Migrationsleitfaden: Von Pipedrive zu Corcava (CSV, Deduplizierung, Feldzuordnung)

Der Wechsel von einem CRM zum anderen wirkt abschreckend. Sie haben Monate oder Jahre in Kontaktdatenbank, Deals und Pipeline investiert. Der Gedanke, Daten zu verlieren oder wochenlang alles manuell neu einzugeben, lähmt.

In der Praxis: Mit Planung und den richtigen Schritten können Sie in 2–4 Tagen von Pipedrive zu Corcava wechseln – ohne einen einzigen Kontakt, Deal oder Datensatz zu verlieren.

Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch: Pipedrive-Daten exportieren, CSV-Dateien bereinigen und vorbereiten, Felder korrekt zuordnen, ohne Duplikate importieren und die Datenintegrität prüfen. Dazu gibt es CSV-Mapping-Vorlagen, die den Prozess beschleunigen.

Warum Unternehmen von Pipedrive wechseln

Bevor wir das „Wie“ angehen: das „Warum“. Die Gründe für eine Migration helfen bei der Vorbereitung.

Die Integrationslücke

Stärke von Pipedrive: Sehr gutes CRM und Deal-Management

Einschränkung: Nur CRM – für den Rest brauchen Sie separate Tools:

• Projektmanagement (→ Asana oder ClickUp)
• Zeiterfassung (→ Harvest oder Toggl)
• Rechnungen (→ FreshBooks oder QuickBooks)
• Team-Kommunikation (→ Slack)
• Kundenportal (→ selbst bauen oder Drittanbieter)

Kosten:

Pipedrive Professional: 14 $/Nutzer/Monat
+ Asana Premium: 10 $/Nutzer/Monat
+ Harvest: 12 $/Nutzer/Monat
+ FreshBooks: 13 $/Nutzer/Monat
+ Slack Pro: 7,25 $/Nutzer/Monat
==========================================
Gesamt: 56,25 $/Nutzer/Monat

10-Nutzer-Team: 6.750 $/Jahr

vs.

Corcava (alles inklusive): 9 $/Nutzer/Monat
10-Nutzer-Team: 1.080 $/Jahr

Ersparnis: 5.670 $/Jahr

Der Workflow-Bruch

Workflow mit Pipedrive:

1. Deal in Pipedrive gewinnen
2. Zu Asana wechseln, Projekt anlegen
3. Kundeninfos manuell neu anlegen
4. Zu Harvest wechseln, Zeiterfassung einrichten
5. Zu FreshBooks wechseln, Kunde für Rechnungen anlegen
6. Hoffen, dass alles synchron bleibt

Workflow mit Corcava:

1. Deal im CRM gewinnen
2. Deal in Projekt umwandeln (ein Klick)
3. Kundeninfos sind bereits da
4. Zeiterfassung automatisch verfügbar
5. Rechnung aus erfasster Zeit erzeugen
6. Alles nativ synchron

Das Daten-Silo-Problem

Wenn Ihre Daten in 5 verschiedenen Tools liegen:

• Kundenadressen im CRM aktualisiert, in der Buchhaltung veraltet
• E-Mail in einem System geändert, anderswo veraltet
• Keine einzige Quelle der Wahrheit
• Reporting nur mit manueller Zusammenführung
• Das Team verschwendet Stunden mit Abgleich

Planung vor der Migration

Welche Daten migrieren

Pflichtdaten (müssen migriert werden):

• ✅ Kontakte (Persons in Pipedrive)
• ✅ Organisationen (Unternehmen/Kunden)
• ✅ Deals (aktive und kürzlich gewonnene/verlorene)
• ✅ Kontakt–Organisation-Verknüpfungen
• ✅ Eigene Felder

Optionale Daten (sinnvoll):

• Aktivitäten (Anrufe, E-Mails, Meetings) – bei umfangreicher Historie
• Notizen – wenn kontextkritisch
• Dateien – wenn nicht anders gespeichert
• E-Mails – wenn nicht mit E-Mail-System synchron

Nicht migrieren:

• Abgeschlossene/verlorene Deals älter als 12 Monate (außer für Auswertungen)
• Spam-Kontakte oder Testdaten
• Archivierte/inaktive Datensätze, die Sie nicht mehr brauchen
• Unvollständige oder doppelte Einträge

Datenprüfung und -bereinigung (VOR dem Export)

Woche vor der Migration:

1. Zuerst in Pipedrive deduplizieren

Pipedrive → Einstellungen → Tools → Duplikate zusammenführen

Prüfen und zusammenführen:
- Doppelte Persons
- Doppelte Organisationen
- Ähnliche Deals

Vorteil: In Pipedrive (gewohnte Oberfläche) einfacher als nach dem Import.

