Fundamentos de Gestión de Proyectos

Resumen

Los proyectos son la base del sistema de organización de trabajo de Corcava. Cada pieza de trabajo, desde tareas simples hasta campañas complejas, se organiza dentro de proyectos que se conectan con tus clientes, miembros del equipo y procesos empresariales. Entender cómo funcionan los proyectos es esencial para maximizar la productividad de tu equipo y mantener relaciones claras con los clientes.

Resumen de Proyectos

¿Qué es un Proyecto?

Un Proyecto en Corcava es un contenedor que organiza todo el trabajo relacionado con un compromiso específico de cliente, iniciativa interna u objetivo empresarial. Los proyectos sirven como el centro central que conecta:

Relaciones con clientes - Vincular trabajo directamente con tus clientes
Colaboración del equipo - Asignar miembros del equipo y gestionar acceso
Organización del trabajo - Contener tableros, tareas y actividades
Seguimiento de tiempo - Capturar horas facturables y no facturables
Gestión financiera - Rastrear presupuestos y generar facturas

Propiedades Principales del Proyecto

Cada proyecto incluye estos elementos esenciales:

Información Requerida:

Nombre del Proyecto - Título claro y descriptivo (hasta 255 caracteres)
Asignación de Equipo - Asignado automáticamente a tu equipo actual
Propietario del Proyecto - El usuario que creó el proyecto (tú)

Información Opcional:

Descripción - Resumen detallado del proyecto (hasta 5,000 caracteres)
Asociación de Cliente - Vincular a un cliente específico (se puede cambiar más tarde)
Estado Facturable - Si el seguimiento de tiempo debe ser facturable por defecto
Miembros del Equipo - Usuarios específicos asignados para trabajar en este proyecto

Beneficios del Proyecto

✅ Organización Centralizada - Todo el trabajo relacionado con el proyecto en un solo lugar
✅ Transparencia con Clientes - Conexión clara entre trabajo y clientes
✅ Coordinación del Equipo - Acceso controlado y colaboración
✅ Seguimiento de Tiempo - Captura automática de tiempo para facturación
✅ Visibilidad de Progreso - Resumen claro del estado del proyecto
✅ Registros Históricos - Documentación completa del ciclo de vida del proyecto

Jerarquía de Proyectos

Entender cómo los proyectos encajan en la estructura organizacional de Corcava te ayuda a trabajar más efectivamente y mantener relaciones claras entre diferentes elementos.

Estructura Organizacional

Equipo (Organización)
├── Clientes
│   ├── Contactos
│   └── Proyectos ← Conectados a clientes específicos
└── Proyectos ← Pueden existir sin asignación de cliente
    ├── Tableros de Proyectos (tableros Kanban)
    │   ├── Columnas (etapas del flujo de trabajo)
    │   └── Tareas (elementos de trabajo individuales)
    ├── Intervalos de Tiempo (trabajo rastreado)
    ├── Tarifas de Facturación (tarifas de facturación de clientes)
    └── Miembros del Equipo (usuarios asignados)

Relaciones Clave

Nivel de Equipo:

Todos los proyectos pertenecen a tu equipo/organización
La configuración del equipo controla la visibilidad y permisos del proyecto
Los miembros del equipo pueden ser asignados a múltiples proyectos

Conexiones con Clientes:

Los proyectos pueden estar vinculados a clientes específicos (opcional)
La asociación con clientes habilita facturación e invoicing automáticos
Múltiples proyectos pueden servir al mismo cliente
Los proyectos pueden existir sin asignación de cliente (proyectos internos)

Asignaciones de Usuario:

Los propietarios de proyectos tienen control total sobre sus proyectos
Los miembros del equipo pueden ser asignados a proyectos específicos
Los roles de usuario determinan qué acciones son posibles dentro de los proyectos
Los permisos pueden ser personalizados por proyecto

Organización del Trabajo:

Cada proyecto puede contener múltiples tableros (diferentes flujos de trabajo)
Los tableros contienen columnas que representan etapas del flujo de trabajo
Las tareas son los elementos de trabajo individuales dentro de las columnas
El seguimiento de tiempo ocurre a nivel de tarea y proyecto

Ciclo de Vida del Proyecto

Los proyectos en Corcava siguen un ciclo de vida completo que soporta tanto trabajo activo como mantenimiento de registros a largo plazo.

