Aktivitäts-Erfassung: Arbeit tracken ohne Tempo zu verlieren
Aktivitäten zu erfassen ist für Reporting nötig, aber Über-Erfassung schadet der Produktivität. Die Anleitung zeigt, wie Sie das Wichtige in Sekunden erfassen, nicht in Minuten.
Die 10-Sekunden-Regel
Wenn das Erfassen einer Aktivität über 10 Sekunden dauert, hören Sie damit auf. System auf Geschwindigkeit auslegen.
Mindest-Set an Aktivitäten
Mit nur 5 Aktivitätstypen starten. Das deckt etwa 95 % der Outreach-Arbeit ab:
Angebot/Vorschlag gesendet
Erster Kontakt gesendet (Angebot, E-Mail, Nachricht)
Follow-up
Nachfolgender Kontaktversuch
Antwort erhalten
Sie haben geantwortet (positiv, negativ oder neutral)
Anruf/Meeting
Telefon- oder Videogespräch stattgefunden
Ergebnis
Endergebnis (gewonnen, verloren, keine Antwort, kein Fit)
Was Sie nicht separat erfassen sollten
Der Versuchung widerstehen, für alles Aktivitätstypen anzulegen. Das gehört in Notizen, nicht als eigene Aktivitäten:
Diese weglassen
- - „Profil angesehen“
- - „Unternehmen recherchiert“
- - „Angebot entworfen“
- - „Interne Besprechung“
- - „Datensatz aktualisiert“
Warum?
- - Keine kundengerichteten Touchpoints
- - Beeinflussen Pipeline-Kennzahlen nicht
- - Erzeugen Reporting-Rauschen
- - Bremsen die Erfassungsgewohnheit
- - Liefern keinen umsetzbaren Erkenntnisgewinn
Team-Standards
Bei mehreren Personen, die Aktivitäten erfassen, brauchen Sie einheitliche Bezeichnungen. Ein einfacher Standard:
Team-Aktivitäts-Labels
| Aktivität | Standard-Label | Wann nutzen |
|---|---|---|
| Erster Kontakt | sent_proposal |
Angebot, Cold Email, LinkedIn-Nachricht |
| Follow-up-Kontakt | follow_up |
Jeder weitere Kontaktversuch |
| Sie haben geantwortet | reply_received |
Jede Antwort vom Lead |
| Anruf geführt | call_completed |
Telefon- oder Video-Meeting stattgefunden |
| Abgeschlossen | outcome_recorded |
Gewonnen, verloren, keine Antwort, kein Fit |
Wie schlankes Logging Reporting ermöglicht
Mit nur 5 Aktivitätstypen können Sie echte Geschäftsfragen beantworten:
Angebote pro Woche
Anzahl der sent_proposal-Aktivitäten
Follow-up-Disziplin
Verhältnis follow_up zu sent_proposal
Antwortrate
reply_received / sent_proposal
Anruf-Buchungsrate
call_completed / reply_received
Pipeline-Geschwindigkeit
Zeit von sent_proposal bis outcome_recorded
Erfassungs-Workflow
Erfassung als Teil der Aktion, nicht als separater Schritt:
Erfassen im Lauf der Arbeit
Angebot senden → Sofort sent_proposal loggen + Follow-up-Datum setzen
Follow-up senden → follow_up loggen + nächstes Follow-up-Datum aktualisieren
Antwort erhalten → reply_received loggen + Phase aktualisieren + Notizen ergänzen
Anruf beenden → call_completed loggen + Anrufnotizen ergänzen + nächste Aktion setzen
Opportunität abschließen → outcome_recorded loggen + Endergebnis setzen
Typische Fehler
Zu viele Aktivitätstypen
20 Typen nutzt niemand konsequent. Maximal 5–7 beibehalten.
Erfassung gebündelt am Tagesende
Details gehen vergessen, Einiges wird ausgelassen. Direkt nach jeder Aktion erfassen.
Erfassung ohne Datum
Aktivitäten ohne Zeitstempel sind für Geschwindigkeits-Kennzahlen wertlos. Immer „wann“ angeben.
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