Fondamentaux de la gestion de projets

Vue d'ensemble

Les projets sont la base du système d'organisation du travail de Corcava. Chaque travail, des tâches simples aux campagnes complexes, est organisé dans des projets reliés à vos clients, membres d'équipe et processus métier. Comprendre le fonctionnement des projets est essentiel pour maximiser la productivité de l'équipe et maintenir des relations clients claires.

Aperçu des projets

Qu'est-ce qu'un projet ?

Un projet dans Corcava est un conteneur qui organise tout le travail lié à un engagement client, une initiative interne ou un objectif métier. Les projets servent de hub central qui relie :

Les relations clients — Lier le travail directement à vos clients
La collaboration d'équipe — Affecter les membres et gérer les accès
L'organisation du travail — Tableaux, tâches et activités
Le suivi du temps — Saisir les heures facturables et non facturables
La gestion financière — Suivre les budgets et générer les factures

Propriétés principales d'un projet

Chaque projet inclut ces éléments essentiels :

Informations obligatoires :

Nom du projet — Titre clair et descriptif (jusqu'à 255 caractères)
Équipe — Affectation automatique à votre équipe actuelle
Responsable du projet — L'utilisateur qui a créé le projet (vous)

Informations optionnelles :

Description — Aperçu détaillé du projet (jusqu'à 5 000 caractères)
Client associé — Lien vers un client (modifiable ultérieurement)
Facturable — Si le suivi du temps est facturable par défaut
Membres de l'équipe — Utilisateurs affectés au projet

Bénéfices des projets

✅ Organisation centralisée — Tout le travail du projet au même endroit
✅ Transparence client — Lien clair entre le travail et les clients
✅ Coordination d'équipe — Accès et collaboration maîtrisés
✅ Suivi du temps — Saisie automatique pour la facturation
✅ Visibilité de l'avancement — Aperçu clair du statut du projet
✅ Historique — Documentation complète du cycle de vie du projet

Hiérarchie des projets

Comprendre comment les projets s'insèrent dans la structure organisationnelle de Corcava permet de travailler plus efficacement et de maintenir des relations claires entre les éléments.

Structure organisationnelle

Team (Organization)
├── Clients
│   ├── Contacts
│   └── Projects ← Connected to specific clients
└── Projects ← Can exist without client assignment
    ├── Project Boards (Kanban boards)
    │   ├── Columns (workflow stages)
    │   └── Tasks (individual work items)
    ├── Time Intervals (tracked work)
    ├── Bill Rates (client billing rates)
    └── Team Members (assigned users)

Relations clés

Niveau équipe :

Tous les projets appartiennent à votre équipe ou organisation
Les paramètres d'équipe contrôlent la visibilité et les permissions des projets
Les membres peuvent être affectés à plusieurs projets

Liens clients :

Les projets peuvent être liés à des clients (optionnel)
L'association client permet la facturation et les factures automatiques
Plusieurs projets peuvent concerner le même client
Les projets peuvent exister sans client (projets internes)

Affectation des utilisateurs :

Les responsables de projet ont le contrôle total sur leurs projets
Les membres peuvent être affectés à des projets précis
Les rôles déterminent les actions possibles dans les projets
Les permissions peuvent être personnalisées par projet

Organisation du travail :

Chaque projet peut contenir plusieurs tableaux (workflows différents)
Les tableaux contiennent des colonnes (étapes du workflow)
Les tâches sont les éléments de travail dans les colonnes
Le suivi du temps se fait au niveau tâche et projet

Cycle de vie des projets

Les projets dans Corcava suivent un cycle de vie complet qui couvre le travail en cours et l'archivage à long terme.

1. Création du projet

Créer un nouveau projet :

Aller dans Projets — Ouvrir la section Projets
Cliquer sur « Créer un projet » — Démarrer la création
Renseigner les détails :
- Nom (obligatoire) — Choisir un nom clair et descriptif
- Description (optionnel) — Aperçu et objectifs du projet
- Client (optionnel) — Sélectionner parmi vos clients
- Facturable (optionnel) — Comportement de facturation par défaut
Affecter des membres (optionnel) — Ajouter les utilisateurs qui travailleront sur le projet
Enregistrer — Créer le projet et commencer à organiser le travail

Configuration automatique :

