Funciones Avanzadas de Tareas

Resumen

Más allá de la creación y gestión básica de tareas, Corcava proporciona potentes funciones avanzadas que mejoran la organización de tareas, la colaboración del equipo y la transparencia del proyecto. Estas funciones transforman listas simples de tareas en sistemas integrales de gestión de trabajo que soportan flujos de trabajo complejos, documentación detallada y seguimiento preciso.

Entender y utilizar estas funciones avanzadas mejorará significativamente la productividad de tu equipo, la comunicación con clientes y la calidad de entrega del proyecto.

Etiquetas de Tareas - Organización por Código de Color

Fundamentos del Sistema de Etiquetas

¿Qué son las Etiquetas de Tareas? Las etiquetas de tareas son etiquetas codificadas por color que proporcionan organización visual y categorización para tareas dentro de los tableros de proyectos. Permiten identificación rápida, filtrado y gestión de elementos de trabajo relacionados.

Propiedades de las Etiquetas:

Título - Nombre descriptivo para la categoría de etiqueta
Color - Identificador visual de la paleta de colores disponible
Específico del Tablero - Cada tablero mantiene su propio conjunto de etiquetas
Asignación Múltiple - Las tareas pueden tener múltiples etiquetas simultáneamente
Todo el Equipo - Todos los miembros del equipo pueden ver y aplicar etiquetas del tablero

Gestión de Etiquetas

Crear Nuevas Etiquetas:

Acceder a la Gestión de Etiquetas - Abrir el modal de detalles de tarea o configuración de etiquetas del tablero
Agregar Nueva Etiqueta:
- Ingresar título descriptivo y claro
- Elegir color de la paleta disponible
- Guardar para hacer disponible para todas las tareas del tablero
Aplicar a Tareas:
- Seleccionar tareas para etiquetar
- Elegir etiquetas relevantes del menú desplegable
- Se pueden aplicar múltiples etiquetas a tareas individuales

Operaciones de Etiquetas:

Crear Etiquetas - Agregar nuevas categorías de etiquetas según sea necesario
Editar Etiquetas - Modificar título y color de etiquetas existentes
Eliminar Etiquetas - Eliminar etiquetas no utilizadas (se eliminan de todas las tareas)
Aplicar a Tareas - Agregar etiquetas a tareas individuales
Eliminar de Tareas - Eliminar etiquetas específicas de las tareas

Estrategias de Organización de Etiquetas

Por Nivel de Prioridad:

🔴 Alta Prioridad - Tareas críticas que requieren atención inmediata
🟡 Prioridad Media - Tareas importantes con urgencia moderada
🟢 Baja Prioridad - Tareas que se pueden completar cuando haya tiempo
⚫ Bloqueado - Tareas esperando dependencias externas

Por Tipo de Trabajo:

🔵 Desarrollo - Implementación técnica y trabajo de codificación
🟣 Diseño - Trabajo creativo, maquetas y recursos visuales
🟠 Marketing - Actividades promocionales y alcance
🟤 Administración - Tareas administrativas y organizacionales
🟨 Investigación - Trabajo de investigación y análisis

Por Indicadores de Estado:

🔴 Error - Problemas que requieren correcciones
🟢 Funcionalidad - Desarrollo de nueva funcionalidad
🟡 Revisión - Tareas pendientes de revisión o aprobación
🔵 Mejora - Mejoras a funcionalidad existente
⚪ Documentación - Tareas de escritura y documentación

Por Cliente o Fase del Proyecto:

🟣 Cliente A - Tareas específicas para clientes particulares
🔵 Cliente B - Identificación de trabajo de diferentes clientes
🟠 Fase 1 - Organización de fase del proyecto
🟢 Fase 2 - Fases secuenciales del proyecto

Beneficios y Uso de Etiquetas

Organización Visual:

Identificación Rápida - Reconocer instantáneamente tipos de tareas y prioridades
Codificación por Color - Sistema visual consistente en todos los tableros
Reconocimiento de Patrones - Identificación fácil de la distribución de carga de trabajo
Conciencia de Estado - Comprensión inmediata de las características de la tarea

Filtrado y Búsqueda:

Filtrado Basado en Etiquetas - Mostrar solo tareas con etiquetas específicas
Filtros de Múltiples Etiquetas - Combinar etiquetas para selección precisa de tareas
Ordenamiento Rápido - Organizar vista de tareas por categorías de etiquetas
Integración de Búsqueda - Encontrar tareas por nombres y tipos de etiquetas

