clientes responden a través del portal:
Todos los comentarios aparecen en un hilo:
- Sarah: "¡Me encanta el Concepto B! Los colores son perfectos."
- Michael: "De acuerdo con B. ¿Podemos ajustar el diseño del encabezado?"
- Jennifer: "B es genial. El logo necesita ser más grande."
- David: "Concepto B con ajustes de Michael y Jennifer"
Estado: Comentarios consolidados en UN SOLO lugar
Decisión: Consenso claro en Concepto B con cambios notados
Fase 2: Revisiones
Paso 7: Implementar Comentarios en Figma
Haz los cambios aprobados:
En Figma:
- Refina Concepto B basado en comentarios
- Ajusta diseño del encabezado (nota de Michael)
- Aumenta tamaño del logo (nota de Jennifer)
- Guarda como nueva versión
Paso 8: Exportar Versión Revisada
Exporta diseño actualizado:
- Nombre: "Homepage-Concept-B-v2.png"
- Nota cambios en nombre de archivo
- Progresión de versión clara
Paso 9: Subir al Portal con Notas de Cambio
Sube a: "3-Desarrollo-Diseño/Homepage/"
Nombre de archivo: "Homepage-Design-v2.png"
Descripción: "Diseño de homepage incorporando comentarios del 11/5:
✓ Diseño de encabezado ajustado (Michael)
✓ Tamaño de logo aumentado 30% (Jennifer)
✓ Balance de color refinado (Sarah)
Los cambios de v1 están marcados en la comparación adjunta."
Etiqueta: "Necesita Aprobación"
Versión: 2
Consejo profesional: Incluye comparación antes/después:
También sube: "Homepage-v1-vs-v2-Comparison.png"
Muestra vista lado a lado de cambios
Ayuda al cliente a ver exactamente qué cambió
Paso 10: Solicitar Aprobación
Notificación al cliente:
"Revisión v2 lista para revisión. Hemos implementado todos
tus comentarios de los conceptos iniciales. Por favor revisa
y aprueba si está listo para proceder, o cuéntanos si
se necesitan ajustes adicionales."
Acción: Solicitar Aprobación
Aprobadores: Sarah (tomador de decisiones), Michael y Jennifer (revisores)
Vencimiento: 2 días hábiles
Fase 3: Aprobación Final
Paso 11: Obtener Firma Formal
Flujo de trabajo de aprobación del portal:
Sarah revisa v2 en el portal
Hace clic en botón "Aprobar"
El sistema registra:
✓ Aprobado por: Sarah Johnson
✓ Fecha: 10 de noviembre de 2025, 2:34 PM
✓ Archivo: Homepage-Design-v2.png
✓ Comentario: "¡Se ve perfecto! Aprobado para proceder."
Estado: Formalmente Aprobado
Bloqueado: Previene cambios accidentales
Paso 12: Mover a Carpeta de Aprobados Finales
El sistema o diseñador mueve el archivo a:
"5-Diseños-Aprobados-Finales/Homepage/"
Versiones originales retenidas en:
"2-Conceptos/" y "3-Desarrollo-Diseño/"
Rastro de auditoría completo preservado
Paso 13: Proceder a Desarrollo/Producción
Con aprobación formal documentada:
✓ Diseñador entrega a desarrollador
✓ Sin ambigüedad sobre qué se aprobó
✓ Documentación clara si surgen preguntas de alcance
✓ Cliente no puede afirmar "Nunca aprobé eso"
✓ Historial completo de versiones si se necesita reversión
Configurar tu Portal de Cliente en Corcava
Configuración del Portal
Paso 1: Habilitar Portal de Cliente para Proyecto
Navega a configuración del proyecto:
1. Abre el proyecto del cliente en Corcava
2. Ve a Configuración → Portal de Cliente
3. Activa "Habilitar Acceso al Portal de Cliente"
4. Configura URL del portal: clients.youragency.com/acme-corp
5. Establece permisos (qué pueden ver/hacer los clientes)
6. Guarda configuración
Paso 2: Crear Cuentas de Usuario del Portal
Añade partes interesadas del cliente:
Usuarios del Cliente:
- Sarah Johnson (CEO) - Acceso completo, autoridad de aprobación
- Michael Chen (Dir. Marketing) - Acceso completo, revisor
- Jennifer Kim (Gerente de Marca) - Acceso completo, revisor
- David Park (Líder de Producto) - Solo visualización
Cada uno obtiene credenciales de inicio de sesión únicas
Invitaciones por email enviadas automáticamente
Paso 3: Configurar Categorías de Archivos