2. Datenformat vereinheitlichen Typische Inkonsistenzen beheben:

• Telefon: ein Format (z. B. xxx-xxx-xxxx)
• Ländernamen: vollständig (United States statt US/USA)
• Firmennamen: einheitliche Schreibweise und Großschreibung
• E-Mail-Adressen: nur Kleinbuchstaben
• Überzählige Leerzeichen entfernen

3. Fehlende Pflichtdaten ergänzen

• Fehlende E-Mail-Adressen wo möglich eintragen
• Organisationsnamen bei Persons vervollständigen
• Ansprechpartner bei Organisationen eintragen
• Land/Region für spätere Filter ergänzen

4. Überflüssiges archivieren

• Spam-Kontakte als „Verloren“ markieren oder löschen
• Deals von vor 2+ Jahren archivieren
• Test-/Demo-Daten entfernen
• Unvollständige Person-Datensätze löschen

Saubere Daten = reibungslosere Migration = weniger Nacharbeit.

Schritt 1: Daten aus Pipedrive exportieren

Persons (Kontakte) exportieren

Zum Export:

Pipedrive → Kontakte → Persons → Zahnrad → Daten exportieren

Export-Einstellungen:

• Format: CSV (empfohlen) oder XLSX
• Alle Felder: Ja
• Eigene Felder: Ja
• Sprache: Englisch (für einheitliche Spaltenüberschriften)

Ergebnis: Datei z. B.: Persons_export_2024-11-27.csv

Wichtige Spalten im Pipedrive-Persons-Export:

• Name bzw. First name / Last name
• Email
• Phone
• Organization
• Owner
• Label (Tags/Kategorien)
• Eigene Felder (falls angelegt)

Datei sicher aufbewahren – Sie brauchen sie in Schritt 3.

Organisationen (Kunden) exportieren

Zum Export:

Pipedrive → Kontakte → Organisationen → Zahnrad → Daten exportieren

Export-Einstellungen:

• Format: CSV oder XLSX
• Alle Felder: Ja
• Eigene Felder: Ja

Ergebnis: Datei: Organizations_export_2024-11-27.csv

Wichtige Spalten:

• Organization name
• Address
• Website
• People count
• Owner
• Eigene Felder

Deals exportieren (optional, empfohlen)

Zum Export:

Pipedrive → Deals → Alle Deals (oder nach Status filtern) → Export

Einstellungen:

• Format: CSV
• Inkludieren: Aktive Deals + gewonnene Deals der letzten 12 Monate
• Ausschließen: Verlorene Deals älter als 6 Monate (außer bei Bedarf)

Ergebnis: Deals_export_2024-11-27.csv

Wichtige Spalten:

• Deal title
• Value
• Currency
• Stage
• Status (open/won/lost)
• Organization
• Person
• Expected close date

Aktivitäten exportieren (optional)

Falls Sie umfangreiche Notizen und Aktivitäten behalten wollen:

Pipedrive → Aktivitäten → Export

Hinweis:

• Große Aktivitäts-Exports können unübersichtlich sein
• Die meisten Unternehmen brauchen nicht die komplette Historie
• Oft reichen die letzten 30–90 Tage
• Altes Pipedrive bei Bedarf weiter nur lesend nutzbar

Schritt 2: CSV-Dateien vorbereiten und bereinigen

Exportierte Daten prüfen

CSV in Excel oder Google Tabellen öffnen und prüfen:

Prüfen:

• ✅ Erwartete Spalten vorhanden
• ✅ Daten wirken vollständig
• ✅ Keine Zeichen- oder Kodierungsfehler
• ✅ Formatierung stimmig

Häufige Probleme und Lösungen:

Problem 1: Sonderzeichen

Problem: Namen mit Akzenten werden falsch dargestellt (José → José)
Lösung: CSV beim Öffnen als UTF-8 kodieren

Problem 2: Datumsformat

Problem: Unterschiedliche Formate (TT.MM.JJJJ vs MM/TT/JJJJ)
Lösung: Auf YYYY-MM-DD vereinheitlichen

Problem 3: Verschiedene Telefonformate

Problem: Gemischte Formate
+1-555-123-4567
555.123.4567
(555) 123-4567

Lösung: Ein Format wählen und Suchen/Ersetzen nutzen

Deduplizierung

In Excel/Google Tabellen:

1. Nach E-Mail sortieren

Daten → Sortieren → Nach Spalte „Email“ A–Z

2. Duplikate erkennen Achten auf:

• Gleiche E-Mail, unterschiedliche Namen (Person hat Firma gewechselt)
• Gleicher Name, unterschiedliche E-Mails (mehrere E-Mail-Adressen)
• Vollständige Duplikate (dieselbe Person doppelt)

3. Entscheiden, welchen Eintrag behalten

• Meist der aktuellere Datensatz
• Bevorzugt der vollständigere (mehr ausgefüllte Felder)
• Primäre E-Mail-Adresse ist die richtige

4. Duplikate zum Überspringen markieren Spalte „IMPORT“ anlegen mit Werten:

• YES für zu importierende Datensätze
• NO für zu überspringende Duplikate

5. Filtern und bereinigte Datei erzeugen

Filter → Nur „YES“-Zeilen anzeigen → In neue Datei kopieren
Speichern als: Persons_cleaned.csv