Reportes y Análisis:

Reportes por Categoría - Seguimiento de progreso por tipos de etiquetas
Análisis de Carga de Trabajo - Capacidad del equipo por categorías de tareas
Análisis de Tiempo - Tiempo dedicado a diferentes tipos de trabajo
Reportes para Clientes - Organizar entregables por clasificaciones de etiquetas

Adjuntos de Archivos - Gestión Integral de Medios

Resumen del Sistema de Adjuntos

¿Qué son los Adjuntos de Tareas? Los adjuntos de tareas son archivos, documentos, imágenes y medios que están directamente asociados con tareas específicas. Proporcionan contexto, entregables y materiales de apoyo para la finalización de tareas.

Tipos de Archivo Soportados:

Imágenes - JPEG, PNG, GIF, WebP para contenido visual y maquetas
Documentos - PDF, DOC, DOCX para especificaciones y requisitos
Hojas de Cálculo - XLS, XLSX para datos y cálculos
Presentaciones - PPT, PPTX para presentaciones a clientes
Archivos Comprimidos - ZIP, RAR para entregables agrupados
Archivos de Medios - Varios formatos de audio y video
Archivos de Código - Código fuente y documentación técnica

Métodos de Carga de Archivos

Método 1: Carga Directa en Modal de Tarea

Abrir Detalles de Tarea - Hacer clic en la tarea para abrir la interfaz modal
Acceder a la Sección de Adjuntos - Navegar al área de adjuntos
Hacer Clic en "Seleccionar Archivo" - Usar el botón de selección de archivo
Elegir Archivos - Seleccionar uno o múltiples archivos de la computadora
Carga Automática - Los archivos se adjuntan inmediatamente a la tarea

Método 2: Carga por Arrastrar y Soltar

Arrastrar Archivos - Soltar archivos directamente sobre las tarjetas de tarea o áreas de carga
Retroalimentación Visual - Indicación clara de zonas de soltado y progreso de carga
Adjunto Instantáneo - Los archivos se adjuntan inmediatamente al soltar
Carga por Lotes - Se pueden cargar múltiples archivos simultáneamente

Método 3: Creación de Tarea por Arrastrar y Soltar

Arrastrar Archivo de Imagen - Soltar archivo de imagen sobre cualquier columna
Creación Automática de Tarea - El sistema crea una tarea con adjunto de imagen
Nombrado Automático - El nombre de la tarea coincide con el nombre del archivo cargado
Disponibilidad Instantánea - La tarea está inmediatamente lista para edición y asignación

Características de Gestión de Archivos

Organización de Archivos:

Nombres Originales Preservados - Los archivos mantienen sus nombres originales
Detección de Tipo - Identificación automática del tipo de archivo e iconos apropiados
Almacenamiento Seguro - Almacenamiento encriptado con controles de acceso
Gestión de Rutas - Estructura de archivos organizada con carpetas específicas por tarea

Integración Visual:

Vistas Previas de Imágenes - Vistas previas en miniatura para archivos de imagen en tarjetas de tarea
Iconos de Archivo - Iconos específicos por tipo para diferentes formatos de archivo
Acceso Rápido - Enlaces de descarga directa y opciones de visualización
Listas de Archivos - Visualización organizada de todos los adjuntos de tareas

Control de Acceso:

Acceso del Equipo - Todos los miembros del equipo del proyecto pueden acceder a los adjuntos de tareas
Portal del Cliente - Acceso opcional del cliente a archivos relevantes a través del portal
Seguimiento de Descargas - Registro de actividad de descargas y acceso a archivos
Respeto de Permisos - El acceso a archivos sigue los permisos de tareas y proyectos

Mejores Prácticas de Gestión de Archivos

✅ Nombrado Descriptivo - Usa nombres de archivo claros y descriptivos antes de cargar
✅ Organización de Archivos - Agrupa archivos relacionados en tareas apropiadas
✅ Control de Versiones - Carga nuevas versiones con convenciones de nombres claras
✅ Gestión de Tamaño - Optimiza archivos grandes antes de cargar
✅ Conciencia de Seguridad - Ten en cuenta la información sensible en los archivos
✅ Consideración del Cliente - Considera qué archivos deben acceder los clientes

Comentarios de Tareas - Discusiones del Equipo

Características del Sistema de Comentarios

Discusiones en Tiempo Real: Los comentarios de tareas proporcionan espacios de discusión contextuales donde los miembros del equipo pueden comunicarse sobre elementos de trabajo específicos, manteniendo el enfoque y preservando el historial de conversación.