Crea estructura de organización:
Categorías de Archivos:
- Conceptos de Diseño
- Desarrollo de Diseño
- Revisiones
- Diseños Aprobados Finales
- Archivos Fuente (enlaces de Figma)
- Materiales de Referencia
Cada categoría tiene:
- Descripción
- Permisos (quién puede ver/subir)
- Configuración de notificaciones
Paso 4: Configurar Flujo de Trabajo de Comentarios
Configura enrutamiento de aprobación:
Flujo de Trabajo de Comentarios:
1. Diseñador sube archivo → Estado: "Borrador"
2. Diseñador solicita comentarios → Estado: "Revisión Pendiente"
3. Clientes comentan/revisan → Estado: "En Revisión"
4. Diseñador sube revisión → Estado: "Revisión Enviada"
5. Cliente aprueba → Estado: "Aprobado"
Opcional: Requerir consenso de múltiples aprobadores
Paso 5: Personalizar Marca del Portal
Coincide con la marca de tu agencia:
- Sube logo de la agencia
- Establece colores de marca
- Personaliza mensaje de bienvenida
- Añade información de contacto de la agencia
- Incluye recursos de soporte
Características del Portal a Habilitar
Gestión de Archivos:
☑ Control de versiones (automático)
☑ Vista previa de archivos (imágenes, PDFs)
☑ Opciones de descarga (individual, masiva)
☑ Búsqueda y filtrado
☑ Etiquetas y rótulos
☑ Favoritos/marcadores
Herramientas de Comentarios:
☑ Hilos de comentarios en archivos
☑ @menciones para personas específicas
☑ Anotaciones de archivos (marcado)
☑ Formularios de comentarios
☑ Sistemas de calificación (1-5 estrellas)
☑ Botones de aprobación
Notificaciones:
☑ Email cuando se suben archivos nuevos
☑ Alerta cuando se solicita comentarios
☑ Recordatorio cuando aprobación pendiente
☑ Confirmación cuando se aprueba
☑ Resumen de toda la actividad (diario/semanal)
Contexto del Proyecto:
☑ Vincular archivos a tareas específicas
☑ Mostrar línea de tiempo de subidas
☑ Mostrar hitos del proyecto
☑ Incluir notas de reuniones
☑ Adjuntar briefs y requisitos
Mejores Prácticas para Organización de Archivos de Diseño
Convenciones de Nomenclatura
Estructura de Nombres de Archivos:
[Área-Proyecto]-[Descripción]-[Versión]-[Fecha].extension
Ejemplos:
✓ Homepage-Hero-Concept-v1-2025-11-01.png
✓ Logo-Final-Approved-v3-2025-11-08.pdf
✓ Email-Template-Newsletter-v2-2025-11-05.png
✓ Brand-Guidelines-Complete-v1-2025-11-10.pdf
❌ Evitar:
✗ design-final-FINAL-really-final-v2.png
✗ homepage.png
✗ Screen Shot 2025-11-01 at 3.45.23 PM.png
✗ untitled-4.pdf
Numeración de Versiones:
v1.0 = Concepto inicial/primera versión
v1.1 = Ajustes menores a v1.0
v1.2 = Más ajustes menores
v2.0 = Revisión mayor/dirección diferente
v2.1 = Ajustes menores a v2.0
v3.0 = Otra revisión mayor
Estructuras de Carpetas:
Opción A: Por Fase del Proyecto
1-Research/
2-Strategy/
3-Concepts/
4-Development/
5-Revisions/
6-Finals/
7-Assets/
Opción B: Por Entregable
Website/
├── Homepage/
├── About-Page/
├── Product-Pages/
└── Contact-Page/
Brand-Identity/
├── Logo/
├── Color-Palette/
├── Typography/
└── Guidelines/
Marketing-Materials/
├── Social-Media/
├── Email-Templates/
└── Print-Collateral/
Opción C: Por Fecha (Cronológico)
2025-11-01-Initial-Concepts/
2025-11-05-Feedback-Round-1/
2025-11-08-Revised-Designs/
2025-11-12-Final-Approvals/
Recomendado: Enfoque Híbrido
Project-Name/
├── 1-Discovery-Research/
│ └── 2025-10-25-Kickoff-Materials/
├── 2-Design-Concepts/
│ ├── 2025-11-01-Initial-Directions/
│ └── 2025-11-05-Refined-Concepts/
├── 3-Design-Development/
│ ├── Homepage/
│ ├── Product-Pages/
│ └── Brand-Assets/
├── 4-Revisions/
│ ├── 2025-11-10-Round-1/
│ └── 2025-11-15-Round-2/
└── 5-Finals/
└── 2025-11-20-Approved-Deliverables/
Plantillas de Descripción de Archivos
Para Conceptos Iniciales:
Título: Conceptos de Diseño de Homepage - Ronda 1
Descripción:
Tres direcciones distintas de diseño de homepage explorando
diferentes enfoques a [objetivo].
