Gestión de Columnas - Etapas del Flujo de Trabajo

Resumen

Las columnas son la columna vertebral de tu flujo de trabajo Kanban en los tableros de proyectos de Corcava. Representan las diferentes etapas por las que pasan las tareas desde la creación inicial hasta la finalización. Entender cómo crear, configurar y gestionar columnas de manera efectiva es esencial para construir flujos de trabajo que coincidan con los procesos reales de tu equipo y maximicen la productividad.

Las columnas proporcionan estructura, claridad y disparadores de automatización que mantienen tus proyectos organizados y avanzando eficientemente.

Fundamentos de Columnas

¿Qué son las Columnas?

Columnas son secciones verticales dentro de los tableros de proyectos que representan etapas específicas en tu flujo de trabajo. Cada columna:

Contiene Tareas - Mantiene tareas relacionadas en una etapa específica del flujo de trabajo
Representa Estado - Indica dónde están las tareas en tu proceso
Habilita Flujo - Las tareas se mueven de izquierda a derecha a través de tu flujo de trabajo
Dispara Acciones - Los cambios de columna pueden disparar automatizaciones y notificaciones
Proporciona Organización - Separación visual clara de las etapas de trabajo

Tipos y Estados de Columnas

Corcava proporciona tres tipos distintos de columnas para soportar diferentes necesidades de flujo de trabajo:

Columnas Estándar:

Etapas regulares del flujo de trabajo sin comportamiento especial
Las tareas se pueden crear, editar y mover libremente
Sin cambios automáticos de estado o disparadores especiales
Tipo más flexible para etapas generales del flujo de trabajo

Columnas "Por Hacer":

Punto de inicio designado para nuevas tareas
Solo se permite una columna "Por Hacer" por tablero
Sugerida automáticamente al crear nuevas tareas
Ayuda a establecer un punto de entrada consistente para tareas

Columnas "Completado":

Etapa de finalización designada para tareas terminadas
Solo se permite una columna "Completado" por tablero
Dispara automatizaciones y notificaciones de finalización
Marca tareas como completadas para propósitos de reportes

Beneficios Clave

✅ Claridad del Flujo de Trabajo - Representación visual clara de las etapas de trabajo
✅ Estandarización de Procesos - Flujo de trabajo consistente en equipo y proyectos
✅ Seguimiento de Progreso - Identificación fácil de cuellos de botella y tasas de finalización
✅ Disparadores de Automatización - Los movimientos de columna activan flujos de trabajo automatizados
✅ Coordinación del Equipo - Comprensión compartida del estado de tareas y próximos pasos
✅ Organización Flexible - Adaptable a cualquier proceso o metodología de equipo

Crear y Configurar Columnas

Proceso de Creación de Columnas

Agregar Nuevas Columnas:

Acceder a Creación de Columnas - Hacer clic en el botón "Agregar Columna" en el tablero
Ingresar Detalles de Columna:
- Nombre de Columna (requerido) - Nombre de etapa claro y descriptivo
- El nombre debe reflejar el trabajo real que se realiza en esta etapa
Configurar Tipo de Columna:
- Elegir entre tipo Estándar, "Por Hacer" o "Completado"
- Establecer comportamiento y disparadores apropiados de columna
Guardar y Posicionar - La columna se crea y posiciona al final del flujo de trabajo

Posicionamiento de Columnas:

Las nuevas columnas se agregan automáticamente al extremo derecho del tablero
Usar arrastrar y soltar para reordenar columnas para que coincidan con la secuencia de tu flujo de trabajo
El orden de las columnas debe reflejar la progresión lógica del trabajo

Opciones de Configuración de Columnas

Configuración Básica:

Nombre de Columna - Título descriptivo para la etapa del flujo de trabajo
Asignación de Equipo - Asignada automáticamente al equipo actual
Asociación de Tablero - Vinculada al tablero de proyecto específico

Estados de Columna:

Columna Estándar - Etapa regular del flujo de trabajo sin comportamiento especial
Estado "Por Hacer" - Marcar como columna de inicio designada (solo una por tablero)
Estado "Completado" - Marcar como columna de finalización (solo una por tablero)

Ordenamiento Automático:

A las columnas se les asignan números de orden secuencial
El orden determina la posición visual en el tablero
Arrastrar y soltar actualiza el orden automáticamente

Mejores Prácticas para Configuración de Columnas

✅ Coincidir con tu Proceso - Crear columnas que reflejen tu flujo de trabajo real
✅ Mantenerlo Simple - Comenzar con 3-5 columnas, agregar más según sea necesario
✅ Nombrado Claro - Usar nombres que todos en el equipo entiendan
✅ Flujo Lógico - Organizar columnas en la secuencia en que el trabajo realmente se mueve
✅ Definir "Completado" - Establecer claramente qué constituye la finalización
✅ Revisión Regular - Ajustar columnas a medida que tu proceso evoluciona

Tipos y Comportamientos de Columnas

Columnas Estándar

Propósito: Las columnas estándar representan etapas regulares del flujo de trabajo sin comportamiento especial del sistema. Proporcionan máxima flexibilidad para organizar el trabajo según tus necesidades específicas de proceso.

