Aug 7, 2026
Escrito por Gregory Shein, CEO y Fundador
Seguimiento de rentabilidad por proyecto: detectar desviaciones a mitad de camino, no en la autopsia
Hay dos tipos de agencias: las que descubren que un proyecto perdió dinero en la autopsia, y las que lo descubren en la semana tres, cuando aún hay tiempo de hacer algo al respecto. La diferencia no es el talento ni un genio de la estimación. Es si el presupuesto vs. real es un número vivo semanal o un ejercicio forense sobre un cadáver.
Este artículo trata la rentabilidad a nivel de proyecto: fijar un presupuesto contra el que puedas medir, leer señales de consumo en pleno vuelo e intervenir a tiempo. Es la contraparte en entrega de seguir la rentabilidad por cliente — esa perspectiva te dice qué relaciones generan dinero a lo largo de meses; esta te dice qué encargos están sangrando ahora mismo, mientras aún se puede frenar la hemorragia. Necesitas ambas: un cliente rentable puede ocultar un proyecto desastroso, y viceversa.
Por qué las autopsias valen tan poco
El ritual clásico de la agencia: el proyecto se entrega, alguien suma las horas, el margen resulta ser del 4% en lugar del 35% planificado, y el equipo redacta un documento de retrospectiva reflexivo que no cambia nada. El problema es el momento. Al final del proyecto, el 100% de las decisiones que determinaron su margen ya se han tomado. La versión valiosa de la misma información — «vamos un 30% por encima» — estaba disponible en la semana tres, y nadie la estaba mirando.
A mitad de proyecto tienes opciones reales: redefinir el alcance, invocar la cláusula de solicitud de cambio, quitar a un senior de tareas rutinarias, reajustar las expectativas del cliente o renegociar antes de que se evaporen la buena voluntad (y la palanca). En la autopsia tienes una sola opción: sentirte mal con precisión.
La configuración: qué necesita un proyecto medible
Cuatro cosas, todas creadas antes del kickoff:
- Un presupuesto de horas, por fase o rol. No solo «$20,000 de tarifa fija» — conviértelo: con una tarifa facturable objetivo de $100, eso es un sobre de 200 horas, p. ej. diseño 60, desarrollo 100, PM/QA 40.
- Una línea base de costes. Horas × tarifa de coste cargada (salario × ~1,3 / 1.800 horas) te da el piso del margen. 200 horas a $55 de coste cargado = $11,000 de coste frente a una tarifa de $20,000 → 45% de margen de entrega planificado.
- Tiempo registrado en este proyecto, de verdad. Cada hora, cada persona, incluido el tiempo de PM y la «llamada rápida» — el mismo día, no reconstruido el viernes.
- Un límite de alcance por escrito. Las desviaciones vienen en dos especies — malas estimaciones y scope creep — y tu respuesta difiere, así que necesitas distinguirlas. (El scope creep tiene su propio manual.)
La métrica única: ratio de consumo
Cada semana, calcula:
Ratio de consumo = % de horas consumidas ÷ % de trabajo completado
- ≈ 1,0 — en camino
- 1,1–1,25 — amarillo: investigar esta semana
- > 1,25 — rojo: intervenir, no observar
El «% completado» es la entrada blanda; ancla a entregables (wireframes aprobados = diseño 50% hecho), nunca a intuición ni al tiempo transcurrido. Un proyecto puede ir perfectamente en plazo y consumir horas de forma catastrófica — el calendario y el margen son enfermedades distintas.
Ejemplo resuelto: el sitio web de $20,000
Tarifa fija $20,000. Presupuesto: 200 horas (diseño 60 / desarrollo 100 / PM+QA 40). Coste cargado $55/hora → coste planificado $11,000, margen planificado 45%. Cronograma de seis semanas. Observa los números semanales:
| Semana | Horas (acum.) | Presupuesto consumido | Trabajo completado | Ratio de consumo | Horas proyectadas | Margen proyectado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 28 | 14% | 15% | 0,93 | 187 | 49% |
| 2 | 66 | 33% | 28% | 1,18 | 236 | 35% |
| 3 | 112 | 56% | 40% | 1,40 | 280 | 23% |
| 4 (sin acción) | 158 | 79% | 55% | 1,44 | 287 | 21% |
| 6 (sin acción) | ~265 | 133% | 100% | 1,33 | 265 | 27% → 4% real |
La columna de proyección es simplemente horas presupuestadas × ratio de consumo. En la semana 3 las cifras gritan: con un consumo de 1,40, este proyecto de 200 horas acaba en torno a 280 horas — 80 horas de más, $4,400 de coste extra, margen colapsando del 45% al ~23%, y mucho peor cuando se acumulan el inevitable crunch de QA al final y las llamadas con el cliente no facturadas. (En la línea temporal sin acción se entregó con 265 horas registradas más horas extra no registradas — margen real cercano al 4%.)