Capacidades de Comentarios:

Entrada de Texto Enriquecido - Texto de múltiples líneas con soporte de formato
Atribución de Usuario - Cada comentario muestra autor y marca de tiempo
Actualizaciones en Tiempo Real - Los comentarios aparecen inmediatamente para todos los miembros del equipo
Conversaciones con Hilos - Mantener el flujo y contexto de la discusión
Integración de Notificaciones - La actividad de comentarios dispara notificaciones

Flujo de Trabajo de Comentarios

Agregar Comentarios:

Abrir Detalles de Tarea - Acceder al modal de tarea o comentarios en línea
Navegar a Comentarios - Encontrar la sección de comentarios en la interfaz de tarea
Ingresar Texto del Comentario - Escribir mensaje en el área de texto del comentario
Enviar Comentario - Hacer clic en "Agregar Comentario" para publicar mensaje
Notificación Automática - Los miembros del equipo asignados son notificados del nuevo comentario

Características de Comentarios:

Menciones de Usuario - @mencionar miembros del equipo para notificaciones directas
Soporte de Enlaces - Incluir URLs y referencias en comentarios
Preservación de Contexto - Los comentarios permanecen con la tarea durante todo el ciclo de vida
Historial de Edición - Rastrear cambios y actualizaciones a comentarios
Opciones de Eliminación - Eliminar comentarios inapropiados o desactualizados

Mejores Prácticas de Comentarios

Comunicación Efectiva: ✅ Sé Específico - Proporciona información clara y accionable en los comentarios
✅ Usa Contexto - Referencia aspectos específicos de la tarea
✅ Haz Preguntas - Usa comentarios para aclarar requisitos y bloqueadores
✅ Documenta Decisiones - Registra decisiones importantes y razonamiento
✅ Mantén Profesionalismo - Mantén un tono profesional para visibilidad del cliente

Coordinación del Equipo: ✅ Actualizaciones Regulares - Usa comentarios para proporcionar actualizaciones de progreso
✅ Comunicación de Bloqueadores - Comunica claramente obstáculos y dependencias
✅ Compartir Conocimiento - Comparte información y recursos relevantes
✅ Notas de Transferencia - Proporciona contexto al transferir la propiedad de la tarea

Eventos de Tareas - Seguimiento Automático de Actividad

Resumen del Sistema de Eventos

¿Qué son los Eventos de Tareas? Los eventos de tareas son registros de actividad generados automáticamente que rastrean cada acción y cambio significativo relacionado con las tareas. Proporcionan un rastro de auditoría completo y una línea de tiempo del desarrollo de la tarea.

Tipos de Eventos Rastreados:

Autoría de Tareas (TYPE_AUTHOR):

Creación de Tarea - Registro de quién creó la tarea y cuándo
Configuración Inicial - Configuración y propiedades originales de la tarea
Contexto de Creación - Contexto del proyecto y tablero al momento de la creación

Eventos de Asignación de Usuarios:

Adjuntar Usuario (TYPE_USER_ATTACH_TO_TASK) - Cuando se asignan miembros del equipo
Desvincular Usuario (TYPE_USER_DETACH_TO_TASK) - Cuando se eliminan asignaciones
Historial de Asignaciones - Registro completo de todos los cambios de asignación
Disparadores de Notificación - Alertas automáticas para cambios de asignación

Eventos de Modificación de Tareas:

Cambios de Columna (TYPE_CHANGE_COLUMN) - Movimiento entre etapas del flujo de trabajo
Actualizaciones de Descripción (TYPE_CHANGE_DESCRIPTION) - Cambios a detalles de tareas
Cambios de Propiedades - Actualizaciones a fechas, estimaciones, montos y otros campos
Modificaciones de Estado - Cambios al estado de la tarea y estado de finalización

Eventos de Comunicación:

Comentarios (TYPE_COMMENT) - Todas las discusiones y comunicaciones del equipo
Menciones de Usuario - Cuando se mencionan miembros del equipo en comentarios
Hilos de Discusión - Historial completo de conversación y contexto

Beneficios de los Eventos

Rastro de Auditoría Completo:

Historial Completo - Cada cambio e interacción registrado con marcas de tiempo
Atribución de Usuario - Saber exactamente quién hizo qué cambios y cuándo
Contexto de Cambios - Entender la secuencia y razonamiento detrás de los cambios
Soporte de Cumplimiento - Cumplir con requisitos de auditoría y documentación

Coordinación del Equipo:

Conciencia de Cambios - Los miembros del equipo ven todos los desarrollos de tareas
Preservación de Contexto - Mantener historial de decisiones y contexto de discusión
Transferencia de Conocimiento - Los nuevos miembros del equipo pueden entender la evolución de la tarea
Resolución de Conflictos - Registro claro ayuda a resolver desacuerdos

Comunicación con Clientes:

Documentación de Progreso - Mostrar a los clientes la progresión detallada del trabajo
Transparencia - Visibilidad completa del proceso de desarrollo de tareas
Demostración de Calidad - Probar procesos de trabajo exhaustivos y atención al detalle
Soporte de Facturación - Registros detallados de actividad apoyan discusiones de facturación

Línea de Tiempo e Historial de Eventos

Línea de Tiempo de Actividad:

Orden Cronológico - Eventos mostrados en secuencia temporal
Indicadores Visuales - Diferentes tipos de eventos tienen representaciones visuales distintas
Fotos de Usuario - Fotos de miembros del equipo muestran quién realizó cada acción
Información Contextual - Los eventos incluyen detalles relevantes y cambios

Análisis Histórico:

Reconocimiento de Patrones - Identificar patrones comunes de flujo de trabajo y cuellos de botella
Métricas de Rendimiento - Analizar cuánto tiempo pasan las tareas en diferentes etapas
Comportamiento del Equipo - Entender cómo trabajan diferentes miembros del equipo
Mejora de Procesos - Usar datos históricos para optimizar flujos de trabajo

Integración de Seguimiento de Tiempo

Seguimiento de Tiempo a Nivel de Tarea

Integración Directa: Las tareas se integran perfectamente con el sistema de seguimiento de tiempo de Corcava, proporcionando captura y análisis preciso de tiempo a nivel de tarea individual.

Características de Seguimiento de Tiempo:

Seguimiento Específico por Tarea - Tiempo registrado directamente contra tareas individuales
Visualización en Tiempo Real - Tiempo rastreado actual visible en tarjetas de tarea
Agregación Automática - El tiempo de tarea se acumula en totales de proyecto y tablero
Seguimiento Específico por Usuario - Seguimiento de tiempo individual por miembro del equipo
Registros Históricos - Historial completo de seguimiento de tiempo por tarea

Métodos de Seguimiento de Tiempo

Integración de Aplicación de Escritorio:

Selección de Tarea - Elegir tarea específica al iniciar el seguimiento de tiempo
Asociación Automática - Intervalos de tiempo vinculados automáticamente a tareas
Integración de Capturas de Pantalla - Captura opcional de capturas de pantalla durante el trabajo de tarea
Detección de Tiempo Inactivo - Pausa automática para períodos inactivos
Seguimiento en Segundo Plano - Impacto mínimo del sistema durante el trabajo

Entrada Manual de Tiempo:

Entrada Retroactiva - Agregar tiempo para trabajo ya completado
Asociación de Tarea - Vincular entradas de tiempo a tareas específicas
Entrada por Lotes - Ingresar múltiples períodos de tiempo eficientemente
Integración de Notas - Agregar descripciones y contexto a las entradas de tiempo

Beneficios del Seguimiento de Tiempo

Datos Precisos del Proyecto:

Precisión a Nivel de Tarea - Asignación exacta de tiempo para cada elemento de trabajo
Comparación de Estimaciones - Comparar tiempo estimado vs real para precisión
Análisis de Productividad - Entender patrones de inversión de tiempo
Identificación de Cuellos de Botella - Encontrar tareas que consistentemente toman más tiempo

Gestión Financiera:

Facturación Precisa - Datos exactos de tiempo para facturación a clientes
Aplicación de Tarifas - Diferentes tarifas de facturación para diferentes tipos de tareas
Seguimiento de Presupuesto - Monitorear costos de tareas contra estimaciones
Generación de Facturas - Creación automática de facturas a partir del tiempo rastreado

Optimización de Rendimiento:

Métricas Individuales - Rastrear productividad personal y mejora
Análisis del Equipo - Comparar eficiencia de miembros del equipo en tareas similares
Mejora de Procesos - Usar datos de tiempo para optimizar flujos de trabajo
Planificación de Capacidad - Mejor asignación de recursos basada en datos reales

Estimaciones de Tareas - Planificación y Presupuesto

Sistema de Estimación

Estimaciones de Tiempo:

Estimaciones Basadas en Horas - Estimaciones de horas decimales (ej., 2.5 horas)
Herramienta de Planificación - Ayuda con planificación de proyectos y asignación de recursos
Línea Base de Comparación - Comparar tiempo real contra estimaciones
Herramienta de Aprendizaje - Mejorar la precisión de estimación con el tiempo

Estimaciones de Presupuesto:

Campo de Monto - Estimaciones financieras para finalización de tareas
Seguimiento de Costos - Monitorear costos de tareas contra presupuestos del proyecto
Integración de Facturación - Conectar estimaciones con facturación real
Análisis de Rentabilidad - Comparar costos estimados vs reales

Mejores Prácticas de Estimación

Estimación Precisa: ✅ Divide el Trabajo - Estima tareas más pequeñas y bien definidas con mayor precisión
✅ Incluye Buffer - Agrega tiempo para complicaciones inesperadas y revisiones
✅ Entrada del Equipo - Involucra a miembros del equipo que harán el trabajo en la estimación
✅ Datos Históricos - Usa tareas similares pasadas para informar estimaciones
✅ Revisión Regular - Compara estimaciones con tiempo real para mejorar precisión

Usar Estimaciones Efectivamente: ✅ Planificación de Proyectos - Usa estimaciones de tareas para planificación general de línea de tiempo del proyecto
✅ Asignación de Recursos - Distribuye trabajo basado en esfuerzo estimado
✅ Comunicación con Clientes - Proporciona líneas de tiempo realistas basadas en estimaciones
✅ Gestión de Presupuesto - Rastrea costos del proyecto contra presupuestos estimados
✅ Seguimiento de Rendimiento - Identifica áreas donde las estimaciones están consistentemente fuera

Gestión Avanzada de Archivos

Optimización de Carga de Archivos

Operaciones de Archivo Soportadas:

Carga de Archivo Individual - Cargar archivos individuales a tareas específicas
Carga Masiva - Cargar múltiples archivos simultáneamente
Arrastrar y Soltar - Soltar archivos intuitivamente sobre tareas y áreas de carga
Reemplazo de Archivos - Cargar nuevas versiones manteniendo historial
Procesamiento por Lotes - Manejar múltiples operaciones de archivo eficientemente

Gestión de Tipo de Archivo:

Archivos de Imagen - Generación automática de miniaturas y vista previa
Archivos de Documento - Detección de tipo de archivo e iconos apropiados
Archivos de Medios - Soporte para contenido de audio y video
Archivos Comprimidos - Manejo de archivos ZIP y comprimidos
Tipos Personalizados - Soporte flexible para varios formatos de archivo

Características de Organización de Archivos

Organización Automática:

Carpetas Específicas por Tarea - Archivos organizados por ID de tarea automáticamente
Preservación de Nombre Original - Mantener nombres de archivo originales
Almacenamiento Sanitizado - Procesamiento seguro de nombres de archivo para almacenamiento
Clasificación por Tipo - Categorización automática por tipo de archivo

Acceso y Compartición:

Acceso del Equipo - Todos los miembros del equipo del proyecto pueden acceder a adjuntos
Enlaces de Descarga - Funcionalidad de descarga directa para todos los tipos de archivo
Integración con Portal del Cliente - Acceso opcional del cliente a archivos relevantes
Acceso Basado en Permisos - El acceso a archivos sigue permisos de tareas y proyectos

Integración Visual de Archivos

Vistas Previas de Tarjetas de Tarea:

Miniaturas de Imagen - Archivos de imagen mostrados como miniaturas en tarjetas de tarea
Identificación Visual de Tareas - Tareas con imágenes fácilmente reconocibles
Calidad de Vista Previa - Miniaturas de alta calidad para identificación clara
Iconos de Respaldo - Iconos apropiados para archivos que no son imágenes

Interfaz de Gestión de Archivos:

Listas Organizadas - Visualización clara de todos los adjuntos de tareas
Información de Archivo - Nombres originales, tipos de archivo y fechas de carga
Acciones Rápidas - Opciones de descarga, vista previa y eliminación
Progreso de Carga - Retroalimentación visual durante el proceso de carga de archivos