Concepto A: Enfoque moderno, minimalista
Concepto B: Enfoque audaz, muy gráfico
Concepto C: Enfoque limpio, editorial
Próximos Pasos: Por favor revisa y proporciona comentarios sobre qué
dirección resuena más. Refinaremos basado en tu entrada.
Subido: 1 de noviembre de 2025
Diseñador: Alex Martinez
Estado: Necesita Comentarios
Para Revisiones:
Título: Diseño de Homepage - Revisión 2
Descripción:
Diseño de homepage refinado incorporando comentarios de revisión del 11/5.
Cambios Realizados:
✓ Encabezado hero agrandado (según nota de Sarah)
✓ Color de botón CTA ajustado a azul de marca (según Michael)
✓ Sección de testimonial de cliente añadida (según Jennifer)
✓ Espacio en blanco aumentado alrededor de imágenes de producto (según David)
Próximos Pasos: Por favor revisa y aprueba si está listo para proceder
al desarrollo.
Versión Anterior: Homepage-Design-v1.png
Subido: 8 de noviembre de 2025
Diseñador: Alex Martinez
Estado: Aprobación Pendiente
Para Archivos Finales:
Título: Diseño de Homepage - APROBADO FINAL
Descripción:
Diseño de homepage aprobado final listo para desarrollo.
Aprobado Por: Sarah Johnson (CEO)
Fecha de Aprobación: 12 de noviembre de 2025, 3:24 PM
Versión Final: v3
Incluido:
✓ Versión de escritorio (1920x1080)
✓ Versión de tableta (768px)
✓ Versión móvil (375px)
✓ Especificaciones anotadas para desarrollador
Archivo Fuente de Figma: [enlace]
Entrega a Desarrollador: 13 de noviembre de 2025
Gestionar Comentarios de Clientes Efectivamente
Estructurar Solicitudes de Comentarios
Plantilla de Solicitud de Comentarios:
Asunto: Revisión de Diseño Solicitada: [Nombre del Proyecto]
Hola [Nombre del Cliente],
He subido [descripción del trabajo] a tu portal para revisión.
QUÉ REVISAR:
[Enlace directo a archivos]
QUÉ NECESITAMOS DE TI:
1. ¿Qué dirección de diseño prefieres?
2. ¿Qué elementos específicos destacan positivamente?
3. ¿Qué te gustaría ver cambiado o refinado?
4. ¿Hay alguna preocupación o pregunta?
CRONOGRAMA:
Por favor proporciona comentarios para [fecha, 3-5 días hábiles].
Incorporaremos tu entrada y entregaremos [próximo hito].
CÓMO PROPORCIONAR COMENTARIOS:
- Inicia sesión en tu portal: [enlace]
- Haz clic en archivos para añadir comentarios
- Usa el formulario de comentarios para entrada estructurada
- @menciona partes interesadas específicas si es necesario
PRÓXIMOS PASOS:
Una vez que recibamos tus comentarios, [próxima acción].
¿Preguntas? Responde a este email o llama [teléfono].
¡Gracias!
[Tu Nombre]
Preguntas Guía para Mejores Comentarios:
En lugar de "¿Qué piensas?" pregunta preguntas específicas:
Para Fase de Concepto:
1. ¿Qué dirección representa mejor la personalidad de tu marca?
2. ¿Qué diseño hace más clara nuestra propuesta de valor?
3. ¿Qué diseño resonaría más con tu audiencia objetivo?
4. ¿Hay elementos de múltiples conceptos que te gustaría combinar?
Para Fase de Refinamiento:
1. ¿La jerarquía visual guía tu ojo donde debería?
2. ¿Las llamadas a la acción son claras y convincentes?