Características:

Sin Disparadores Especiales - Mover tareas dentro/fuera no dispara acciones automáticas
Uso Flexible - Puede representar cualquier etapa en tu flujo de trabajo
Cantidad Ilimitada - Crear tantas columnas estándar como sea necesario
Organización Personalizada - Nombrar y organizar según tu proceso

Ejemplos Comunes de Columnas Estándar:

En Progreso - Trabajo activo siendo realizado
Revisión - Trabajo pendiente de revisión o aprobación
Pruebas - Elementos siendo probados o validados
Comentarios del Cliente - Esperando entrada o aprobación del cliente
Bloqueado - Tareas esperando dependencias externas

Columnas "Por Hacer"

Propósito: La columna "Por Hacer" sirve como punto de entrada designado para nuevas tareas, proporcionando una ubicación de inicio consistente para todos los elementos de trabajo.

Comportamientos Especiales:

Límite de Columna Única - Solo se permite una columna "Por Hacer" por tablero
Ubicación Predeterminada de Tareas - Nuevas tareas sugeridas automáticamente para esta columna
Claridad del Punto de Entrada - Los miembros del equipo saben dónde comienza el nuevo trabajo
Consistencia del Flujo de Trabajo - Estandariza el proceso de creación de tareas

Configurar Columna "Por Hacer":

Elegir Columna Apropiada - Seleccionar la columna que representa trabajo listo para comenzar
Habilitar Estado "Por Hacer" - Marcar la opción "Establecer como por hacer" en configuración de columna
Aplicación del Sistema - Otras columnas pierden automáticamente el estado "Por Hacer"
Comunicación del Equipo - Informar al equipo de la columna de inicio designada

Mejores Prácticas de Columna "Por Hacer": ✅ Criterios Claros - Definir qué hace que una tarea esté lista para la columna "Por Hacer"
✅ Mantenimiento Regular - Mantener la columna "Por Hacer" organizada y priorizada
✅ Gestión de Tamaño - Evitar abrumar la columna "Por Hacer" con demasiadas tareas
✅ Indicación de Prioridad - Usar etiquetas u ordenamiento para mostrar prioridad de tareas

Columnas "Completado"

Propósito: La columna "Completado" representa trabajo completado y dispara comportamientos importantes del sistema relacionados con la finalización de tareas y reportes.

Comportamientos Especiales:

Límite de Columna Única - Solo se permite una columna "Completado" por tablero
Disparadores de Finalización - Mover tareas aquí dispara automatizaciones de finalización
Integración de Reportes - Las tareas en la columna "Completado" cuentan como completadas en reportes
Sistema de Notificaciones - Notificaciones de equipo y cliente enviadas cuando las tareas llegan a "Completado"
Preparación de Archivo - Las tareas en la columna "Completado" son candidatas para archivado

Automatizaciones de Finalización Disparadas:

Notificaciones del Equipo - Mensajes de Slack/Telegram sobre trabajo completado
Seguimiento de Tiempo - Detención automática del seguimiento de tiempo para la tarea
Actualizaciones del Cliente - Reportes de progreso mostrando entregables completados
Seguimiento de Hitos - Actualizaciones de porcentaje de finalización del proyecto
Preparación de Facturas - El trabajo completado se vuelve facturable

Configurar Columna "Completado":

Identificar Etapa de Finalización - Elegir columna que representa trabajo verdaderamente terminado
Habilitar Estado "Completado" - Marcar la opción "Establecer como completado" en configuración de columna
Configurar Automatizaciones - Configurar notificaciones y disparadores de finalización
Alineación del Equipo - Asegurar que el equipo esté de acuerdo en los criterios de finalización

Mejores Prácticas de Columna "Completado": ✅ Definición Clara - Establecer criterios específicos para el estado "completado"
✅ Estándares de Calidad - Asegurar que el trabajo cumpla con los requisitos de calidad antes de marcar como completado
✅ Alineación con Cliente - "Completado" debe coincidir con las expectativas del cliente de finalización
✅ Revisión Regular - Revisar y archivar periódicamente tareas completadas