Funciones Avanzadas de Comentarios

Comunicación Mejorada

Formato de Comentarios:

Soporte Multi-línea - Discusiones de formato largo y explicaciones detalladas
Integración de Enlaces - Incluir URLs y referencias en comentarios
Menciones de Usuario - @mencionar miembros del equipo para notificaciones directas
Contenido Enriquecido - Soporte para texto formateado e información estructurada

Gestión de Comentarios:

Editar Comentarios - Modificar comentarios después de publicar
Eliminar Comentarios - Eliminar comentarios inapropiados o desactualizados
Historial de Comentarios - Rastrear cambios y actualizaciones a comentarios
Control de Notificaciones - Gestionar quién recibe notificaciones de comentarios

Flujos de Trabajo de Comunicación

Discusiones Estructuradas:

Preguntas y Respuestas - Formato claro de Q&A para resolución de problemas
Documentación de Decisiones - Registro de decisiones importantes y razonamiento
Actualizaciones de Progreso - Actualizaciones regulares de estado a través de comentarios
Comunicación de Transferencia - Transferencia de contexto entre miembros del equipo

Comunicación con Clientes:

Tono Profesional - Los comentarios visibles en el portal del cliente requieren lenguaje profesional
Visibilidad Selectiva - Controlar qué comentarios pueden ver los clientes
Comentarios del Cliente - Habilitar participación del cliente en discusiones de tareas
Calidad de Documentación - Comunicación de alta calidad para confianza del cliente

Integración con Otros Sistemas

Conexiones entre Módulos

Integración con Gestión de Contactos:

Asociación de Contactos - Vincular tareas a contactos específicos de clientes
Seguimiento de Relaciones - Conectar trabajo de tareas a relaciones con clientes
Historial de Comunicación - Los comentarios de tareas se convierten en parte del historial de contactos
Contexto del Cliente - Entender trabajo y requisitos específicos del cliente

Integración con Oportunidades y Pipeline:

Conexión de Oportunidades - Asociar tareas con oportunidades de venta específicas
Etapas del Pipeline - La finalización de tareas puede disparar progresión de oportunidades
Seguimiento de Ingresos - Conectar trabajo de tareas con oportunidades de ingresos
Coordinación de Ventas - Alinear trabajo del proyecto con actividades de ventas

Integración con Alcance:

Tareas de Campaña - Tareas relacionadas con campañas de marketing y alcance
Generación de Leads - Tareas para desarrollo y nutrición de leads
Coordinación de Campañas - Alinear trabajo del proyecto con actividades de marketing
Seguimiento de Rendimiento - Medir efectividad de tareas en esfuerzos de alcance

Integración con Sistemas Externos

Sistemas de Seguimiento de Tiempo:

Aplicación de Escritorio - Integración de aplicación nativa de seguimiento de tiempo
Conectividad API - Conectar con herramientas externas de seguimiento de tiempo
Sincronización de Datos - Mantener datos de tiempo sincronizados entre sistemas
Integración de Reportes - Reportes unificados en plataformas de seguimiento de tiempo

Plataformas de Comunicación:

Integración con Slack - Actualizaciones y notificaciones de tareas en canales de Slack
Integración con Telegram - Comandos de bot y notificaciones en Telegram
Integración con Email - Notificaciones y actualizaciones por email relacionadas con tareas
Soporte de Webhooks - Integraciones personalizadas con herramientas externas de comunicación

Comenzando con Funciones Avanzadas

Guía Rápida de Configuración

Paso 1: Configurar Etiquetas

Define categorías de etiquetas que coincidan con tus tipos de trabajo
Elige codificación de colores consistente en tus tableros
Crea conjunto inicial de 5-7 etiquetas esenciales
Capacita al equipo en uso y convenciones de etiquetas

Paso 2: Configurar Gestión de Archivos

Establece convenciones de nombres de archivo para cargas
Define qué tipos de archivo son apropiados para diferentes tipos de tareas
Configura políticas de acceso a archivos del portal del cliente
Capacita al equipo en procedimientos de arrastrar y soltar y carga

Paso 3: Establecer Pautas de Comentarios

Define estándares de comunicación profesional
Establece cuándo usar comentarios vs otros métodos de comunicación
Configura preferencias de notificación para miembros del equipo
Crea plantillas para tipos comunes de comentarios