3. ¿La paleta de colores se siente apropiada para tu marca?
4. ¿Hay algo confuso o poco claro?
5. En una escala de 1-10, ¿qué tan cerca está esto de tu visión?
Para Revisión Final:
1. ¿Este diseño logra los objetivos que establecimos en nuestro brief?
2. ¿Estás confiado presentando esto a tu equipo/clientes?
3. ¿Hay algo que te impediría aprobar?
4. ¿Algún ajuste de último minuto antes de finalizar?
Manejar Comentarios Conflictivos
Cuando las partes interesadas no están de acuerdo:
Problema:
Sarah: "¡Me encanta el azul!"
Michael: "El azul no funciona, necesita ser verde"
Jennifer: "En realidad, prefiero rojo"
Proceso de Solución:
Paso 1: Reconocer Toda la Entrada
Respuesta del portal:
"¡Gracias a todos por los comentarios! Veo que tenemos diferentes
preferencias de color:
- Sarah: Azul
- Michael: Verde
- Jennifer: Rojo
Esto es común y nos ayuda a explorar opciones."
Paso 2: Hacer Preguntas Aclaratorias
"Para ayudarnos a encontrar la solución correcta, ¿pueden compartir
POR QUÉ prefieren su elección de color?
- Sarah: ¿Por qué el azul se siente bien para ti?
- Michael: ¿Qué hace que el verde sea una mejor opción?
- Jennifer: ¿Qué te atrae del rojo?
Entender el razonamiento nos ayudará a encontrar una solución
que aborde las preocupaciones de todos."
Paso 3: Proponer Opciones de Compromiso
Después de entender el razonamiento:
"Basado en tus comentarios, la pregunta central es [percepción de marca
vs. optimización de conversión vs. destacar de competidores].
Déjame crear tres variaciones explorando:
A) Azul de Sarah (ángulo profesional, confiable)
B) Verde de Michael (ángulo fresco, crecimiento)
C) Rojo de Jennifer (ángulo audaz, energético)
Podemos probar estos y dejar que los datos guíen la decisión."
Paso 4: Escalar al Tomador de Decisiones
Si las partes interesadas aún no pueden estar de acuerdo:
"Sarah, como la tomadora de decisiones final, ¿con qué dirección deberíamos
proceder? Estamos felices de crear las tres opciones para que elijas,
o podemos conducir pruebas rápidas de usuario para recopilar comentarios objetivos."
Consejo Profesional: El portal de cliente de Corcava te permite designar "Aprobadores" vs. "Revisores":
- Revisores pueden comentar pero no aprobar
- Aprobadores tienen autoridad de firma final
- Previene bloqueo de aprobación
Flujos de Trabajo Avanzados del Portal
Vistas de Comparación de Versiones
Comparaciones Lado a Lado:
Al subir nuevas versiones, crea imágenes de comparación:
En Figma:
Crea artboard de comparación:
┌─────────────────────────────────────┐
│ Versión 1 → Versión 2 │
│ ┌──────────┐ ┌──────────┐│
│ │ │ VS │ ││
│ │ Antigua │ ----→ │ Nueva ││
│ │ Diseño │ │ Diseño ││
│ │ │ │ ││
│ └──────────┘ └──────────┘│
│ │
│ Cambios Realizados: │
│ ✓ Diseño de encabezado ajustado │
│ ✓ Tamaño de logo aumentado 30% │
│ ✓ Botón CTA reposicionado │
└─────────────────────────────────────┘
Exporta como imagen única mostrando ambas versiones + notas de cambio.
Beneficios:
- Cliente ve inmediatamente qué cambió
- Reduce confusión sobre versiones
- Documenta evolución del diseño
- Facilita discusiones de revisión
Enlaces de Prototipos Interactivos
Para Revisiones de Flujo de Usuario:
Sube al portal:
- Captura de pantalla de pantallas clave
- Enlace a prototipo de Figma
- Diagrama de flujo de usuario
- Instrucciones para probar prototipo
Descripción:
"Prototipo Interactivo: Flujo de Checkout
Para probar:
1. Haz clic en enlace del prototipo abajo
2. Comienza en 'Página de Producto'
3. Intenta añadir artículo al carrito y completar checkout
4. Presta atención a: [aspectos específicos a evaluar]
Enlace del prototipo: [URL del prototipo de Figma]
Diagrama de flujo de usuario: [PDF adjunto]
Comentarios necesarios sobre:
- ¿El flujo es intuitivo?
