Fundamentos de Gestión de Contactos

Estructura de la Base de Datos de Contactos

Información Principal del Contacto

El sistema de contactos proporciona una gestión integral de contactos con información personal y empresarial extensa:

Información Personal:

• Gestión de Nombres: Nombre (requerido) y apellido con generación automática del nombre para mostrar
• Detalles de Contacto: Direcciones de correo electrónico, números de teléfono y direcciones físicas
• Perfiles Sociales: Integración de perfiles de Skype, Telegram y LinkedIn
• Datos Personales: Fechas de nacimiento y marcas de tiempo del último contacto para seguimiento de relaciones

Información Empresarial:

• Detalles de la Empresa: Campo de nombre de empresa para asociaciones comerciales
• Información del Sitio Web: URLs de sitios web para seguimiento profesional de contactos
• Gestión de Direcciones: Dirección completa con línea de dirección, ciudad, código postal y país
• Notas Profesionales: Campo de descripción para información detallada del contacto y notas

Campos del Sistema:

• Asignación de Equipo: Todos los contactos pertenecen a equipos específicos para control de acceso
• Propiedad del Usuario: Cada contacto tiene un propietario asignado para responsabilidad
• Relaciones con Clientes: Asociación opcional con registros de empresas cliente
• Seguimiento de Alcance: Conexión con campañas de alcance y fuentes de leads

Creación y Edición de Contactos

Crear Nuevos Contactos

La creación de contactos requiere información mínima mientras admite entrada de datos integral:

Información Requerida:

• El nombre es el único campo requerido para la creación de contactos
• El ID de usuario y el ID de equipo se asignan automáticamente según el creador
• Todos los demás campos son opcionales para una gestión flexible de contactos

Campos del Formulario de Contacto:

• Detalles personales: nombre, apellido, correo electrónico, teléfono, fecha de nacimiento
• Información empresarial: nombre de empresa, sitio web, descripción
• Perfiles sociales: Skype, Telegram, LinkedIn
• Información de dirección: línea de dirección, ciudad, código postal, país
• Asociaciones del sistema: asignación de cliente, fuente de alcance

Características Avanzadas de Creación:

• Los valores de campos personalizados se pueden agregar durante la creación del contacto
• Las asignaciones de pipeline se pueden configurar durante la configuración inicial del contacto
• Asociación de empresa cliente disponible durante la creación
• Generación automática del nombre para mostrar a partir del nombre y apellido
• La importación masiva está disponible desde la lista de Contactos mediante Carga/Importación Masiva (CSV/XLS/XLSX o exportación de Personas de Pipedrive)

Edición y Actualización de Contactos

Los contactos se pueden actualizar completamente después de la creación con capacidades de edición integrales:

Proceso de Edición:

• Todos los campos del contacto son editables a través de la interfaz de edición de contactos
• Los valores de campos personalizados se pueden agregar, modificar o eliminar
• Las asociaciones de pipeline se pueden actualizar y gestionar
• Las relaciones con clientes se pueden cambiar o eliminar

Validación de Datos:

• La validación del formato de correo electrónico asegura el formato correcto de la dirección de correo
• La validación de longitud de campo previene el desbordamiento de datos
• La validación de campos requeridos se mantiene durante las actualizaciones
• Validación de asignación de equipo y usuario para seguridad

Búsqueda y Filtrado de Contactos

Capacidades de Búsqueda

El sistema proporciona una funcionalidad de búsqueda de contactos potente:

Búsqueda Básica:

• Búsqueda por nombre con soporte de coincidencia parcial
• Búsqueda por apellido con capacidades de comodín
• Búsqueda por nombres de empresas cliente asociadas
• Búsqueda combinada en campos de nombre y empresa

Implementación de Búsqueda:

• Búsqueda en tiempo real con resultados inmediatos
• Búsqueda sin distinción entre mayúsculas y minúsculas para mejor usabilidad
• Coincidencia parcial para consultas de búsqueda flexibles
• Resultados de búsqueda limitados a contactos del equipo por seguridad

Integración de Búsqueda Global:

• Los contactos aparecen en los resultados de búsqueda de todo el sistema
• Los resultados de búsqueda muestran el nombre completo con la empresa entre paréntesis
• Enlaces directos a páginas de detalles de contacto desde los resultados de búsqueda
• Integración de búsqueda con otras entidades del sistema