Feldwerte vereinheitlichen

Länder:

Suchen/Ersetzen:
US → United States
UK → United Kingdom
UAE → United Arab Emirates

Firmennamen bereinigen:

Leerzeichen: "Acme  Corp" → "Acme Corp"
Großschreibung: "ACME CORP" → "Acme Corp"
Suffixe vereinheitlichen: "Acme Corp." → "Acme Corp"

E-Mail-Prüfung:

Prüfen:
- Keine Leerzeichen in E-Mail-Adressen
- Nur Kleinbuchstaben
- Gültiges Format (enthält @)
- Keine doppelten E-Mails (Dedupe-Markierung)

Schritt 3: Feldzuordnung – Pipedrive zu Corcava

Feldzuordnung verstehen

Die Feldzuordnung legt fest, welche CSV-Spalte welchem Corcava-Feld entspricht.

Beispiel:

Pipedrive-CSV-Spalte   →    Corcava-Feld
--------------------------------------------
"Name"                 →    "first_name"
"Email"                →    "email"
"Phone"                →    "phone"
"Organization"         →    "company_name"

Standard: Pipedrive Person → Corcava Kontakt

Mapping-Vorlage nutzen oder diese Referenz:

PIPEDRIVE-SPALTE             CORCAVA-FELD           HINWEISE
================================================================
Name                         first_name             Oder aufteilen bei "Vorname Nachname"
First name                   first_name             Wenn in Pipedrive getrennt
Last name                    last_name              
Email                        email                  Primäre E-Mail
Phone                        phone                  Primäre Telefonnummer
Organization                 company_name           Firmenzuordnung
Owner                        [skip]                 Nach Import in Corcava zuweisen
Label                        [custom_field]         Als Tag-Feld anlegen
Address                      address_line_1         Vollständige Adresse
City                         city                   
Postal code/ZIP              zip                    
Country                      country                
LinkedIn                     linkedin               Profil-URL
Skype                        skype                  Benutzername
Telegram                     telegram               Benutzername
Notes/Description            description            Zusätzlicher Kontext

Eigene Felder: Pipedrive-Eigenfelder Corcava-Eigenfeldern zuordnen:

1. Zuerst passende Eigenfelder in Corcava anlegen
2. Beim Import zuordnen
3. Oder eigene Daten nach dem Import ergänzen

Pipedrive Organisation → Corcava Kunde

PIPEDRIVE-SPALTE             CORCAVA-FELD           HINWEISE
================================================================
Organization name            name                   Firmenname
Address                      address                Vollständige Adresse
Website                      website                Firmen-URL
Phone                        phone                  Hauptnummer
Email                        email                  Allgemeine E-Mail
Owner                        [skip]                 In Corcava setzen
People count                 [skip]                 Wird automatisch berechnet
Notes                        description            Firmennotizen
Custom fields                [custom]               Corcava-Eigenfeldern zuordnen

Pipedrive Deal → Corcava Deal

PIPEDRIVE-SPALTE             CORCAVA-FELD           HINWEISE
================================================================
Deal title                   name                   Deal-Name
Value                        amount                 Deal-Wert
Currency                     currency               Währungscodes anpassen
Stage                        deal_flow_column_id    Pipeline-Phase zuordnen
Status                       status                 Open/won/lost
Organization                 client_id              Mit importiertem Kunden verknüpfen
Person                       contact_id             Mit Kontakt verknüpfen
Expected close date          expected_close_date    
Probability                  probability            Gewinnwahrscheinlichkeit %
Owner                        user_id                Teammitglied zuweisen

Schritt 4: Import

Persons als Kontakte importieren

Import-Oberfläche:

Corcava Dashboard → Kontakte → Massen-Upload/Import

Import-Methode:

Option A: Pipedrive-Import (empfohlen)

1. Tab "Pipedrive: Persons" wählen
2. Datei Persons_cleaned.csv hochladen
3. System ordnet Pipedrive-Felder automatisch zu
4. Automatische Zuordnung prüfen
5. Bei Bedarf anpassen
6. "Import starten" klicken

Option B: Allgemeiner CSV-Import

1. Tab "Aus Datei hochladen" wählen
2. CSV-Datei hochladen
3. Jede Spalte manuell dem Corcava-Feld zuordnen
4. Zuordnung sorgfältig prüfen
5. "Import" klicken

Während des Imports:

• Fortschrittsbalken zeigt den Status
• Verarbeitung in Batches (z. B. 100 Kontakte)
• Typisch: 500–1.000 Kontakte pro Minute

Nach dem Import:

Import-Zusammenfassung:

✅ Angelegt: 487 Kontakte
⚠️ Aktualisiert: 23 Kontakte (Duplikate zusammengeführt)
❌ Übersprungen: 5 Kontakte (fehlende Pflichtfelder)