- ¿Hay pasos confusos?
- ¿Se siente fluido?
- ¿Falta algo?
Seguimiento de Hitos de Aprobación
Vincula Aprobaciones de Diseño a Línea de Tiempo del Proyecto:
En gestión de proyectos de Corcava:
Línea de Tiempo del Proyecto:
├── Hito 1: Conceptos Aprobados ✓ (5 Nov)
├── Hito 2: Diseño de Homepage Aprobado ✓ (12 Nov)
├── Hito 3: Páginas Interiores Aprobadas (20 Nov)
├── Hito 4: Diseños Responsivos Aprobados (27 Nov)
└── Hito 5: Entrega a Desarrollador (1 Dic)
Cada hito requiere aprobación formal del portal antes de proceder.
Beneficios:
- Visibilidad clara del progreso del proyecto
- Previene avanzar sin aprobación
- Documenta línea de tiempo para propósitos de facturación
- Crea responsabilidad en ambos lados
Flujos de Trabajo de Aprobación por Lotes
Para Proyectos Grandes:
Al subir 20+ archivos de diseño:
Crea lotes de aprobación:
Lote 1: Homepage (3 archivos) - Vence 10 Nov
Lote 2: Páginas de Producto (8 archivos) - Vence 15 Nov
Lote 3: Páginas de Cuenta (6 archivos) - Vence 20 Nov
Lote 4: Páginas de Marketing (5 archivos) - Vence 25 Nov
Cada lote obtiene flujo de trabajo de aprobación separado.
Previene abrumar al cliente con demasiado a la vez.
Permite que el desarrollo comience en lotes aprobados mientras otros están en revisión.
Seguridad y Permisos del Portal de Cliente
Control de Acceso
Permisos Basados en Roles:
Rol: Administrador del Cliente (Sarah)
Permisos:
☑ Ver todos los archivos
☑ Subir archivos
☑ Comentar en archivos
☑ Aprobar diseños (vinculante)
☑ Gestionar otros usuarios del cliente
☑ Ver finanzas del proyecto
☑ Descargar archivos
Rol: Revisor del Cliente (Michael, Jennifer)
Permisos:
☑ Ver todos los archivos
☑ Comentar en archivos
☑ Solicitar cambios
☐ Aprobar diseños (puede proporcionar entrada pero no aprobación final)
☐ Ver finanzas
☑ Descargar archivos
Rol: Visualizador del Cliente (Partes Interesadas Externas)
Permisos:
☑ Ver solo archivos específicos
☐ Subir archivos
☑ Comentar en archivos (opcional)
☐ Aprobar diseños
☐ Ver finanzas
☑ Descargar archivos permitidos
Permisos a Nivel de Archivo:
Archivo: "Internal-Strategy-Deck.pdf"
Visible para: Solo equipo de agencia (oculto del cliente)
Archivo: "Final-Approved-Logo.pdf"
Visible para: Todos los usuarios del cliente
Archivo: "Revision-Round-1.png"
Visible para: Administrador del Cliente + Revisores (no visualizadores externos)
Confidencialidad y Protección de NDA
Características de Seguridad del Portal:
☑ Cifrado SSL para todas las subidas/descargas
☑ Acceso protegido por contraseña
☑ Autenticación de dos factores (opcional)
☑ Cierre de sesión automático después de inactividad
☑ Seguimiento de descargas (quién descargó qué, cuándo)
☑ Opciones de marca de agua para archivos de vista previa
☑ Deshabilitar clic derecho/descarga para archivos específicos
☑ Enlaces de compartir con expiración (acceso limitado por tiempo)
Para Proyectos Altamente Sensibles:
Habilita seguridad extra:
- Requerir NDA antes de otorgar acceso al portal
- Añadir marcas de agua a todas las imágenes de vista previa
- Deshabilitar descargas para trabajo en progreso
- Solo permitir descargas para finales aprobados
- Registrar todo el acceso a archivos para rastro de auditoría
Integrar Portal con Proceso de Diseño
Flujo de Trabajo Interno de la Agencia
Integración Paso a Paso:
1. Fase de Descubrimiento
Interno:
- Investigación, estrategia, análisis competitivo
- Crear brief y mood boards
- Definir criterios de éxito
Portal:
- Subir materiales proporcionados por cliente a carpeta "Descubrimiento"
- Compartir resumen de hallazgos de investigación
- Subir brief del proyecto aprobado
2. Fase de Concepto
Interno:
- Bocetear ideas, crear conceptos en Figma
- Revisión y refinamiento del equipo interno