1. Creación del Proyecto

Crear un Nuevo Proyecto:

Navegar a Proyectos - Ir a la sección principal de Proyectos
Hacer Clic en "Crear Proyecto" - Iniciar el proceso de creación del proyecto
Ingresar Detalles del Proyecto:
- Nombre (requerido) - Elegir un nombre claro y descriptivo
- Descripción (opcional) - Agregar resumen y objetivos del proyecto
- Cliente (opcional) - Seleccionar de tus clientes existentes
- Estado Facturable (opcional) - Establecer comportamiento de facturación por defecto
Asignar Miembros del Equipo (opcional) - Agregar usuarios que trabajarán en este proyecto
Guardar Proyecto - Crear el proyecto y comenzar a organizar el trabajo

Configuración Automática:

El propietario del proyecto se establece automáticamente al creador
La asignación del equipo ocurre automáticamente
Los permisos básicos se configuran basados en roles de usuario
El proyecto está inmediatamente disponible para creación de tableros y tareas

2. Gestión Activa del Proyecto

Durante el Trabajo Activo:

Creación de Tableros:

Crear tableros Kanban para organizar diferentes flujos de trabajo
Configurar columnas que coincidan con el proceso de tu equipo
Configurar ajustes y permisos específicos del tablero

Colaboración del Equipo:

Agregar o eliminar miembros del equipo según sea necesario
Asignar usuarios específicos a tareas y actividades
Gestionar permisos y niveles de acceso

Organización del Trabajo:

Crear y gestionar tareas dentro de tableros
Rastrear tiempo dedicado a actividades del proyecto
Cargar archivos y mantener documentación del proyecto
Monitorear progreso y tasas de finalización

Comunicación con Clientes:

Compartir progreso del proyecto a través del portal del cliente
Generar reportes y actualizaciones de estado
Mantener transparencia con seguimiento automático de actividad

3. Finalización del Proyecto

Finalizar un Proyecto:

Cuando el trabajo del proyecto está completo, tienes varias opciones:

Mantener Activo:

Dejar el proyecto activo para mantenimiento continuo
Continuar seguimiento de tiempo para actividades de soporte
Mantener acceso del cliente a través del portal

Archivar Proyecto:

Mover proyecto a estado archivado
Preservar todos los datos e historial
Eliminar de listas de proyectos activos
Mantener capacidad de restaurar si es necesario

4. Gestión de Archivos

Proyectos Archivados:

El archivado proporciona organización limpia mientras preserva datos importantes:

Qué Sucede al Archivar:

✅ Proyecto removido de listas activas
✅ Todos los datos preservados (tareas, tiempo, archivos, comentarios)
✅ Reportes históricos permanecen disponibles
✅ Acceso del portal del cliente se mantiene
✅ Seguimiento de tiempo deshabilitado
✅ No se pueden crear nuevas tareas

Beneficios del Archivo:

Limpiar listas de proyectos activos
Mantener organización profesional
Preservar historial completo del proyecto
Habilitar restauración fácil si es necesario

Proceso de Restauración:

Navegar a Archivos de Proyectos
Encontrar el proyecto archivado
Hacer clic en "Restaurar" para volver a estado activo
Toda la funcionalidad regresa inmediatamente

Permisos de Proyecto y Control de Acceso

El sistema de permisos basado en roles de Corcava asegura que los miembros del equipo tengan acceso apropiado a los proyectos mientras mantiene seguridad y organización.

Roles de Usuario y Acceso al Proyecto

Superadmin

✅ Acceso completo a todos los proyectos
✅ Puede crear, editar, eliminar cualquier proyecto
✅ Puede asignar usuarios a cualquier proyecto
✅ Puede modificar permisos del proyecto
✅ Acceso a todos los datos y reportes del proyecto

Gerente de Organización

✅ Acceso completo a todos los proyectos del equipo
✅ Puede crear y gestionar proyectos
✅ Puede asignar miembros del equipo a proyectos
✅ Puede archivar y restaurar proyectos
✅ Acceso a reportes integrales del proyecto

Gerente de Ventas

✅ Puede ver y gestionar proyectos asignados
✅ Puede crear proyectos para sus clientes
✅ Puede asignar miembros del equipo a sus proyectos
✅ Limitado a proyectos que posee o están asignados
✅ Puede generar reportes y actualizaciones para clientes

Representante de Ventas

✅ Puede crear proyectos para sus clientes
✅ Puede gestionar proyectos que posee
✅ Acceso limitado solo a proyectos asignados
✅ Puede colaborar en proyectos compartidos
✅ Puede rastrear tiempo y crear tareas

Visualizador de Proyecto (Usuarios Cliente)

✅ Puede ver proyectos asignados a través del portal del cliente
✅ Puede ver progreso del proyecto y trabajo completado
✅ Puede acceder a reportes de tiempo e facturas
✅ Puede participar en chat/comunicación del proyecto
❌ No puede crear o modificar proyectos
❌ No puede acceder a herramientas internas de gestión de proyectos

Usuario Regular

✅ Puede ver y trabajar en proyectos asignados
✅ Puede crear tareas y rastrear tiempo
✅ Puede colaborar dentro de proyectos asignados
❌ No puede crear nuevos proyectos
❌ No puede asignar otros usuarios a proyectos

Niveles de Permisos

Permisos a Nivel de Proyecto:

Control Total:

Crear, editar y eliminar proyectos
Gestionar configuración y ajustes del proyecto
Asignar y eliminar miembros del equipo
Archivar y restaurar proyectos
Acceder a todos los datos y reportes del proyecto

Acceso de Colaboración:

Ver proyectos asignados
Crear y gestionar tareas dentro de proyectos
Rastrear tiempo y agregar notas del proyecto
Cargar archivos y participar en discusiones
Generar reportes básicos de progreso

Acceso Solo Lectura:

Ver información y progreso del proyecto
Ver trabajo completado y reportes de tiempo
Acceder a archivos compartidos y documentación
Participar en comunicación del proyecto
No puede modificar estructura o configuración del proyecto

Gestionar Acceso al Proyecto

Asignar Usuarios a Proyectos:

Abrir Configuración del Proyecto - Navegar al proyecto específico
Acceder a Gestión de Usuarios - Encontrar la sección de asignación de equipo/usuarios
Agregar Miembros del Equipo:
- Seleccionar usuarios de tu equipo
- Elegir su rol/nivel de permisos
- Establecer derechos de acceso específicos del proyecto
Configurar Permisos:
- Determinar qué acciones pueden realizar los usuarios
- Establecer niveles de visibilidad para información del proyecto
- Configurar acceso del portal del cliente si es aplicable
Guardar Cambios - Aplicar las nuevas asignaciones de usuarios

Mejores Prácticas para Permisos de Proyecto:

✅ Principio de Menor Privilegio - Dar a los usuarios solo el acceso que necesitan
✅ Revisión Regular - Auditar periódicamente el acceso al proyecto y eliminar permisos innecesarios
✅ Definición Clara de Roles - Asegurar que los miembros del equipo entiendan sus responsabilidades del proyecto
✅ Separación de Clientes - Mantener proyectos de clientes separados y seguros
✅ Documentación - Mantener registros de quién tiene acceso a qué proyectos

Consideraciones de Seguridad

Protección de Datos:

Todos los datos del proyecto están encriptados y seguros
El acceso de usuario está registrado y es auditable
La información del cliente está protegida y aislada
Las cargas de archivos se escanean y aseguran
Las copias de seguridad regulares aseguran la preservación de datos

Control de Acceso:

Autenticación multi-factor disponible para seguridad mejorada
La gestión de sesiones previene acceso no autorizado
Los permisos basados en roles previenen escalación de privilegios
El aislamiento del equipo asegura separación de datos
Las actualizaciones de seguridad regulares mantienen la protección

Comenzando con tu Primer Proyecto

Guía de Inicio Rápido

Paso 1: Crear tu Proyecto

Ir a Proyectos → Crear Proyecto
Ingresar un nombre descriptivo del proyecto
Agregar una breve descripción del trabajo
Seleccionar el cliente (si es aplicable)
Establecer estado facturable si se necesita seguimiento de tiempo

Paso 2: Configurar tu Equipo

Agregar miembros del equipo que trabajarán en este proyecto
Asignar roles y permisos apropiados
Comunicar objetivos y expectativas del proyecto

Paso 3: Organizar el Trabajo

Crear tu primer tablero de proyecto
Configurar columnas que coincidan con tu flujo de trabajo
Comenzar a crear tareas para el trabajo a realizar

Paso 4: Comenzar Colaboración

Asignar tareas a miembros del equipo
Comenzar a rastrear tiempo en actividades del proyecto
Usar comentarios y compartición de archivos para colaboración

Patrones Comunes de Proyectos

Proyectos de Trabajo con Clientes:

Vincular a cliente específico para facturación
Habilitar seguimiento de tiempo para facturación precisa
Configurar acceso del portal del cliente para transparencia
Crear tableros que coincidan con entregables del cliente

Proyectos Internos:

No se necesita asignación de cliente
Enfocarse en colaboración del equipo y gestión de tareas
Usar para iniciativas de la empresa, capacitación o desarrollo
Rastrear tiempo para análisis de costos internos

Proyectos de Campaña:

Organizar por fases de campaña o entregables
Múltiples tableros para diferentes aspectos de la campaña
Asignaciones de equipo basadas en áreas de experiencia
Seguimiento de tiempo para análisis de ROI de campaña

Próximos Pasos

Ahora que entiendes los fundamentos de proyectos, estás listo para explorar:

Tableros de Proyectos - Aprender cómo crear y gestionar tableros Kanban
Gestión de Tareas - Descubrir organización avanzada de tareas y colaboración
Colaboración del Equipo - Dominar coordinación y comunicación del equipo
Integración de Seguimiento de Tiempo - Conectar trabajo del proyecto con facturación precisa

Recuerda: Los proyectos son la base de todo lo que haces en Corcava. Tomarse el tiempo para configurarlos correctamente dará dividendos en organización, eficiencia y satisfacción del cliente a lo largo del ciclo de vida de tu proyecto.