Verarbeitet gesamt: 515 Kontakte

Organisationen als Kunden importieren

Import:

Dashboard → Kunden → Massen-Upload/Import → "Pipedrive: Organizations"

Ablauf:

1. Organizations_cleaned.csv hochladen
2. Automatische Feldzuordnung prüfen
3. Währungseinstellungen bei Bedarf anpassen
4. Import starten
5. Zusammenfassung prüfen

Beispiel Zusammenfassung:

✅ Angelegt: 124 Kunden
⚠️ Aktualisiert: 8 Kunden
❌ Übersprungen: 2 Kunden (fehlender Organisationsname)

Gesamt: 134 Kunden verarbeitet

Deals importieren (manueller Prozess)

Hinweis: Deals brauchen wegen der Pipeline-Zuordnung mehr Sorgfalt.

Vor dem Import:

1. Deal-Pipeline in Corcava einrichten
2. Pipeline-Phasen an Pipedrive-Workflow anpassen
3. Pipedrive-Phasen Corcava-Phasen zuordnen

Import-Schritte:

1. CRM → Deals öffnen
2. Deals-CSV hochladen
3. Felder sorgfältig zuordnen:
   • Deal title → Name
   • Value → Amount
   • Stage → Pipeline-Spalte (zu Ihrer Konfiguration)
   • Organization → Kunde (importierte Kunden)
   • Person → Kontakt (importierte Kontakte)

Validierung:

• Kunden müssen vor Deal-Import existieren (zuerst Organisationen importieren)
• Kontakte müssen vor Deal-Import existieren
• Währungscodes prüfen

Schritt 5: Datenvalidierung und -prüfung

Prüfungen direkt nach dem Import

Prüfung 1: Anzahlen stimmen

Pipedrive Persons: 515 exportiert
Corcava Kontakte: 510 angelegt/aktualisiert
Fehlend: 5 (Überspring-Gründe prüfen)

Prüfung 2: Stichprobe Kontakte 10–15 zufällige Kontakte manuell prüfen:

• Name korrekt formatiert
• E-Mail-Adresse vorhanden
• Telefonnummer vollständig
• Firmenzuordnung korrekt
• Eigenfelder gefüllt

Prüfung 3: Kunde–Kontakt-Verknüpfungen

5 Kunden auswählen
Prüfen, ob Kontakte korrekt verknüpft sind
Anzahl Kontakte mit Erwartung abgleichen

Prüfung 4: Deal-Integrität

10 importierte Deals prüfen:
- Deal-Wert korrekt
- Richtiger Kunde verknüpft
- Richtiger Kontakt verknüpft
- Phase/Status korrekt
- Eigenfelder erhalten

Häufige Import-Probleme und Lösungen

Problem: Fehlende E-Mail-Adressen

Problem: 50 Kontakte ohne E-Mail importiert
Ursache: E-Mail-Spalte im Pipedrive-Export leer
Lösung: 
- Diese Kontakte separat aus Pipedrive exportieren
- E-Mails manuell oder im Batch ergänzen
- Erneut importieren oder einzeln aktualisieren

Problem: Kaputte Firmen-Verknüpfungen

Problem: Kontakte nicht mit Kunden verknüpft
Ursache: Unterschiedliche Schreibweise des Firmennamens
Lösung:
- Kontakte mit company_name aber ohne client_id finden
- Manuell dem richtigen Kunden zuordnen
- Oder Firmennamen korrigieren und erneut importieren

Problem: Doppelte Kontakte

Problem: Dieselbe Person erscheint zweimal
Ursache: Unterschiedliche E-Mail-Adressen in Pipedrive
Lösung:
- Corcavas Zusammenführen-Funktion nutzen
- Duplikate auswählen → Kontakte zusammenführen
- Festlegen, welche Daten behalten werden

Problem: Eigenfelder fehlen

Problem: Eigenfeld-Daten wurden nicht importiert
Ursache: Eigenfelder müssen in Corcava vor dem Import existieren
Lösung:
- Zuerst Eigenfelder in Corcava anlegen
- CSV mit Zuordnung zu Eigenfeldern erneut importieren
- Oder Eigenfeld-Daten nach Import per Massenaktualisierung ergänzen

Datenprüfung-Checkliste

□ Gesamtzahl Kontakte stimmt (minus bewusst Ausgeschlossene)
□ Stichprobe von 20+ Kontakten manuell geprüft
□ E-Mail-Adressen bei >90 % der Kontakte vorhanden
□ Telefonnummern korrekt formatiert
□ Firmenzuordnungen erhalten
□ Kundendatensätze vollständig
□ Kunde–Kontakt-Beziehungen erhalten
□ Deal-Werte korrekt
□ Deal-Status stimmig
□ Eigenfeld-Daten vorhanden
□ Keine offensichtliche Datenbeschädigung
□ Suche testen (bekannte Kontakte finden)

Schritt 6: Konfiguration nach dem Import

Deal-Pipeline einrichten

Pipedrive-Pipeline in Corcava abbilden:

Pipedrive-Phasen → Corcava-Spalten:

Pipedrive              Corcava-Spaltenname
-------------------------------------------
Lead In               → New Leads
Qualified             → Qualified
Proposal              → Proposal Sent
Negotiation           → Negotiating
Won                   → Won
Lost                  → Lost

Konfiguration:

1. CRM → Pipeline-Einstellungen
2. Spalten passend zu Ihren Phasen anlegen
3. Optional Automatisierung einrichten:
   - E-Mail bei Deal-Wechsel in "Proposal"
   - Team benachrichtigen bei gewonnenem Deal
   - Projekt automatisch aus gewonnenem Deal anlegen

Eigenfelder konfigurieren

Pipedrive-Eigenfelder abbilden:

Beispiel-Eigenfelder:

• Lead-Quelle (Dropdown)
• Branche (Dropdown)
• Unternehmensgröße (Zahl)
• Entscheidungszeitraum (Datum)
• Budget-Rahmen (Währung)

In Corcava einrichten:

1. Einstellungen → Eigenfelder → Neu anlegen
2. Feldtyp: wie in Pipedrive
3. Feldname: wie in Pipedrive
4. Optionen: gleiche Dropdown-Werte eintragen
5. Speichern

Danach erneut importieren oder Massenaktualisierung: Falls Eigenfelder beim ersten Import nicht zugeordnet wurden:

• Nur die Eigenfeld-Spalten erneut importieren
• Oder Massenaktualisierung für bestehende Kontakte nutzen

Teammitglieder zuweisen

Pipedrive-Nutzer auf Corcava-Nutzer abbilden:

Pipedrive-Nutzer      Corcava-Nutzer         Aktion
---------------------------------------------------------
Sarah Johnson          [email protected]     Ihre Kontakte neu zuweisen
Mike Chen              [email protected]      Seine Kontakte neu zuweisen
Alex Rodriguez         [email protected]      Seine Kontakte neu zuweisen

Massen-Zuweisung:

1. Kontakte nach ursprünglichem Owner filtern (Notiz oder Eigenfeld)
2. Alle auswählen
3. Massenaktion → Besitzer ändern
4. Dem richtigen Corcava-Teammitglied zuweisen

Integrationen einrichten

E-Mail:

Einstellungen → Integrationen → Gmail/Microsoft
E-Mail-Konten verbinden
Mit CRM für Aktivitäts-Tracking synchronisieren

Kalender:

Einstellungen → Integrationen → Google Kalender
Für Termin-Synchronisation aktivieren

Zahlungen:

Einstellungen → Integrationen → Stripe + PassimPay (Krypto)
Für Rechnungszahlungen konfigurieren

Schritt 7: Team-Schulung und Übergang

Woche 1: Parallellauf

Beide Systeme aktiv halten:

• Neue Kontakte/Deals nur in Corcava
• Alte Deals in Pipedrive abschließen
• Team nutzt beide Systeme als Referenz
• Prüfen, ob Corcava alle nötigen Daten hat

Tägliche Prüfungen:

• Sind Kontakte in Corcava auffindbar?
• Hat das Team Zugriff auf alle nötigen Infos?
• Fehlende Daten entdeckt?
• Bei Bedarf weitere Daten importieren

Woche 2: Vollständiger Wechsel

Vollständig auf Corcava umstellen:

• Alle neuen Aktivitäten in Corcava
• Pipedrive nur noch als Referenz (nur lesen)
• Team arbeitet täglich in Corcava
• Offene Fragen und Probleme klären

Schulungsthemen:

• Kontakte und Kunden finden
• Deals anlegen und verwalten
• Integriertes Projektmanagement nutzen
• Zeiterfassung aus dem CRM
• Rechnungen aus Kontakten erzeugen
• Reports auswerten

Woche 3: Optimierung

Workflows anpassen:

• Pipeline-Automatisierung einrichten
• E-Mail-Vorlagen konfigurieren
• Eigene Reports anlegen
• Berechtigungen optimieren

Feedback einholen:

• Was funktioniert gut?
• Welche Features fehlen?
• Datenprobleme gefunden?
• Schulungslücken?

Woche 4: Vollständige Nutzung

Pipedrive kündigen:

• Letztes Backup aus Pipedrive exportieren
• Alle wichtigen Daten herunterladen
• Abo kündigen
• Pipedrive-Daten sicher archivieren

Migration abschließen:

• Team arbeitet vollständig in Corcava
• Datenmigration erfolgreich
• Integrierte Features im Einsatz
• Kosteneinsparung gegenüber alter Tool-Landschaft

Migrations-Best-Practices

Do's und Don'ts

DO: ✅ Daten in Pipedrive VOR dem Export bereinigen ✅ Mit kleinem Test-Import starten (50–100 Kontakte) ✅ Test-Import prüfen, bevor alles importiert wird ✅ Pipedrive während der Übergangsphase aktiv lassen ✅ Team gründlich im neuen System schulen ✅ 2–4 Wochen Parallellauf einplanen ✅ Eigene Prozesse/Workflows dokumentieren

DON'T: ❌ Unordentliche Daten importieren und später aufräumen ❌ Pipedrive-Account sofort löschen ❌ Alles auf einmal ohne Test importieren ❌ Team-Schulung auslassen ❌ Sofortige Vertrautheit mit dem neuen System erwarten ❌ Pipedrive-Daten vor Kündigung nicht sichern

Typische Migrationsfehler

Fehler 1: Export überstürzen

Falsch: Alles aus Pipedrive ungeprüft exportieren und sofort importieren.

