Prévention des doublons : éviter les doubles soumissions et conflits
Rien ne tue la crédibilité d'équipe plus vite que deux personnes qui soumettent sur le même projet. Ce guide explique comment éviter les doublons avant qu'ils arrivent et les gérer quand ils passent entre les mailles.
Pourquoi les doublons font mal
- Le client voit deux propositions de la même entreprise = peu professionnel
- Conflit interne sur qui « possède » le lead
- Effort et connects/crédits gaspillés
- Le reporting est faussé (même opportunité comptée deux fois)
Signaux d'alerte de doublons
Formez votre équipe à vérifier ces points avant de créer une nouvelle fiche :
Même URL d'offre
L'indicateur le plus clair. Toujours rechercher par URL d'abord.
Même nom d'entreprise
Attention aux variantes : « TechCo », « TechCo Inc », « TechCo LLC »
Même contact
Des projets différents du même client doivent être signalés
Description de projet similaire
Les clients republient parfois des offres avec de légères modifications
Champs qui aident à détecter les doublons
Rendez ces champs obligatoires ou fortement recommandés :
URL offre / projet
Identifiant unique pour les opportunités plateforme. Le rendre obligatoire.
Nom de l'entreprise
Format standardisé. Nom officiel, pas d'abréviations.
Email / identifiant contact
Email froid : adresse email. Plateformes : identifiant client.
ID projet plateforme
ID offre Upwork, numéro projet Freelancer, etc.
Politique de responsabilité
Des règles claires évitent les litiges. Adoptez cette politique :
Règles premier contact = responsable
Règle 1 : Premier à enregistrer gagne
Qui crée la fiche en premier en est responsable. Aucune exception. Cela incite à enregistrer vite.
Règle 2 : Vérifier avant de créer
Rechercher par URL et nom d'entreprise avant de créer. En cas de doute, demander dans le chat d'équipe.
Règle 3 : Délai de grâce 24 h
Si vous trouvez une opportunité mais ne pouvez pas soumettre tout de suite, vous avez 24 h pour soumettre. Après, c'est ouvert.
Règle 4 : Offres republiées = nouvelles
Si un client ferme et republie une offre, c'est une nouvelle opportunité. L'ancien responsable a la priorité pendant 24 h.
Que faire quand des doublons sont découverts
Quand des doublons passent entre les mailles, les résoudre rapidement :
Protocole de fusion
Identifier la fiche principale
En général celle avec plus d'historique ou plus avancée dans le pipeline
Copier les notes utiles du doublon
Ne pas perdre le contexte—fusionner les notes dans la fiche principale
Décider du responsable
Le responsable premier contact garde la fiche, sauf accord de transfert
Marquer le doublon « Doublon - Fusionné »
Ne pas supprimer—marquer comme résultat doublon pour pouvoir auditer plus tard
Prévenir les deux parties
Message rapide : « Fusionné X dans Y, [Nom] en est maintenant responsable »
Règles d'équipe (à copier)
Partagez ceci avec votre équipe comme politique de prévention des doublons :
Politique de prévention des doublons
Avant de créer une nouvelle opportunité :
- Rechercher par URL d'offre / lien projet
- Rechercher par nom d'entreprise
- Rechercher par nom/email du contact
- En cas de correspondance, NE PAS créer de nouvelle fiche
Règles de responsabilité :
- Premier à enregistrer en est responsable
- Délai de 24 h pour soumettre l'offre après enregistrement
- Pas de soumission sur une opportunité déjà enregistrée par un autre
Si vous trouvez un doublon :
- Prévenir l'autre responsable immédiatement
- Se mettre d'accord sur la fiche à garder
- Fusionner les notes, marquer le doublon « Doublon - Fusionné »
Checklist avant soumission
Faire parcourir cette checklist aux commerciaux avant chaque soumission :
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