Seguimiento de Actividad y Eventos
Resumen
El sistema de seguimiento de actividad de Corcava proporciona un registro automático y completo de cada acción y cambio dentro de tus proyectos. Este poderoso sistema de auditoría garantiza transparencia total, responsabilidad y documentación histórica para todo el trabajo del proyecto. Cada tarea, proyecto y actividad de colaboración se registra automáticamente, creando un registro invaluable para la coordinación del equipo, la comunicación con clientes y el cumplimiento empresarial.
Entender cómo funciona el seguimiento de actividad te ayuda a aprovechar esta información para una mejor gestión de proyectos, coordinación del equipo y relaciones con clientes.
Eventos Automáticos - Registros de Actividad Generados por el Sistema
¿Qué son los Eventos Automáticos?
Eventos Automáticos son registros generados por el sistema que capturan cada acción significativa dentro de tus proyectos sin requerir entrada manual. El sistema rastrea inteligentemente las acciones del usuario, los cambios del sistema y las progresiones del flujo de trabajo para crear una línea de tiempo de actividad completa.
Características Clave:
- Cero Entrada Manual - Eventos generados automáticamente sin acción del usuario
- Cobertura Completa - Cada acción significativa es capturada y registrada
- Generación en Tiempo Real - Eventos creados inmediatamente cuando ocurren las acciones
- Atribución de Usuario - Cada evento incluye quién realizó la acción
- Precisión de Marca de Tiempo - Fecha y hora exacta de cada actividad
- Preservación de Contexto - Los eventos incluyen detalles relevantes y cambios de estado
Generación de Eventos Automáticos
Cuándo se Crean los Eventos:
- Creación de Tareas - Evento de autor automático cuando se crean tareas
- Asignación de Usuarios - Eventos cuando se asignan o eliminan miembros del equipo
- Movimiento de Tareas - Cambios de columna y progresión del flujo de trabajo
- Actualizaciones de Contenido - Cambios de descripción y modificaciones de propiedades
- Comentarios - Todas las discusiones y comunicaciones del equipo
- Acciones del Sistema - Flujos de trabajo automatizados y disparadores de integración
Datos de Evento Capturados:
- Información de Usuario - Quién realizó la acción (ID de usuario, nombre, rol)
- Marca de Tiempo - Fecha y hora exacta de la actividad
- Tipo de Acción - Tipo específico de actividad realizada
- Datos de Contexto - Estados antes y después para cambios
- Información del Equipo - Contexto del equipo y datos organizacionales
- Objetos Relacionados - Conexiones a proyectos, tableros, columnas, tareas
Beneficios del Seguimiento Automático
Transparencia Completa:
- Visibilidad Total - Cada acción es visible para los miembros apropiados del equipo
- Sin Cambios Ocultos - Todas las modificaciones son rastreadas y atribuibles
- Actualizaciones en Tiempo Real - Los miembros del equipo ven las actividades mientras ocurren
- Contexto Histórico - Comprensión completa de cómo evolucionó el trabajo
Responsabilidad y Cumplimiento:
- Atribución de Usuario - Responsabilidad clara por cada acción
- Rastro de Auditoría - Registro completo para cumplimiento y revisión
- Documentación de Cambios - Registro detallado de qué cambió y por qué
- Aseguramiento de Calidad - Rastrear la calidad del trabajo y la adherencia al proceso
Coordinación del Equipo:
- Conciencia de Cambios - Los miembros del equipo son informados automáticamente de cambios relevantes
- Compartir Contexto - Los nuevos miembros del equipo pueden entender la historia del proyecto
- Seguimiento de Decisiones - Registro de decisiones importantes y su contexto
- Mejora de Procesos - Datos para analizar y mejorar los flujos de trabajo del equipo
Tipos de Eventos - Clasificación Completa de Actividad
Eventos de Autoría de Tareas (TYPE_AUTHOR)
Propósito: Registrar la creación de tareas y la autoría original
Cuándo se Generan:
- Creados automáticamente cuando se crea cualquier nueva tarea
- Generados por el TaskObserver cuando se completa la creación de la tarea
- Incluye la colocación inicial de la tarea y el contexto de configuración
Información Capturada:
- Identidad del Creador - Usuario que creó la tarea
- Marca de Tiempo de Creación - Hora exacta de creación de la tarea
- Columna Inicial - Colocación de la etapa del flujo de trabajo original
- Contexto del Equipo - Asociación del equipo y proyecto
- Configuración de la Tarea - Configuración inicial de la tarea y propiedades
Beneficios:
- Claridad de Propiedad - Siempre saber quién creó cada tarea
- Contexto Histórico - Entender los orígenes de la tarea y el propósito inicial