Le responsable du projet est défini comme créateur
L'affectation à l'équipe est automatique
Les permissions de base dépendent des rôles
Le projet est immédiatement disponible pour les tableaux et les tâches

2. Gestion active du projet

Pendant le travail actif :

Création de tableaux :

Créer des tableaux Kanban pour organiser les différents workflows
Configurer des colonnes qui correspondent au processus de votre équipe
Définir les paramètres et permissions par tableau

Collaboration d'équipe :

Ajouter ou retirer des membres selon les besoins
Affecter des utilisateurs aux tâches et activités
Gérer les permissions et niveaux d'accès

Organisation du travail :

Créer et gérer les tâches dans les tableaux
Suivre le temps passé sur les activités du projet
Téléverser des fichiers et tenir la documentation du projet
Suivre l'avancement et les taux de réalisation

Communication client :

Partager l'avancement via le portail client
Générer des rapports et mises à jour de statut
Maintenir la transparence avec le suivi automatique des activités

3. Clôture du projet

Finaliser un projet :

Quand le travail du projet est terminé, vous avez plusieurs options :

Garder actif :

Laisser le projet actif pour la maintenance
Continuer le suivi du temps pour le support
Maintenir l'accès client via le portail

Archiver le projet :

Passer le projet en statut archivé
Conserver toutes les données et l'historique
Retirer des listes de projets actifs
Conserver la possibilité de restaurer si besoin

4. Gestion des archives

Projets archivés :

L'archivage permet une organisation claire tout en conservant les données importantes :

Ce qui se passe à l'archivage :

✅ Projet retiré des listes actives
✅ Toutes les données conservées (tâches, temps, fichiers, commentaires)
✅ Les rapports historiques restent disponibles
✅ L'accès au portail client est maintenu
✅ Le suivi du temps est désactivé
✅ Aucune nouvelle tâche ne peut être créée

Avantages de l'archivage :

Alléger les listes de projets actifs
Maintenir une organisation professionnelle
Conserver l'historique complet du projet
Permettre une restauration facile si besoin

Processus de restauration :

Aller dans les Archives de projets
Trouver le projet archivé
Cliquer sur « Restaurer » pour le repasser en actif
Toutes les fonctionnalités sont à nouveau disponibles

Permissions et contrôle d'accès des projets

Le système de permissions par rôle de Corcava garantit un accès adapté aux projets tout en maintenant la sécurité et l'organisation.

Rôles utilisateur et accès aux projets

Superadmin

✅ Accès complet à tous les projets
✅ Peut créer, modifier, supprimer tout projet
✅ Peut affecter des utilisateurs à tout projet
✅ Peut modifier les permissions des projets
✅ Accès à toutes les données et rapports des projets

Responsable d'organisation

✅ Accès complet à tous les projets de l'équipe
✅ Peut créer et gérer les projets
✅ Peut affecter les membres aux projets
✅ Peut archiver et restaurer les projets
✅ Accès aux rapports projet complets

Responsable commercial

✅ Peut voir et gérer les projets qui lui sont affectés
✅ Peut créer des projets pour ses clients
✅ Peut affecter des membres à ses projets
✅ Limité aux projets dont il est responsable ou affecté
✅ Peut générer des rapports et mises à jour client

Commercial

✅ Peut créer des projets pour ses clients
✅ Peut gérer les projets dont il est responsable
✅ Accès limité aux projets affectés uniquement
✅ Peut collaborer sur les projets partagés
✅ Peut suivre le temps et créer des tâches

Lecteur projet (utilisateurs client)

✅ Peut voir les projets affectés via le portail client
✅ Peut voir l'avancement et le travail réalisé
✅ Peut accéder aux rapports de temps et factures
✅ Peut participer au chat / communication du projet
❌ Ne peut pas créer ni modifier les projets
❌ N'a pas accès aux outils internes de gestion de projet

Utilisateur standard

✅ Peut voir et travailler sur les projets affectés
✅ Peut créer des tâches et suivre le temps
✅ Peut collaborer dans les projets affectés
❌ Ne peut pas créer de nouveaux projets
❌ Ne peut pas affecter d'autres utilisateurs aux projets

Niveaux de permission

Permissions au niveau projet :

Contrôle total :

Créer, modifier et supprimer des projets
Gérer les paramètres et la configuration des projets
Affecter et retirer des membres
Archiver et restaurer des projets
Accéder à toutes les données et rapports des projets