Richtig:

• 2–3 Tage Daten in Pipedrive bereinigen
• Bereinigte Daten exportieren
• Mit kleinem Batch testen
• Danach den kompletten Datensatz importieren

Effekt: Saubere Daten sparen 10–20 Stunden Nacharbeit nach dem Import.

Fehler 2: Kein Test-Import

Falsch: 5.000 Kontakte ohne Test importieren.

Richtig:

• 50–100 Test-Kontakte exportieren
• In Testumgebung oder Test-Team importieren
• Zuordnung prüfen
• Danach kompletten Datensatz importieren

Effekt: Mapping-Fehler fallen auf, bevor der komplette Datensatz betroffen ist.

Fehler 3: Eigenfelder vergessen

Falsch: Importieren, ohne zuerst Eigenfelder in Corcava anzulegen.

Richtig:

• Alle Pipedrive-Eigenfelder auflisten
• Entsprechende Felder in Corcava anlegen
• Dann mit Eigenfeld-Zuordnung importieren

Effekt: Eigene Daten bleiben erhalten.

Fehler 4: Kein Backup

Falsch: Pipedrive direkt nach der Migration kündigen.

Richtig:

• Pipedrive 30–60 Tage nur lesend lassen
• Vollständiges Backup vor Kündigung exportieren
• Backup sicher aufbewahren
• Danach kündigen

Effekt: Absicherung, falls später Datenprobleme auffallen.

CSV-Mapping-Vorlagen

Person → Kontakt Vorlage

Als CSV für Ihre Migration nutzen:

pipedrive_field,corcava_field,example_value,notes
Name,first_name,John Smith,Oder in Vorname/Nachname aufteilen
First name,first_name,John,Wenn in Pipedrive getrennt
Last name,last_name,Smith,
Email,email,[email protected],Primäre E-Mail
Phone,phone,555-123-4567,Primäre Telefonnummer
Organization,company_name,Acme Corp,Firmenname
Address,address_line_1,123 Main St,Straße
City,city,San Francisco,
State/Region,state,CA,Bundesland/Region
Postal Code,zip,94102,PLZ
Country,country,United States,Vollständiger Ländername
LinkedIn,linkedin,linkedin.com/in/john,Profil-URL
Skype,skype,john.skype,Benutzername
Telegram,telegram,@johnsmith,Benutzername
Label,tags,VIP Client,Als Tags übernehmen
Notes,description,Wichtige Kundennotizen,
Owner,owner_email,[email protected],Für Neu-Zuweisung

Organisation → Kunde Vorlage

pipedrive_field,corcava_field,example_value,notes
Organization name,name,Acme Corporation,Pflichtfeld
Address,address,123 Business Blvd,Vollständige Adresse
Website,website,acmecorp.com,Firmen-Website
Phone,phone,555-987-6543,Hauptnummer
Email,email,[email protected],Allgemeine E-Mail
Industry,industry,Technology,Eigenfeld
Company Size,employees,50-100,Eigenfeld
Owner,owner_email,[email protected],Für Zuweisung
Notes,description,Wichtige Kundennotizen,

Erweiterte Migrationsszenarien

Szenario 1: Große Datenbank (10.000+ Kontakte)

Besonderheiten:

• Import in Batches von 1.000–2.000
• Pro Batch 15–30 Minuten einplanen
• Jeden Batch vor dem nächsten prüfen
• System-Performance überwachen

Empfohlener Ablauf:

Tag 1: Import Batch 1 (Kontakte A–D)
Tag 2: Import Batch 2 (Kontakte E–J)
Tag 3: Import Batch 3 (Kontakte K–P)
Tag 4: Import Batch 4 (Kontakte Q–Z)
Tag 5: Organisationen importieren
Tag 6: Deals importieren
Tag 7: Prüfung und Bereinigung

Szenario 2: Mehrere Pipedrive-Accounts

Herausforderung: Daten aus getrennten Pipedrive-Accounts zusammenführen (Übernahmen, Abteilungen usw.)