- Responsabilidad - Responsabilidad clara por la creación y configuración de la tarea
- Análisis de Procesos - Analizar patrones de creación de tareas y efectividad
Eventos de Asignación de Usuarios
Eventos de Adjuntar Usuario (TYPE_USER_ATTACH_TO_TASK):
Propósito: Registrar cuando se asignan miembros del equipo a tareas
Cuándo se Generan:
- Usuario agregado a la tarea a través de la interfaz de asignación
- Asignación automática a través de reglas de flujo de trabajo
- Operaciones de asignación masiva
- Asignaciones automáticas basadas en roles
Información Capturada:
- Usuario que Asigna - Quién hizo la asignación
- Usuario Asignado - Miembro del equipo siendo asignado a la tarea
- Contexto de Asignación - Información de tarea y proyecto
- Disparador de Notificación - Notificación automática enviada al usuario asignado
Eventos de Desvincular Usuario (TYPE_USER_DETACH_TO_TASK):
Propósito: Registrar cuando se eliminan miembros del equipo de las tareas
Cuándo se Generan:
- Usuario eliminado manualmente de la asignación de tarea
- Eliminación automática a través de cambios en el flujo de trabajo
- Cambios de rol que afectan el acceso a la tarea
- Reasignación de proyecto que afecta el acceso a la tarea
Beneficios del Seguimiento de Asignaciones:
- Historial de Asignaciones - Registro completo de quién trabajó en qué tareas
- Análisis de Carga de Trabajo - Entender los patrones de asignación de miembros del equipo
- Responsabilidad - Seguimiento claro de responsabilidad y propiedad
- Métricas de Rendimiento - Analizar la efectividad de las asignaciones y resultados
Eventos de Modificación de Tareas
Eventos de Cambio de Columna (TYPE_CHANGE_COLUMN):
Propósito: Rastrear el movimiento de tareas a través de las etapas del flujo de trabajo
Cuándo se Generan:
- Tarea arrastrada entre columnas en la interfaz del tablero
- Movimiento programático de tareas a través de automatización
- Operaciones de movimiento masivo de tareas
- Disparadores de progresión del flujo de trabajo
Información Capturada:
- Columna Anterior - Dónde estaba la tarea antes del movimiento
- Nueva Columna - Dónde se movió la tarea
- Acción del Usuario - Quién movió la tarea
- Disparadores de Automatización - Cualquier automatización disparada por el movimiento
- Detección de Finalización - Manejo especial para movimientos a columnas "Completado"
Eventos de Cambio de Descripción (TYPE_CHANGE_DESCRIPTION):
Propósito: Rastrear modificaciones al contenido y requisitos de la tarea
Cuándo se Generan:
- La descripción de la tarea se modifica a través del modal de tarea
- Operaciones de edición masiva que cambian descripciones
- Actualizaciones de API a descripciones de tareas
- Actualizaciones de descripción basadas en plantillas o automatización
Beneficios del Seguimiento de Modificaciones:
- Visibilidad de Cambios - El equipo ve todas las modificaciones de tareas inmediatamente
- Historial de Versiones - Entender cómo evolucionaron los requisitos de la tarea
- Contexto de Decisiones - Saber por qué se hicieron los cambios y por quién
- Control de Calidad - Rastrear la adherencia a requisitos y estándares
Eventos de Comunicación (TYPE_COMMENT)
Propósito: Registrar todas las discusiones y comunicaciones del equipo
Cuándo se Generan:
- Miembro del equipo agrega comentario a la tarea
- Menciones de usuario (@mentions) en discusiones de tareas
- Discusiones estructuradas y sesiones de preguntas y respuestas
- Comentarios y comunicación del cliente a través del portal
Información Capturada:
- Contenido del Comentario - Texto completo de la comunicación
- Información del Autor - Quién escribió el comentario
- Detección de Menciones - Usuarios mencionados en el comentario
- Datos de Contexto - Contexto de tarea y proyecto para la discusión
- Disparadores de Notificación - Alertas automáticas para usuarios mencionados
Beneficios:
- Historial de Comunicación - Registro completo de todas las discusiones de tareas
- Preservación de Contexto - Mantener el contexto de decisiones y razonamiento
- Compartir Conocimiento - Los nuevos miembros del equipo pueden entender la evolución de la tarea
- Documentación para Clientes - Registro profesional de comunicación para clientes
Línea de Tiempo de Actividad - Rastro de Auditoría Completo
Interfaz de Línea de Tiempo
Visualización Cronológica de Actividad: La línea de tiempo de actividad proporciona una vista cronológica completa de todos los eventos relacionados con tareas y proyectos, permitiendo a los equipos entender exactamente cómo progresó el trabajo y se tomaron las decisiones.