- Preparar 2-3 direcciones pulidas
Portal:
- Exportar conceptos desde Figma
- Subir a carpeta "Conceptos"
- Solicitar comentarios del cliente
- Recopilar y consolidar entrada
3. Desarrollo de Diseño
Interno:
- Refinar concepto seleccionado
- Desarrollar diseños de página completa
- Crear componentes del sistema de diseño
Portal:
- Subir diseños a medida que se completan
- Mostrar progreso entre llamadas programadas
- Permitir al cliente rastrear desarrollo
- Solicitar comentarios en hitos clave
4. Fase de Revisión
Interno:
- Implementar comentarios del cliente
- Hacer cambios solicitados en Figma
- Crear documentos de comparación de versiones
Portal:
- Subir versiones revisadas con notas de cambio
- Vincular a versiones anteriores para contexto
- Solicitar aprobación en revisiones
- Rastrear estado de aprobación
5. Entrega Final
Interno:
- Preparar todos los archivos finales
- Organizar archivos fuente
- Crear documentación de entrega
Portal:
- Subir todos los finales aprobados a carpeta "Entregables"
- Incluir enlaces fuente de Figma
- Proporcionar guías de uso
- Otorgar acceso de descarga perpetuo
Análisis de Ahorro de Tiempo
Antes del Portal de Cliente:
Ciclo de Aprobación Típico:
- Diseñador envía diseños por email: 10 min
- Cliente A responde por email: al día siguiente
- Cliente B responde por Slack: 2 días después
- Cliente C llama con comentarios: 3 días después
- Diseñador consolida comentarios dispersos: 45 min
- Diseñador crea revisión: 2 horas
- Repite ciclo 2-3 veces más
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Tiempo total: 8-12 días
Sobrecarga administrativa: 2-3 horas
Revisiones: A menudo basadas en mala comunicación
Después del Portal de Cliente:
Ciclo de Aprobación Típico:
- Diseñador sube al portal: 5 min
- Notificación automatizada a todas las partes interesadas: instantáneo
- Todos los clientes revisan y comentan en portal: dentro de 2 días
- Todos los comentarios consolidados en un lugar: automático
- Diseñador revisa comentarios consolidados: 10 min
- Diseñador crea revisión: 2 horas
- Subir revisión y solicitar aprobación: 5 min
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Tiempo total: 3-4 días (60% más rápido)
Sobrecarga administrativa: 20 min (85% reducción)
Revisiones: Más precisas, menos ida y vuelta
Ahorro de Tiempo Anual (para agencia con 20 proyectos/año):
Tiempo administrativo ahorrado por proyecto: 2.5 horas
Tiempo ahorrado por año: 50 horas
Ahorro de costos (a $100/hora): $5,000/año
Plus: Proyectos más rápidos → más capacidad de proyectos → más ingresos
Errores Comunes del Portal de Cliente a Evitar
Error 1: Subir Todo Sin Organización
Incorrecto:
El portal tiene 200 archivos en carpeta raíz
Sin nomenclatura o estructura clara
El cliente no tiene idea qué ver primero
Archivos de hace 6 meses mezclados con trabajo de hoy
Correcto:
Estructura de carpetas clara por fase
Solo archivos actuales/relevantes visibles
Archivar versiones antiguas a sección separada
Guía clara "COMENZAR AQUÍ"
Error 2: No Proporcionar Contexto
Incorrecto:
Subir: "design-v3.png"
Sin descripción
Sin explicación de qué cambió
Cliente confundido sobre qué está revisando
Correcto:
Subir: "Homepage-Design-v3.png"
Descripción: Incluye cambios específicos realizados y por qué
Contexto: Enlaces a versión anterior y brief original
Solicitud clara: Comentarios específicos necesarios
Error 3: Saltarse el Paso de Aprobación
Incorrecto:
Cliente dice "se ve bien" en Slack
Diseñador procede a producción
Más tarde: "Espera, nunca aprobé formalmente eso"
Correcto:
Requerir aprobación formal a través del portal
Documentar con timestamp y firma
No proceder sin aprobación registrada