Vorgehen:

1. Aus beiden Accounts exportieren
2. CSV-Dateien zusammenführen
3. Zusammengeführte Datei deduplizieren
4. Formatierung in beiden vereinheitlichen
5. Kombinierten Datensatz importieren
6. Mit Quelle taggen (für Nachverfolgung)

Feld für Herkunft: Spalte hinzufügen: data_source Werte: pipedrive_account_1, pipedrive_account_2 In Corcava als Eigenfeld für Filter nutzen

Szenario 3: Teilweise Migration

Anwendungsfall: Teil der Daten migrieren, Rest in Pipedrive lassen

Beispiel:

• Aktive Kunden und Deals migrieren
• Archivierte/verlorene Deals in Pipedrive lassen
• Pipedrive für historische Auswertungen behalten

Vorgehen:

1. Nur aktive/offene Daten aus Pipedrive exportieren
2. Nach Corcava importieren
3. Pipedrive-Account behalten (ggf. auf Basis-Tarif wechseln)
4. Corcava für neue Arbeit nutzen
5. Pipedrive bei Bedarf für historische Daten nutzen

Häufig gestellte Fragen

Vor der Migration

F: Wie lange dauert die Migration? A: Export und Import: 1–2 Tage. Parallellauf und Team-Schulung: 2–3 Wochen. Vollständiger Wechsel: in der Regel 3–4 Wochen.

F: Gehen Daten verloren? A: Nicht, wenn Sie diesem Leitfaden folgen. Alles aus Pipedrive exportieren, nach Import prüfen, Pipedrive während der Übergangsphase aktiv lassen.

F: Können Deals und Pipeline-Struktur importiert werden? A: Ja. Zuerst Pipeline in Corcava einrichten, dann Deals mit Phasen-Zuordnung importieren. Historische Deal-Daten behalten die Pipeline-Abfolge.

F: Was ist mit Eigenfeldern? A: Entsprechende Eigenfelder in Corcava vor dem Import anlegen, dann beim Import zuordnen. Eigene Daten bleiben vollständig erhalten.

F: Daten vor oder nach der Migration bereinigen? A: VORHER. In Pipedrive (gewohnte Oberfläche) einfacher deduplizieren und vereinheitlichen. Saubere Daten importieren auch schneller und mit weniger Fehlern.

Während der Migration

F: Import schlägt mit Fehler fehl – was tun? A: Fehlermeldung prüfen:

• „Missing required field“: first_name bei allen Kontakten ergänzen
• „Invalid file format“: Als CSV UTF-8 speichern
• „Mapping error“: Feldzuordnung prüfen Bei unklarem Fehler Support kontaktieren – wir helfen bei der Fehlersuche.

F: Kann in Batches importiert werden? A: Ja. CSV in kleinere Dateien aufteilen und nacheinander importieren. Sinnvoll bei großen Datenmengen (5.000+ Kontakte).

F: Fehlende Daten nach dem Import – was tun? A: Fehlende Daten aus Pipedrive exportieren und als Zusatz-Batch importieren. Bestehende Kontakte werden aktualisiert, neue angelegt.

F: Wie gehen wir mit doppelten Kontakten um? A: Das System blockiert Duplikate nicht hart. Nach dem Import die Zusammenführen-Funktion in Corcava nutzen.

Nach der Migration

F: Können wir bei Bedarf zu Pipedrive zurück? A: Ja, besonders wenn Pipedrive während der Übergangsphase aktiv blieb. Die meisten Teams wollen nach integriertem CRM + Projekte + Zeit + Rechnungen aber nicht zurück.

F: Wie schulen wir das Team im neuen System? A: Corcava bietet:

• Dokumentation
• Video-Tutorials
• E-Mail-Support
• Onboarding-Calls Die Oberfläche ist für Pipedrive-Nutzer zudem intuitiv.

F: E-Mail-Integration? A: Gmail oder Microsoft 365 unter Einstellungen → Integrationen verbinden. E-Mail-Aktivität wird automatisch mit CRM-Kontakten synchronisiert.

F: Können Aktivitäten und Notizen importiert werden? A: Ja, erfordert aber angepassten Import, da Aktivitätsformate variieren. Bei großen Aktivitäts-Imports Support anfragen.

Migrations-Zeitplan und Checkliste

Woche 1: Vorbereitung

Montag–Dienstag:

• Pipedrive-Daten bereinigen
• Persons und Organisationen deduplizieren
• Formatierung vereinheitlichen
• Eigenfelder dokumentieren

Mittwoch–Donnerstag:

• Persons, Organisationen, Deals exportieren
• Exporte auf Vollständigkeit prüfen
• CSVs auf Probleme prüfen
• Bereinigte Versionen erstellen

Freitag:

• Corcava-Konto einrichten (falls noch nicht)
• Teammitglieder einladen
• Grundeinstellungen konfigurieren
• Eigenfelder anlegen

Woche 2: Import und Validierung

Montag:

• Test-Import mit 50–100 Kontakten
• Erfolg des Test-Imports prüfen
• Mapping bei Bedarf anpassen
• Probleme dokumentieren

Dienstag–Mittwoch:

• Alle Persons als Kontakte importieren
• Alle Organisationen als Kunden importieren
• Import-Zusammenfassungen prüfen
• Stichproben zur Datenqualität