Organización y Filtrado de Contactos

Los contactos se organizan con múltiples opciones de filtrado:

Organización Basada en Equipos:

• Todos los contactos se filtran por membresía de equipo
• El aislamiento de equipos asegura el control de acceso adecuado
• Listas y gestión de contactos específicas del equipo
• El acceso a contactos entre equipos está prevenido

Filtrado Basado en Usuario:

• Opción para ver solo los contactos propiedad del usuario actual
• Visibilidad completa de contactos del equipo para usuarios autorizados
• Controles de visibilidad de contactos basados en roles
• Filtrado de asignación de usuario para gestión de contactos

Visualización y Ordenamiento:

• Contactos mostrados en listas paginadas (10 por página)
• Ordenamiento por ID con los contactos más nuevos primero
• Integración de campos personalizados en las visualizaciones de contactos
• Visualización de asociación de pipeline en listas de contactos

Permisos de Contactos

Control de Acceso Basado en Roles

El acceso a contactos se controla a través de un sistema de permisos integral:

Niveles de Permiso:

• ViewAny: Todos los usuarios pueden ver listas de contactos
• Create: Limitado a usuarios con permisos CRUD de contactos o representantes de ventas
• View: Acceso basado en equipo con restricciones de rol
• Update/Delete: Basado en propiedad y permisos de rol

Reglas de Control de Acceso:

• Los usuarios con permisos "ShowAllAndOwnContactCRUD" tienen acceso completo al equipo
• Los representantes de ventas solo pueden gestionar sus propios contactos
• Membresía de equipo requerida para todo acceso a contactos
• Las restricciones basadas en roles hacen cumplir el control de acceso adecuado

Tipos de Roles de Usuario:

• Superadmin: Acceso completo a todos los contactos entre equipos
• Gerente de Organización: Acceso completo a contactos del equipo
• Gerente de Ventas: Limitado a contactos propios dentro del equipo
• Representante de Ventas: Limitado a contactos propios dentro del equipo
• Usuarios Regulares: Acceso basado en permisos específicos

Aislamiento de Equipos

Los datos de contactos están estrictamente aislados entre equipos:

Separación de Equipos:

• Los contactos se filtran por team_id en todas las consultas
• El acceso a contactos entre equipos está completamente prevenido
• Búsqueda y filtrado basados en equipo aplicados
• Campos personalizados y pipelines específicos del equipo

Medidas de Seguridad:

• Filtrado de equipo a nivel de base de datos en todas las consultas de contactos
• Verificaciones de autorización en todas las operaciones de contactos
• Validación de membresía de equipo para acceso a contactos
• Asignación automática de equipo para nuevos contactos

Relaciones Contacto-Cliente

Organización Jerárquica

El sistema admite relaciones sofisticadas entre contactos y clientes:

Estructura de Relación:

• Los contactos pueden asociarse opcionalmente con empresas cliente
• Múltiples contactos pueden pertenecer al mismo cliente
• La información del cliente está separada de los detalles individuales del contacto
• La relación opcional permite contactos independientes

Beneficios de la Asociación con Cliente:

• Gestión organizada de contactos por empresa cliente
• Identificación fácil de todos los contactos dentro de una organización cliente
• Comunicación simplificada con equipos cliente
• Gestión integrada de proyectos y facturación a través de relaciones con clientes

Gestión de Relaciones:

• Los contactos se pueden crear sin asociación con cliente
• La asignación de cliente se puede agregar o cambiar después de la creación
• Las relaciones con clientes apoyan la organización de jerarquía empresarial
• Visualización automática de la empresa cliente en listas de contactos

Generación de Nombre para Mostrar

El sistema genera automáticamente nombres para mostrar para los contactos:

Lógica del Nombre para Mostrar:

• Combina nombre y apellido con espaciado adecuado
• Maneja apellidos faltantes de manera elegante
• Recorte automático de espacios extra
• Visualización consistente en todas las interfaces del sistema

Uso en Todo el Sistema:

• Los nombres para mostrar se usan en listas de contactos y menús desplegables
• Los resultados de búsqueda muestran nombres para mostrar completos
• Las interfaces de selección de contactos usan nombres para mostrar
• Integración con otros componentes del sistema usando nombres para mostrar