Crea protección legal para ambas partes
Error 4: Sin Estrategia de Notificación
Incorrecto:
Subir archivos al portal
Asumir que el cliente revisará regularmente
Pasan días sin respuesta
Línea de tiempo del proyecto se desliza
Correcto:
Subir + notificación por email inmediata
Establecer fecha límite para comentarios
Enviar recordatorio 1 día antes de la fecha límite
Seguir si no hay respuesta para la fecha límite
Error 5: Tratar Portal Solo como Depósito de Archivos
Incorrecto:
Portal = donde los archivos van a morir
Sin actividad, sin compromiso
Solo una ubicación de almacenamiento
Correcto:
Portal = centro de actividad del proyecto
Discusiones activas en archivos
Subidas regulares mostrando progreso
Cliente se siente conectado al proyecto
Entrenar Clientes en Uso del Portal
Proceso de Incorporación de Clientes
Paso 1: Email de Bienvenida
Asunto: Bienvenido a tu Portal de Proyecto de [Agencia]
Hola [Nombre del Cliente],
¡Bienvenido a tu portal de proyecto dedicado! Este es tu
centro único para:
✓ Ver todos los archivos de diseño
✓ Proporcionar comentarios
✓ Rastrear progreso del proyecto
✓ Acceder a entregables finales
Cómo Empezar:
1. Visita: [URL del portal]
2. Inicia sesión con credenciales abajo
3. Mira video de recorrido de 2 minutos
4. Explora tu panel
Tu Inicio de Sesión:
Usuario: [email protected]
Contraseña Temporal: [contraseña]
(Se te pedirá cambiar en primer inicio de sesión)
¿Necesitas ayuda? Responde a este email o llama [teléfono].
¡Esperando un gran proyecto!
[Tu Nombre]
Paso 2: Video de Recorrido
Crea grabación de pantalla de 2-3 minutos mostrando:
1. Cómo iniciar sesión (0:00-0:20)
2. Dónde encontrar archivos subidos (0:20-0:45)
3. Cómo comentar en diseños (0:45-1:10)
4. Cómo aprobar diseños (1:10-1:30)
5. Cómo descargar archivos (1:30-1:50)
6. Cómo contactar soporte (1:50-2:00)
Paso 3: Referencia Rápida PDF
GUÍA DE UNA PÁGINA: Usando tu Portal de Proyecto
VER DISEÑOS:
• Haz clic en "Archivos" en menú izquierdo
• Navega carpetas para encontrar diseños
• Haz clic en miniatura para ver tamaño completo
PROPORCIONAR COMENTARIOS:
• Haz clic en "Añadir Comentario" debajo del diseño
• Escribe tus comentarios
• Haz clic en "Enviar"
• @menciona compañeros de equipo si es necesario
APROBAR DISEÑOS:
• Revisa diseño minuciosamente
• Haz clic en botón verde "Aprobar"
• Añade comentario opcional
• Haz clic en "Confirmar Aprobación"
DESCARGAR ARCHIVOS:
• Haz clic en icono de descarga en cualquier archivo
• O selecciona múltiples y haz clic en "Descargar Todo"
• Archivos guardados en tu computadora
¿PREGUNTAS?
Email: [email protected]
Teléfono: (555) 123-4567
Fomentar Adopción del Portal
Hazlo el predeterminado:
En toda comunicación, refuerza uso del portal:
❌ "Déjame saber qué piensas"
✓ "Por favor inicia sesión en el portal y deja comentarios"
❌ "Te enviaré los diseños por email"
✓ "Los diseños están en tu portal bajo 'Nuevas Subidas'"
❌ "¿Puedes aprobar esto?"
✓ "Por favor usa el flujo de trabajo de aprobación del portal"
Reconoce adoptadores tempranos:
Cuando el cliente usa el portal efectivamente:
"¡Gracias por dejar comentarios tan detallados en el portal!
Esto realmente nos ayuda a mantenernos organizados y asegura que abordemos
todos tus puntos. ¡Realmente lo aprecio!"
Refuerzo positivo → uso continuado
Aborda resistencia:
Si el cliente sigue enviando comentarios por email en lugar de usar el portal:
"¡Gracias por los comentarios! Para mantener todo organizado,
¿podrías pegar esto en el portal? De esa manera está
documentado junto al diseño y todo nuestro equipo puede
referenciarlo. Aquí está el enlace directo: [enlace]"
Luego responde a su comentario del portal, no al email.
Entrénalos que portal = respuesta más rápida.