Accès collaboration :

Voir les projets affectés
Créer et gérer les tâches dans les projets
Suivre le temps et ajouter des notes au projet
Téléverser des fichiers et participer aux discussions
Générer des rapports d'avancement de base

Accès lecture seule :

Voir les informations et l'avancement du projet
Voir le travail réalisé et les rapports de temps
Accéder aux fichiers et documentation partagés
Participer à la communication du projet
Ne peut pas modifier la structure ou les paramètres du projet

Gérer l'accès aux projets

Affecter des utilisateurs aux projets :

Ouvrir les paramètres du projet — Aller au projet concerné
Accéder à la gestion des utilisateurs — Trouver la section affectation équipe/utilisateurs
Ajouter des membres :
- Sélectionner les utilisateurs de votre équipe
- Choisir leur rôle ou niveau de permission
- Définir les droits d'accès spécifiques au projet
Configurer les permissions :
- Définir les actions que les utilisateurs peuvent effectuer
- Définir les niveaux de visibilité des informations du projet
- Configurer l'accès au portail client si besoin
Enregistrer — Appliquer les nouvelles affectations

Bonnes pratiques pour les permissions projet :

✅ Principe du moindre privilège — Donner uniquement l'accès nécessaire
✅ Revue régulière — Contrôler périodiquement les accès et retirer les permissions inutiles
✅ Définition claire des rôles — S'assurer que chacun comprend ses responsabilités sur les projets
✅ Séparation des clients — Garder les projets clients distincts et sécurisés
✅ Documentation — Tenir à jour qui a accès à quels projets

Sécurité

Protection des données :

Toutes les données des projets sont chiffrées et sécurisées
L'accès utilisateur est enregistré et auditable
Les informations client sont protégées et isolées
Les téléversements de fichiers sont analysés et sécurisés
Des sauvegardes régulières assurent la conservation des données

Contrôle d'accès :

Authentification multi-facteurs disponible pour renforcer la sécurité
La gestion des sessions limite les accès non autorisés
Les permissions par rôle limitent l'élévation de privilèges
L'isolation des équipes assure la séparation des données
Les mises à jour de sécurité maintiennent la protection

Démarrer avec votre premier projet

Guide de démarrage rapide

Étape 1 : Créer votre projet

Aller dans Projets → Créer un projet
Saisir un nom de projet descriptif
Ajouter une brève description du travail
Sélectionner le client (si applicable)
Définir le statut facturable si le suivi du temps est nécessaire

Étape 2 : Constituer votre équipe

Ajouter les membres qui travailleront sur ce projet
Attribuer les rôles et permissions adaptés
Communiquer les objectifs et attentes du projet

Étape 3 : Organiser le travail

Créer votre premier tableau de projet
Configurer des colonnes qui correspondent à votre workflow
Commencer à créer les tâches à réaliser

Étape 4 : Lancer la collaboration

Affecter les tâches aux membres
Démarrer le suivi du temps sur les activités du projet
Utiliser les commentaires et le partage de fichiers pour collaborer

Modèles de projets courants

Projets client :

Lier à un client pour la facturation
Activer le suivi du temps pour une facturation précise
Configurer l'accès au portail client pour la transparence
Créer des tableaux qui correspondent aux livrables client

Projets internes :

Aucune association client nécessaire
Se concentrer sur la collaboration et la gestion des tâches
Utiliser pour les initiatives, formations ou développements de l'entreprise
Suivre le temps pour l'analyse des coûts internes

Projets campagne :

Organiser par phase ou livrable de campagne
Plusieurs tableaux pour les différents aspects de la campagne
Affectations d'équipe selon les domaines d'expertise
Suivi du temps pour l'analyse du ROI de la campagne

Suite

Maintenant que vous connaissez les fondamentaux des projets, vous pouvez explorer :

Tableaux de projet — Apprendre à créer et gérer des tableaux Kanban
Gestion des tâches — Découvrir l'organisation avancée des tâches et la collaboration
Collaboration d'équipe — Maîtriser la coordination et la communication d'équipe
Intégration suivi du temps — Relier le travail projet à une facturation précise

À retenir : Les projets sont la base de tout ce que vous faites dans Corcava. Les configurer correctement améliore l'organisation, l'efficacité et la satisfaction client tout au long du cycle de vie du projet.