La intervención de la semana 3, en la línea temporal donde alguien estaba mirando: el consumo se diagnosticó en 20 minutos — diseño se pasó 18 horas porque el cliente añadió un tercer concepto de homepage (scope creep, facturable como solicitud de cambio), y la estimación de desarrollo no contempló un detalle de migración del CMS (error de estimación, nuestro). La agencia facturó una solicitud de cambio de $2,400 por el concepto extra, redujo el alcance de una animación nice-to-have para recuperar 15 horas de desarrollo y reajustó la cadencia de revisiones. Final: 234 horas, $12,870 de coste, $22,400 de ingresos — 43% de margen en lugar del 4%. Mismo proyecto, mismo equipo, mismo cliente. La única diferencia fue cuándo alguien miró el ratio.
Introduce tus propios números en la calculadora de rentabilidad por proyecto para ver qué hace una desviación del 20–40% en horas al margen de una tarifa fija — es la forma más rápida de convencer a un socio escéptico de que el seguimiento semanal se paga solo.
El chequeo semanal de salud del proyecto (copia esto)
Quince minutos por proyecto, cada lunes. Una fila por proyecto en una vista compartida:
| Chequeo | Verde | Amarillo | Rojo |
|---|---|---|---|
| Ratio de consumo | ≤ 1,05 | 1,05–1,25 | > 1,25 |
| Presupuesto de horas consumido | < 70% | 70–90% | > 90% (trabajo incompleto) |
| Auditoría de tiempo no registrado (horas registradas vs. esperadas) | ±5% | ±15% | Huecos — los datos mienten |
| Cambios de alcance esta semana | Registrados + cotizados | Registrados, sin precio | Absorbidos en silencio |
| Próximo hito de factura | Programado | Esta semana, no enviado | Bloqueado/vencido |
Reglas de acción: cualquier rojo = un responsable con nombre y una acción esta semana, no una nota. Dos amarillos consecutivos en consumo = tratar como rojo. Y la meta-regla: si la fila de tiempo no registrado está en rojo, todos los demás números son ficción — arregla el seguimiento primero.
Estimación vs. real: el beneficio compuesto
El rescate a mitad de proyecto es el beneficio principal, pero el silencioso se acumula: cada proyecto completado te da un par estimación vs. real. Tras diez proyectos conoces tus multiplicadores — «discovery siempre va a 1,3×», «subcotizamos crónicamente QA un 20%» — y tus presupuestos mejoran en origen. Las agencias que miden esto dejan de perder margen en la estimación, que es donde en realidad se pierde la mayor parte. Ese bucle de retroalimentación, más precios y utilización, se cubre en el sistema más amplio de La guía completa de rentabilidad para agencias.
Por qué esto suele fallar (y la solución estructural)
El método es trivialmente simple; el modo de fallo es siempre el mismo: las horas viven en un tracker de tiempo, los presupuestos en una hoja de cálculo, las facturas en otro sitio, y montar el ratio de consumo lleva 40 minutos por proyecto — así que ocurre dos semanas y muere. La solución es estructural, no motivacional: presupuestos, horas registradas (facturables y no), tareas de alcance y facturas en un solo registro de proyecto, para que presupuesto vs. real sea una columna que simplemente está ahí cada lunes. Así es como Corcava trata los proyectos dentro del flujo completo de agencia de lead a factura — los datos de consumo se montan solos porque nunca se separaron.
Deja de hacer autopsias a proyectos que podrías haber salvado — inicia una prueba gratuita de 14 días de Corcava (sin tarjeta de crédito), fija un presupuesto de horas en un proyecto activo y observa el ratio de consumo este lunes. O empieza más pequeño: pasa el proyecto más feo del último trimestre por la calculadora de rentabilidad por proyecto y mira qué sabía la semana 3.