Paso 4: Integrar Seguimiento de Tiempo

Configura aplicación de seguimiento de tiempo de escritorio
Capacita al equipo en seguimiento de tiempo específico por tarea
Establece políticas y procedimientos de seguimiento de tiempo
Configura notificaciones y reportes de seguimiento de tiempo

Mejores Prácticas de Funciones Avanzadas

Gestión de Etiquetas: ✅ Uso Consistente - Asegura que todos los miembros del equipo usen etiquetas consistentemente
✅ Revisión Regular - Revisa y limpia periódicamente los sistemas de etiquetas
✅ Lógica de Color - Usa asociaciones de color lógicas (rojo para urgente, verde para completo)
✅ Documentación - Mantén definiciones claras de lo que representa cada etiqueta

Gestión de Archivos: ✅ Cargas Organizadas - Usa nombres de archivo descriptivos y organiza lógicamente
✅ Control de Versiones - Nombrado claro para versiones de archivo y actualizaciones
✅ Conciencia de Seguridad - Ten en cuenta información sensible en archivos cargados
✅ Acceso del Cliente - Considera qué archivos deben ver los clientes a través del portal

Excelencia en Comunicación: ✅ Tono Profesional - Mantén lenguaje profesional en todos los comentarios
✅ Comunicación Clara - Sé específico y accionable en los comentarios
✅ Respuestas Oportunas - Responde rápidamente a preguntas y menciones
✅ Valor de Documentación - Usa comentarios para crear documentación valiosa del proyecto

Solución de Problemas de Funciones Avanzadas

Problemas con Etiquetas

Etiquetas que No Aparecen:

Contexto del Tablero - Asegúrate de estar trabajando en el tablero correcto
Verificación de Permisos - Verifica que el usuario tenga permisos de gestión de etiquetas
Actualización del Navegador - Recarga la página para ver las últimas actualizaciones de etiquetas
Problemas de Caché - Limpia la caché del navegador si las etiquetas no aparecen

Problemas de Aplicación de Etiquetas:

Acceso a Tareas - Verifica que el usuario pueda editar la tarea específica
Existencia de Etiqueta - Asegúrate de que la etiqueta exista en el tablero actual
Selección Múltiple - Verifica si la selección múltiple de etiquetas está funcionando correctamente

Problemas de Carga de Archivos

Fallos de Carga:

Límites de Tamaño de Archivo - Verifica si los archivos exceden restricciones de tamaño máximo
Restricciones de Tipo de Archivo - Verifica que los tipos de archivo estén soportados
Problemas de Red - Verifica la estabilidad de la conexión a internet
Compatibilidad del Navegador - Prueba un navegador diferente si las cargas fallan

Problemas de Acceso a Archivos:

Problemas de Permisos - Verifica que el usuario tenga acceso a la tarea y proyecto
Corrupción de Archivos - Vuelve a cargar archivos si aparecen corruptos
Problemas de Almacenamiento - Contacta soporte si ocurren problemas persistentes de almacenamiento

Problemas de Comentarios y Comunicación

Comentarios que No se Guardan:

Verificación de Permisos - Asegúrate de que el usuario pueda comentar en la tarea específica
Conectividad de Red - Verifica la estabilidad de la conexión a internet
Problemas del Navegador - Prueba actualizar la página o un navegador diferente
Longitud del Texto - Verifica que el comentario no exceda límites de longitud

Problemas de Notificaciones:

Configuración de Notificaciones - Verifica preferencias de notificación del usuario
Entrega de Email - Verifica direcciones de email y configuración de carpeta de spam
Problemas de Integración - Verifica configuración de integración de Slack/Telegram

Próximos Pasos

Ahora que entiendes las funciones avanzadas de tareas, estás listo para explorar:

Seguimiento de Actividad y Eventos - Inmersión profunda en el registro automático de actividad
Interfaz de Arrastrar y Soltar - Domina la interfaz visual y operaciones masivas
Gestión de Archivos y Medios - Organización y compartición avanzada de archivos
Colaboración del Equipo - Optimiza la coordinación y comunicación del equipo

Recuerda: Las funciones avanzadas de tareas transforman listas simples de tareas en sistemas integrales de gestión de trabajo. Dominar estas funciones - etiquetas, adjuntos, comentarios, eventos y seguimiento de tiempo - mejorará significativamente la productividad de tu equipo y la satisfacción del cliente.