Operaciones de Gestión de Columnas

Editar Configuración de Columnas

Renombrar Columnas:

Acceder al Menú de Columna - Hacer clic en el menú de tres puntos en el encabezado de la columna
Seleccionar "Renombrar" - Elegir opción de renombrar del menú desplegable
Editar Nombre de Columna - Hacer clic en el título de la columna para habilitar edición
Guardar Cambios - Presionar Enter o hacer clic fuera para guardar el nuevo nombre

Cambiar Estado de Columna:

Abrir Menú de Columna - Hacer clic en menú de tres puntos en el encabezado de la columna
Alternar Opciones de Estado:
- Marcar "Establecer como por hacer" para hacer esta la columna "Por Hacer"
- Marcar "Establecer como completado" para hacer esta la columna "Completado"
- Desmarcar ambas para comportamiento de columna estándar
Actualizaciones Automáticas - El sistema asegura que solo exista una columna "Por Hacer" y una "Completado"

Ordenamiento y Organización de Columnas

Reordenar Columnas:

Interfaz de Arrastrar y Soltar - Hacer clic y arrastrar encabezados de columnas para reordenar
Retroalimentación Visual - Elementos fantasma muestran dónde se colocará la columna
Guardado Automático - Nuevo orden guardado inmediatamente al soltar
Lógica de Flujo de Trabajo - Organizar columnas para que coincidan con la progresión real del trabajo

Mejores Prácticas de Organización de Columnas: ✅ Flujo de Izquierda a Derecha - Organizar columnas en orden de progresión del trabajo
✅ Secuencia Lógica - Cada columna debe seguir naturalmente a la anterior
✅ Entrada del Equipo - Involucrar al equipo en determinar el orden óptimo de columnas
✅ Mejora Iterativa - Ajustar orden basado en patrones de uso reales

Archivo y Restauración

Archivar Columnas:

Acceder al Menú de Columna - Hacer clic en menú de tres puntos en el encabezado de la columna
Seleccionar "Archivar" - Elegir opción de archivo del menú desplegable
Manejo de Tareas - El sistema maneja las tareas dentro de la columna archivada
Preservación de Datos - Todos los datos e historial de la columna preservados

Qué Sucede al Archivar:

✅ Columna removida de la vista activa del tablero
✅ Todas las tareas dentro de la columna preservadas
✅ Historial y configuración de la columna mantenidos
✅ Puede ser restaurada con todos los datos intactos

Restaurar Columnas Archivadas:

Acceder a Vista de Archivo - Navegar a la sección de archivo del tablero
Encontrar Columna Archivada - Localizar columna en la lista de archivos
Seleccionar "Restaurar" - Hacer clic en opción de restaurar para la columna
Disponibilidad Inmediata - La columna regresa al tablero activo con todos los datos

Gestión de Tareas Dentro de Columnas

Organización de Tareas

Ordenamiento de Tareas Dentro de Columnas:

Ordenamiento Manual - Arrastrar y soltar tareas para priorizar dentro de columnas
Numeración Automática - El sistema asigna números de orden para mantener secuencia
Prioridad Visual - Tareas de mayor prioridad típicamente colocadas en la parte superior de la columna
Arreglo Flexible - Reordenar tareas a medida que las prioridades y circunstancias cambian

Movimiento de Tareas Entre Columnas:

Interfaz de Arrastrar y Soltar - Mover tareas entre columnas arrastrando
Actualizaciones de Estado - El estado de la tarea se actualiza automáticamente basado en la columna
Seguimiento de Actividad - Todos los movimientos de tareas registrados en el historial de actividad
Disparadores de Automatización - Los cambios de columna pueden disparar flujos de trabajo automatizados

Capacidad y Rendimiento de Columnas

Gestionar Carga de Columnas:

Indicadores Visuales - Los encabezados de columnas muestran el conteo de tareas
Optimización de Rendimiento - Grandes números de tareas pueden ralentizar la carga del tablero
Mantenimiento Regular - Archivar o completar tareas para mantener el rendimiento
Distribución Equilibrada - Evitar concentrar demasiadas tareas en columnas individuales

Mejores Prácticas para Gestión de Tareas: ✅ Movimiento Regular - Mantener tareas fluyendo a través del flujo de trabajo
✅ Criterios Claros - Establecer cuándo las tareas deben moverse a la siguiente columna
✅ Comunicación del Equipo - Discutir bloqueadores y dependencias
✅ Gestión de Prioridad - Mantener tareas de alta prioridad visibles y accesibles

Automatización e Integración de Columnas

Disparadores de Automatización

Automatizaciones Basadas en Columnas: Los movimientos de columna sirven como poderosos disparadores para flujos de trabajo y notificaciones automatizados.