Características de la Línea de Tiempo:
- Orden Cronológico - Eventos mostrados en secuencia temporal de más recientes a más antiguos
- Indicadores Visuales - Diferentes tipos de eventos tienen iconos y formato distintivos
- Atribución de Usuario - Fotos de perfil y nombres muestran quién realizó cada acción
- Información Contextual - Los eventos incluyen detalles relevantes sobre cambios
- Elementos Interactivos - Haz clic en eventos para ver información detallada
Organización de la Línea de Tiempo:
- Agrupación de Eventos - Eventos relacionados agrupados para mejor legibilidad
- Marcas de Tiempo - Información de tiempo precisa para cada actividad
- Jerarquía Visual - Eventos importantes destacados apropiadamente
- Opciones de Filtrado - Mostrar tipos de eventos específicos o períodos de tiempo
- Funcionalidad de Búsqueda - Encontrar eventos o actividades específicos rápidamente
Capacidades del Rastro de Auditoría
Documentación Completa: Cada aspecto del trabajo de tareas y proyectos se documenta automáticamente:
Seguimiento del Ciclo de Vida de Tareas:
- De Creación a Finalización - Viaje completo desde la creación de la tarea hasta su finalización
- Todas las Modificaciones - Cada cambio a las propiedades y contenido de la tarea
- Interacciones del Equipo - Todas las asignaciones, comentarios y colaboraciones
- Progresión del Flujo de Trabajo - Movimiento a través de columnas y cambios de estado
- Inversión de Tiempo - Registros completos de seguimiento de tiempo y esfuerzo de trabajo
Seguimiento a Nivel de Proyecto:
- Evolución del Proyecto - Cómo los proyectos se desarrollan y cambian con el tiempo
- Dinámicas del Equipo - Cómo los miembros del equipo interactúan y colaboran
- Interacciones con Clientes - Todas las comunicaciones y comentarios de clientes
- Historial de Decisiones - Decisiones importantes y su contexto
- Datos de Rendimiento - Métricas de productividad y eficiencia
Beneficios del Rastro de Auditoría
Valor Empresarial:
- Soporte de Cumplimiento - Cumplir con requisitos regulatorios y de auditoría
- Aseguramiento de Calidad - Demostrar procesos de trabajo exhaustivos
- Confianza del Cliente - Mostrar prácticas profesionales de gestión de proyectos
- Gestión de Riesgos - Rastrear y analizar riesgos y problemas del proyecto
- Análisis de Rendimiento - Perspectivas basadas en datos sobre el rendimiento del equipo y proyecto
Beneficios Operacionales:
- Preservación del Conocimiento - Mantener el conocimiento institucional y el contexto
- Mejora de Procesos - Analizar flujos de trabajo e identificar oportunidades de optimización
- Soporte de Capacitación - Usar datos históricos para capacitación y desarrollo del equipo
- Resolución de Conflictos - Registros claros ayudan a resolver disputas y malentendidos
Acciones de Usuario - Quién Hizo Qué y Cuándo
Sistema de Atribución de Usuario
Seguimiento Completo de Usuario: Cada evento en el sistema incluye atribución completa de usuario, garantizando responsabilidad total y transparencia en el trabajo del proyecto.