Medir el Éxito del Portal
Métricas Clave a Rastrear
1. Tiempo del Ciclo de Aprobación
Fórmula: Días desde subida hasta aprobación
Antes del portal: 8-12 días promedio
Objetivo con portal: 3-5 días promedio
Mide mensualmente y tendencia con el tiempo
2. Rondas de Revisión
Fórmula: Número de rondas de revisión por proyecto
Antes del portal: 3-4 rondas promedio
Objetivo con portal: 2-3 rondas promedio
Menos rondas = mejor comunicación inicial
3. Compromiso del Cliente
Métricas:
- Frecuencia de inicio de sesión en portal
- Comentarios por proyecto
- Archivos descargados
- Tiempo pasado en portal
Alto compromiso = cliente involucrado
4. Problemas de Mala Comunicación
Rastrea incidentes de:
- "Pensé que aprobamos X"
- "¿Dónde está el archivo que enviaste?"
- "¿Quién dijo eso?"
- "¿Qué versión estamos viendo?"
Objetivo: Casi cero con documentación del portal
5. Ahorro de Tiempo del Equipo
Rastrea horas pasadas en:
- Enviar archivos por email
- Consolidar comentarios
- Encontrar versiones antiguas
- Resolver confusión de aprobación
Calcula ahorros mensualmente
Impacto en Satisfacción del Cliente
Comentarios de clientes usando portales:
Señales positivas:
✓ "Mucho más fácil que email"
✓ "Me encanta poder ver todo en un solo lugar"
✓ "Genial tener todo el historial"
✓ "Me hace sentir más involucrado en el proceso"
✓ "Ojalá todos nuestros proveedores tuvieran esto"
Estos comentarios indican éxito del portal
Encuesta al final del proyecto:
Pregunta: "¿Cómo calificarías el portal del proyecto?"
Escala: 1-5 estrellas
Objetivo: 4.5+ promedio
Cualquier cosa bajo 4.0 = investigar por qué
Seguimiento: "¿Qué te gustó más del portal?"
Usa respuestas para marketing y testimonios
Conclusión: Aprobaciones de Diseño Optimizadas
El Resultado Final:
Mover de comentarios de diseño dispersos (email, Slack, llamadas) a un flujo de trabajo de portal de cliente centralizado entrega:
Para tu Agencia:
- ✅ 60% más rápido en ciclos de aprobación
- ✅ 85% menos tiempo administrativo
- ✅ Menos rondas de revisión
- ✅ Rastro de documentación claro
- ✅ Experiencia profesional del cliente
- ✅ Más capacidad de proyectos
Para tus Clientes:
- ✅ Un lugar para encontrar todos los diseños
- ✅ Vista clara del progreso del proyecto
- ✅ Proceso fácil de comentarios y aprobación
- ✅ Acceso 24/7 a sus archivos
- ✅ Transparencia e involucramiento
- ✅ Confianza en lo que está aprobado
Cronograma de Implementación:
Semana 1: Configurar portal, configurar primer proyecto de cliente
Semana 2: Incorporar cliente, ejecutar primer ciclo de aprobación
Semana 3: Refinar basado en comentarios, añadir 2-3 clientes más
Semana 4: Portal se convierte en flujo de trabajo por defecto para todos los proyectos
Mes 2-3: Optimizar y medir mejoras
Resumen del Flujo de Trabajo Figma → Portal de Cliente:
1. Diseña en Figma (tu espacio creativo)
2. Exporta diseños pulidos
3. Sube al portal de cliente con contexto
4. Solicita comentarios estructurados
5. Recopila entrada consolidada en un solo lugar
6. Implementa revisiones en Figma
7. Sube nueva versión con notas de cambio
8. Obtén aprobación formal a través del portal
9. Procede a la siguiente fase con confianza
10. Mantén rastro de documentación completo
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- ✓ Portal de cliente con marca completa
- ✓ Subidas de archivos ilimitadas con control de versiones
- ✓ Comentarios estructurados y flujos de trabajo de aprobación
- ✓ Integración de gestión de proyectos
- ✓ Acceso de autoservicio del cliente
- ✓ Aplicación móvil para revisiones sobre la marcha
- ✓ Rastro de documentación completo
Deja de perseguir aprobaciones por email. Centraliza todo en un portal profesional.
Para más optimización de flujo de trabajo de agencias de diseño, consulta nuestras guías sobre gestión de retenedores de diseño, manejo de solicitudes de cambio, y seguimiento automático de tiempo para diseñadores.