Tipos de Automatización Disponibles:

Automatizaciones de Movimiento de Tareas:

Actualizaciones de Estado - Actualizar automáticamente el estado de la tarea basado en la columna
Asignaciones de Usuario - Auto-asignar tareas cuando se mueven a columnas específicas
Seguimiento de Tiempo - Iniciar/detener seguimiento de tiempo basado en la colocación de columna
Actualizaciones de Fecha de Vencimiento - Ajustar plazos basado en la etapa del flujo de trabajo

Automatizaciones de Notificación:

Alertas del Equipo - Notificar a miembros del equipo de movimientos importantes de tareas
Actualizaciones del Cliente - Enviar actualizaciones de progreso cuando las tareas alcanzan hitos
Reportes del Gerente - Resúmenes automatizados de finalización de trabajo
Integración Slack/Telegram - Notificaciones en tiempo real a canales del equipo

Integración con Herramientas Externas

Integración con Slack:

Notificaciones de Movimiento de Columna - Alertas cuando las tareas se mueven a columnas importantes
Reportes de Progreso Diario - Resúmenes de actividad de columnas
Coordinación del Equipo - Las actualizaciones ayudan al equipo a mantenerse sincronizado
Enrutamiento de Canal Personalizado - Diferentes notificaciones a canales apropiados

Integración con Telegram:

Comandos de Bot - Gestionar tareas y columnas directamente desde Telegram
Notificaciones Instantáneas - Actualizaciones inmediatas sobre cambios de columna
Comunicación del Equipo - Actualizaciones de proyecto en chats del equipo
Alertas Personales - Notificaciones individuales para cambios relevantes

Soporte de Webhooks:

Integraciones Personalizadas - Conectar cambios de columna a sistemas externos
Disparadores API - Acciones automatizadas en herramientas de terceros
Sincronización de Datos - Mantener sistemas externos actualizados con el estado de columna

Patrones y Plantillas Comunes de Columnas

Flujo de Trabajo de Desarrollo

Tablero de Desarrollo de Software:

Backlog - Funcionalidades futuras y mejoras (Por Hacer)
En Progreso - Trabajo activo de desarrollo
Revisión de Código - Código completado pendiente de revisión
Pruebas - Funcionalidades siendo probadas y validadas
Staging - Funcionalidades desplegadas en entorno de staging
Completado - Funcionalidades completadas y desplegadas (Completado)

Campaña de Marketing

Tablero de Gestión de Campañas:

Ideas - Conceptos de campaña y lluvia de ideas (Por Hacer)
Planificación - Estrategia de campaña y preparación
Creación de Contenido - Escritura, diseño y desarrollo de recursos
Revisión y Aprobación - Aprobación del cliente o partes interesadas
Programado - Contenido listo para publicación
En Vivo - Campañas y contenido activos
Análisis - Revisión de rendimiento y optimización (Completado)

Servicios al Cliente

Tablero de Entrega de Servicios:

Solicitudes - Nuevas solicitudes y requisitos del cliente (Por Hacer)
Descubrimiento - Recopilación de requisitos y planificación
En Progreso - Trabajo activo y desarrollo
Revisión del Cliente - Ciclos de comentarios y revisiones
Aprobación Final - Proceso de aprobación del cliente
Entregado - Entregables completados (Completado)

Soporte y Mantenimiento

Tablero de Resolución de Problemas:

Reportado - Nuevos problemas y reportes de errores (Por Hacer)
Priorizado - Problemas evaluados y priorizados
En Progreso - Solución de problemas y corrección activa
Pruebas - Correcciones siendo probadas y validadas
Verificación del Cliente - Pruebas y aprobación del cliente
Resuelto - Problemas completamente resueltos (Completado)

Funciones Avanzadas de Columnas

Análisis y Reportes de Columnas

Métricas de Rendimiento:

Tasas de Flujo de Tareas - Qué tan rápido se mueven las tareas a través de las columnas
Identificación de Cuellos de Botella - Columnas donde las tareas se atascan
Tasas de Finalización - Porcentaje de tareas que llegan a la columna "Completado"
Tiempo en Etapa - Tiempo promedio que las tareas pasan en cada columna

Integración de Reportes:

Reportes de Progreso - Actualizaciones de estado del proyecto basadas en columnas
Reportes del Cliente - Progreso visual a través de etapas del flujo de trabajo
Rendimiento del Equipo - Métricas de productividad individual y del equipo
Análisis Histórico - Tendencias y patrones a lo largo del tiempo

Consistencia de Columnas Multi-Tablero

Estandarización Entre Tableros:

Nombrado Consistente - Usar nombres de columnas similares en tableros relacionados
Alineación de Procesos - Mantener patrones de flujo de trabajo similares
Capacitación del Equipo - Asegurar que el equipo entienda los propósitos de columnas entre tableros
Documentación - Mantener definiciones claras de los propósitos de columnas

Dependencias Entre Tableros:

Flujos de Trabajo Vinculados - Tareas que dependen de finalización en otros tableros
Lanzamientos Coordinados - Sincronizar finalización entre múltiples tableros
Compartir Recursos - Miembros del equipo trabajando en múltiples columnas de tableros
Reportes Unificados - Seguimiento de progreso en todos los tableros de proyectos

Solución de Problemas de Columnas

Problemas Comunes y Soluciones

Problemas de Ordenamiento de Columnas:

Problema: Columnas no en orden lógico del flujo de trabajo
Solución: Usar arrastrar y soltar para reordenar columnas para que coincidan con el flujo de trabajo real

Problemas de Columna "Por Hacer" o "Completado":

Problema: Múltiples columnas marcadas como "Por Hacer" o "Completado"
Solución: El sistema asegura automáticamente solo una de cada una; verificar configuración de columnas

Problemas de Movimiento de Tareas:

Problema: Tareas no se mueven entre columnas correctamente
Solución: Verificar compatibilidad del navegador, actualizar página, verificar permisos

Problemas de Rendimiento:

Problema: Tablero cargando lentamente con muchas tareas en columnas
Solución: Archivar tareas completadas, reducir conteo de tareas activas por columna

Problemas Relacionados con Permisos

No se Pueden Modificar Columnas:

Verificar Permisos de Rol - Asegurar que el usuario tiene derechos apropiados de modificación de tablero
Verificar Asignación de Proyecto - Confirmar que el usuario está asignado al proyecto
Membresía del Equipo - Verificar estado de membresía activa del equipo

Automatización No Funciona:

Revisar Configuración de Automatización - Verificar configuración de automatización
Verificar Conexiones de Integración - Asegurar que las conexiones de Slack/Telegram estén activas
Verificar Estado de Columna - Confirmar que las columnas estén correctamente marcadas como "Por Hacer" o "Completado"

Comenzando con la Configuración de Columnas

Guía de Inicio Rápido

Paso 1: Planificar tu Flujo de Trabajo

Mapear tu proceso de trabajo real
Identificar etapas clave donde el trabajo cambia de manos o estado
Determinar puntos de inicio y fin lógicos
Considerar dónde típicamente ocurren los cuellos de botella

Paso 2: Crear Columnas Básicas

Comenzar con 3-5 columnas esenciales
Crear columna "Por Hacer" para entrada de trabajo
Agregar 2-3 columnas de trabajo en progreso
Crear columna "Completado" para finalización

Paso 3: Configurar Tipos de Columnas

Marcar columna apropiada como "Por Hacer"
Marcar columna de finalización como "Completado"
Dejar columnas intermedias como tipo estándar
Probar movimiento de tareas entre columnas

Paso 4: Refinar y Optimizar

Usar el tablero para trabajo real
Identificar áreas donde se necesitan columnas adicionales
Eliminar o combinar columnas que no sean útiles
Ajustar orden de columnas basado en el flujo de trabajo real

Mejores Prácticas de Configuración de Columnas

✅ Comenzar Simple - Empezar con flujo de trabajo básico, agregar complejidad gradualmente
✅ Participación del Equipo - Incluir al equipo en decisiones de diseño de columnas
✅ Pruebas del Mundo Real - Usar columnas para trabajo real para validar diseño
✅ Revisión Regular - Evaluar y mejorar periódicamente la estructura de columnas
✅ Documentación - Mantener definiciones claras de lo que representa cada columna
✅ Capacitación - Asegurar que todos los miembros del equipo entiendan los propósitos de columnas y el flujo de trabajo

Próximos Pasos

Ahora que entiendes la gestión de columnas, estás listo para explorar:

Gestión de Tareas - Aprender creación avanzada de tareas, organización y colaboración
Colaboración del Equipo - Dominar coordinación del equipo dentro de flujos de trabajo
Configuración de Automatización - Configurar flujos de trabajo inteligentes y notificaciones
Reportes y Análisis - Rastrear progreso y rendimiento a través de columnas

Recuerda: Las columnas bien diseñadas son la base de flujos de trabajo eficientes. Tómate el tiempo para crear estructuras de columnas que realmente reflejen cómo trabaja tu equipo, y no tengas miedo de ajustarlas a medida que tus procesos evolucionan y mejoran.