Información de Atribución:
- Identidad de Usuario - Información completa del usuario incluyendo nombre, rol y detalles de contacto
- Contexto de Acción - Qué acción específica se realizó
- Información de Tiempo - Marca de tiempo precisa de cuándo ocurrió la acción
- Contexto de Permisos - Rol y permisos del usuario al momento de la acción
- Contexto del Equipo - Información del equipo y organización
Categorías de Acción
Acciones Directas del Usuario: Acciones que los usuarios realizan intencionalmente a través de la interfaz:
- Creación de Tareas - Crear nuevas tareas e ítems de trabajo
- Edición de Tareas - Modificar propiedades, descripciones y configuraciones de tareas
- Asignación de Usuarios - Asignar miembros del equipo a tareas y proyectos
- Adición de Comentarios - Agregar comentarios y participar en discusiones
- Cargas de Archivos - Subir adjuntos y documentos
Acciones de Flujo de Trabajo: Acciones que ocurren como parte de la progresión del flujo de trabajo:
- Movimiento de Tareas - Mover tareas entre columnas del flujo de trabajo
- Cambios de Estado - Actualizar el estado de tareas y proyectos
- Gestión de Columnas - Crear, editar y organizar columnas del flujo de trabajo
- Operaciones de Tablero - Gestionar tableros de proyectos y su configuración
- Operaciones de Archivo - Archivar y restaurar tareas, tableros y proyectos
Acciones Disparadas por el Sistema: Acciones que ocurren automáticamente basadas en actividades del usuario:
- Disparadores de Automatización - Flujos de trabajo automatizados iniciados por acciones del usuario
- Generación de Notificaciones - Notificaciones automáticas enviadas a miembros del equipo
- Actualizaciones de Integración - Actualizaciones enviadas a sistemas y plataformas externas
- Actualizaciones de Cálculo - Recálculo automático de tiempo, costos y métricas
Beneficios de las Acciones de Usuario
Responsabilidad y Responsabilización:
- Propiedad Clara - Siempre saber quién es responsable de acciones específicas
- Seguimiento de Rendimiento - Métricas de productividad y contribución individual
- Control de Calidad - Rastrear la calidad del trabajo y adherencia a estándares
- Coordinación del Equipo - Entender las contribuciones individuales a los esfuerzos del equipo
Análisis Histórico:
- Reconocimiento de Patrones - Identificar patrones de comportamiento y preferencias del usuario
- Desarrollo de Habilidades - Rastrear el crecimiento de habilidades individuales y áreas de mejora
- Análisis de Carga de Trabajo - Entender la capacidad y utilización individual y del equipo
- Optimización de Procesos - Usar datos de acciones del usuario para mejorar flujos de trabajo y eficiencia
Comunicación con Clientes:
- Documentación Profesional - Mostrar a los clientes quién trabajó en sus proyectos
- Aseguramiento de Calidad - Demostrar la experiencia del equipo y atención al detalle
- Transparencia - Visibilidad completa de quién hizo qué trabajo
- Soporte de Facturación - Registros detallados apoyan discusiones y validación de facturación
Análisis y Reportes de Actividad
Análisis de Rendimiento
Métricas de Rendimiento Individual:
- Volumen de Actividad - Número y tipo de acciones realizadas por cada usuario
- Tiempos de Respuesta - Qué tan rápido responden los usuarios a asignaciones y solicitudes
- Indicadores de Calidad - Precisión y completitud del trabajo realizado
- Frecuencia de Colaboración - Nivel de participación en discusiones del equipo
- Tendencias de Productividad - Cambios en el rendimiento a lo largo del tiempo
Análisis de Rendimiento del Equipo:
- Efectividad de Colaboración - Qué tan bien trabajan juntos los miembros del equipo
- Eficiencia del Flujo de Trabajo - Velocidad y precisión de la progresión del trabajo
- Calidad de Comunicación - Efectividad de las discusiones y coordinación del equipo
- Adherencia al Proceso - Qué tan bien el equipo sigue los flujos de trabajo establecidos
- Identificación de Cuellos de Botella - Dónde el trabajo se atasca o retrasa
Reportes Históricos
Reportes de Evolución del Proyecto:
- Análisis de Línea de Tiempo - Cómo los proyectos se desarrollaron y evolucionaron con el tiempo
- Historial de Decisiones - Decisiones importantes y sus resultados
- Patrones de Cambio - Tipos comunes de cambios y su frecuencia
- Factores de Éxito - Qué actividades se correlacionan con resultados exitosos
Reportes para Clientes:
- Documentación del Trabajo - Registro detallado de todo el trabajo realizado
- Contribuciones del Equipo - Quién trabajó en qué aspectos del proyecto
- Aseguramiento de Calidad - Demostración de procesos de trabajo exhaustivos
- Transparencia de Progreso - Visibilidad clara del desarrollo del proyecto
Comenzando con el Seguimiento de Actividad
Entendiendo tus Datos de Actividad
Paso 1: Explorar la Línea de Tiempo
- Abre cualquier tarea para ver su línea de tiempo de actividad
- Revisa diferentes tipos de eventos y su información