Donnerstag–Freitag:

• Deals importieren (falls zutreffend)
• Deal–Kunde–Kontakt-Verknüpfungen prüfen
• Deal-Pipeline einrichten
• Automatisierung konfigurieren

Woche 3: Parallellauf

Montag–Freitag:

• Neue Kontakte/Deals nur in Corcava erfassen
• Pipedrive als Referenz behalten
• Team in Corcava-Grundlagen schulen
• Feedback und Fragen sammeln
• Gefundene Datenprobleme beheben

Woche 4: Vollständiger Wechsel

Montag–Dienstag:

• Erweiterte Schulung (Projekte, Zeit, Rechnungen)
• Integrationen einrichten (E-Mail, Kalender)
• Reporting konfigurieren
• Workflows optimieren

Mittwoch–Donnerstag:

• Letzte Datenprüfung
• Letztes Pipedrive-Backup exportieren
• Team bestätigt Wechselbereitschaft
• Letzte offene Punkte klären

Freitag:

• Corcava als offizielles System festlegen
• Pipedrive zur Kündigung vormerken (typisch 30 Tage Frist)
• Erfolgreiche Migration feiern!

Mehr als CRM: Integrierte Features nutzen

Deals in Projekte umwandeln

Die Pipedrive-Lücke: In Pipedrive müssen Sie nach einem gewonnenen Deal:

1. Zum Projektmanagement-Tool wechseln
2. Neues Projekt anlegen
3. Kundeninfos erneut eingeben
4. Verknüpfung zum Deal manuell pflegen

Workflow in Corcava:

1. Deal als "Won" markieren
2. "Projekt aus Deal erstellen" klicken
3. Projekt wird automatisch angelegt mit:
   - Kunde bereits verknüpft
   - Deal-Wert als Projektbudget
   - Kontaktdaten übernommen
   - Teammitglieder zugewiesen
4. Projektabwicklung sofort starten

Zeitersparnis: 15–30 Minuten pro Deal/Projekt

Zeiterfassung für Kundenarbeit

Sofort nutzbar:

1. Gewonnener Deal wird zu Projekt
2. Team arbeitet
3. Bei Aufgaben "Zeiterfassung starten" klicken
4. Zeit wird automatisch dem Kunden zugeordnet
5. Bereit für Abrechnung

Was damit entfällt:

• Separates Zeiterfassungs-Tool
• Manuelle Zeiteinträge
• Abgleich Zeit ↔ Rechnung
• Manuelle Zuordnung Kunde–Projekt–Zeit

Rechnungen aus dem CRM

Der komplette Ablauf:

1. Deal im CRM gewinnen (10.000-$-Projekt)
2. In Projekt umwandeln
3. Team erfasst Arbeitszeit
4. Projekt abgeschlossen (120 Stunden erfasst)
5. "Rechnung erzeugen" klicken
6. Rechnung wird vorausgefüllt:
   - Kundendaten aus dem CRM
   - Zeitdaten aus der Erfassung
   - 120 Stunden × 100 $/h = 12.000 $
   - Link zum Kundenportal
7. Rechnung senden
8. Kunde zahlt online
9. CRM wird auf "bezahlt" aktualisiert

Alles in einer Plattform. Kein Tool-Wechsel. Keine doppelte Dateneingabe.

Fazit: Die Migration ist einfacher als Sie denken

Die Angst vor der Migration hält viele Unternehmen in Tools fest, die nicht mehr passen. Die Realität:

Aufwand Migration:

• Aktive Arbeit: 20–30 Stunden über 2 Wochen
• Team-Schulung: 5–10 Stunden
• Parallellauf: nur wenig Zusatzaufwand
• Gesamt: 25–40 Stunden

Nutzen der Migration:

• Kosteneinsparung: 5.000–8.000 $/Jahr
• Zeitersparnis: 15–20 Stunden/Woche durch Integration
• Besserer Ablauf: Vertrieb → Projekte → Zeit → Rechnungen
• Jährlicher Wert: 50.000–100.000 $

ROI: 125.000–250.000 %

Ihre Migrations-Checkliste:

• Daten in Pipedrive bereinigen (1–2 Tage)
• Alle Daten exportieren (1 Stunde)
• Corcava einrichten (2–3 Stunden)
• Test-Import (1–2 Stunden)
• Vollständiger Import (2–4 Stunden)
• Daten prüfen (2–3 Stunden)
• Team schulen (5–10 Stunden)
• Parallellauf (2 Wochen)
• Vollständiger Wechsel (feiern!)

Das Schwierigste ist nicht die technische Migration – sondern die Entscheidung dafür. Danach ist der Ablauf klar und der Nutzen schnell spürbar.

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• Zeiterfassung verknüpft mit Kunden und Projekten
• Professionelle Rechnungen aus erfasster Zeit
• Kundenportal für Projekt-Transparenz
• Team-Kollaboration mit Chat und Video
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