- Observa cómo se atribuyen y marcan con tiempo las acciones del usuario
- Entiende el flujo cronológico del desarrollo de la tarea
Paso 2: Analizar Patrones
- Busca patrones comunes de flujo de trabajo en las actividades de tu equipo
- Identifica dónde las tareas típicamente pasan la mayor parte del tiempo
- Observa patrones de comunicación y frecuencia de colaboración
- Entiende cómo diferentes miembros del equipo trabajan y contribuyen
Paso 3: Usar para Mejora
- Identifica cuellos de botella e ineficiencias del flujo de trabajo
- Reconoce oportunidades para mejorar procesos
- Usa datos para optimizar asignaciones del equipo y flujos de trabajo
- Aprovecha las perspectivas para una mejor planificación de proyectos
Mejores Prácticas de Seguimiento de Actividad
✅ Revisión Regular - Revisa periódicamente los datos de actividad para perspectivas y mejoras
✅ Reconocimiento de Patrones - Busca tendencias y patrones en las actividades del equipo
✅ Optimización de Procesos - Usa datos de actividad para mejorar flujos de trabajo y eficiencia
✅ Comunicación con Clientes - Aprovecha los registros de actividad para actualizaciones profesionales a clientes
✅ Desarrollo del Equipo - Usa datos de actividad individual para coaching de rendimiento
✅ Aseguramiento de Calidad - Monitorea patrones de actividad para calidad y consistencia
Aprovechando los Datos de Actividad
Para la Gestión del Equipo:
- Revisiones de Rendimiento - Usa datos de actividad para evaluación objetiva del rendimiento
- Balanceo de Carga de Trabajo - Distribuye el trabajo basado en patrones reales de actividad
- Desarrollo de Habilidades - Identifica áreas donde los miembros del equipo necesitan apoyo
- Capacitación de Procesos - Usa patrones de actividad para mejorar procesos del equipo
Para Relaciones con Clientes:
- Reportes de Progreso - Genera reportes de progreso detallados a partir de datos de actividad
- Demostración de Calidad - Muestra a los clientes la exhaustividad de tus procesos de trabajo
- Soporte de Facturación - Usa registros de actividad para apoyar discusiones de facturación
- Transparencia - Proporciona visibilidad completa del trabajo del proyecto y esfuerzos del equipo
Para Inteligencia Empresarial:
- Análisis de Proyectos - Entiende qué hace exitosos a los proyectos
- Optimización de Recursos - Asigna recursos basado en patrones reales de uso
- Mejora de Procesos - Mejora continuamente los flujos de trabajo basado en datos
- Planificación Estratégica - Usa datos históricos para mejor planificación y estimación de proyectos
Solución de Problemas del Seguimiento de Actividad
Problemas Comunes
Eventos de Actividad Faltantes:
- Problemas de Permisos - Verifica que el usuario tenga acceso apropiado para ver eventos
- Problemas del Navegador - Actualiza la página o prueba un navegador diferente
- Problemas de Red - Verifica la estabilidad de la conexión a internet
- Retrasos del Sistema - Permite tiempo para que los eventos se propaguen a través del sistema
Atribución Incorrecta de Eventos:
- Problemas de Sesión de Usuario - Verifica que el usuario esté correctamente conectado
- Contexto de Permisos - Verifica que el usuario tenga permisos apropiados
- Reloj del Sistema - Verifica que la hora del sistema sea precisa
- Cambios de Rol - Considera cambios recientes de rol o permisos
Integridad de Datos
Garantizando Registros Precisos:
- Monitoreo Regular - Revisa periódicamente los registros de actividad para precisión
- Capacitación de Usuarios - Asegura que el equipo entienda cómo se rastrean sus acciones
- Actualizaciones del Sistema - Mantén el sistema actualizado para un rendimiento óptimo de seguimiento
- Validación de Datos - Verifica que los eventos importantes se estén capturando correctamente
Manteniendo la Calidad de Datos:
- Uso Consistente - Fomenta el uso consistente de las características del sistema
- Capacitación Adecuada - Asegura que el equipo entienda las implicaciones del seguimiento de actividad
- Revisiones Regulares - Revisa periódicamente los datos de actividad para calidad y completitud
- Documentación de Procesos - Mantén documentación clara de las actividades rastreadas
Próximos Pasos
Ahora que entiendes el seguimiento de actividad y eventos, estás listo para explorar:
- Interfaz de Arrastrar y Soltar - Domina el movimiento visual de tareas y columnas
- Gestión de Archivos y Medios - Organización y compartición avanzada de archivos
- Colaboración del Equipo - Optimiza la coordinación y comunicación del equipo
- Automatización e Integración - Aprovecha los datos de actividad para automatización
Recuerda: El seguimiento de actividad proporciona la base para transparencia, responsabilidad y mejora continua en tu gestión de proyectos. Este sistema automático crea documentación invaluable que apoya la coordinación del equipo, la comunicación con clientes y la inteligencia empresarial sin requerir trabajo adicional de tu equipo.