Guía de Migración: Mudarse de Pipedrive a Corcava (Mapas CSV, Deduplicación, Mapeo de Campos)

Migrar de un CRM a otro puede parecer abrumador. Has pasado meses o años construyendo tu base de datos de contactos, organizando tratos y personalizando tu pipeline. La idea de perder esos datos o pasar semanas reingresando todo manualmente es paralizante.

Pero aquí está la realidad: con la planificación adecuada y las herramientas de migración correctas, puedes mudarte de Pipedrive a Corcava en 2-4 días sin perder un solo contacto, trato o pieza de datos.

Esta guía de migración completa te guía paso a paso: exportar tus datos de Pipedrive, limpiar y preparar archivos CSV, mapear campos correctamente, importar sin duplicados y verificar la integridad de los datos. Además, incluimos plantillas de mapeo CSV descargables para hacer el proceso aún más rápido.

Por Qué las Empresas Migran de Pipedrive

Antes de profundizar en el "cómo", abordemos el "por qué". Entender las motivaciones de migración te ayuda a prepararte para lo que viene.

La Brecha de Integración

Fortaleza de Pipedrive: Excelente CRM y gestión de tratos

Limitación de Pipedrive: Solo CRM—necesitas herramientas separadas para:

• Gestión de proyectos (→ agregar Asana o ClickUp)
• Seguimiento de tiempo (→ agregar Harvest o Toggl)
• Facturación (→ agregar FreshBooks o QuickBooks)
• Comunicación de equipo (→ agregar Slack)
• Portal de cliente (→ construir personalizado o usar terceros)

Impacto de Costo:

Pipedrive Professional: $14/usuario/mes
+ Asana Premium: $10/usuario/mes
+ Harvest: $12/usuario/mes
+ FreshBooks: $13/usuario/mes
+ Slack Pro: $7.25/usuario/mes
==========================================
Total: $56.25/usuario/mes

Equipo de 10 usuarios: $6,750/año

vs.

Corcava (todo): $9/usuario/mes
Equipo de 10 usuarios: $1,080/año

Ahorro: $5,670/año

La Desconexión del Flujo de Trabajo

El Flujo de Trabajo de Pipedrive:

1. Ganar trato en Pipedrive
2. Cambiar a Asana para crear proyecto
3. Recrear manualmente información del cliente
4. Cambiar a Harvest para configurar seguimiento de tiempo
5. Cambiar a FreshBooks para crear cliente para facturación
6. Esperar que todo se mantenga sincronizado

El Flujo de Trabajo de Corcava:

1. Ganar trato en CRM
2. Convertir trato a proyecto (un clic)
3. Información del cliente ya está ahí
4. Seguimiento de tiempo automáticamente disponible
5. Factura se genera desde tiempo registrado
6. Todo sincronizado nativamente

El Problema de Fragmentación de Datos

Cuando tus datos viven en 5 herramientas diferentes:

• Direcciones de clientes actualizadas en CRM pero no en facturación
• Correos de contacto cambiados en un lugar, desactualizados en otro
• Sin fuente única de verdad
• Los informes requieren agregación manual de datos
• El equipo desperdicia horas reconciliando datos

Planificación Pre-Migración

Qué Datos Migrar

Datos Esenciales (Deben Migrarse):

• ✅ Contactos (Persons en Pipedrive)
• ✅ Organizaciones (Empresas/Clientes)
• ✅ Tratos (Activos y recientes ganados/perdidos)
• ✅ Relaciones Contacto-Organización
• ✅ Datos de campos personalizados

Datos Opcionales (Buenos de Tener):

• Actividades (llamadas, emails, reuniones) - si hay historial extenso
• Notas - si hay contexto crítico
• Archivos - si no se almacenan en otro lugar
• Emails - si no se sincronizan con sistema de email

Datos a Dejar Atrás:

• Tratos cerrados/perdidos de hace más de 12 meses (a menos que se necesite análisis histórico)
• Contactos spam o datos de prueba
• Registros archivados/inactivos que ya no necesitas
• Entradas incompletas o duplicadas

Auditoría y Limpieza de Datos (Haz Esto ANTES de Exportar)

Semana Antes de la Migración:

1. Deduplicar en Pipedrive Primero

Pipedrive → Settings → Tools → Merge Duplicates

Revisar y fusionar:
- Personas duplicadas
- Organizaciones duplicadas
- Tratos similares

Beneficio: Más fácil deduplicar en Pipedrive (interfaz familiar) que después de importar.

2. Estandarizar Formato de Datos Corregir inconsistencias comunes:

• Números de teléfono: Estandarizar formato (xxx-xxx-xxxx vs xxxxx)
• Nombres de países: Usar nombres completos (United States vs US vs USA)
• Nombres de empresas: Capitalización y formato consistentes
• Direcciones de correo electrónico: Todas en minúsculas
• Eliminar espacios extra de los campos

3. Completar Datos Críticos Faltantes

• Agregar direcciones de correo electrónico faltantes donde sea posible
• Completar nombres de organizaciones para registros de personas
• Llenar contacto principal para organizaciones
• Agregar datos de país/región para filtrar después

4. Archivar Datos Innecesarios

• Marcar contactos spam como "Lost" o eliminar
• Archivar tratos de hace 2+ años
• Eliminar datos de prueba/demo
• Eliminar registros de personas incompletos

Datos limpios = migración más suave = menos limpieza después.

Paso 1: Exportar Datos de Pipedrive

Exportando Personas (Contactos)

Navegar a Exportar:

Pipedrive → Contacts → Persons → Click icono de engranaje → Export data

Configuración de Exportación:

• Formato: CSV (recomendado) o XLSX
• Incluir todos los campos: Sí
• Incluir campos personalizados: Sí
• Idioma: Inglés (para encabezados consistentes)

Lo Que Obtendrás: Archivo nombrado algo como: Persons_export_2024-11-27.csv

Columnas Clave en Exportación de Personas de Pipedrive:

• Name o First name / Last name
• Email
• Phone
• Organization
• Owner
• Label (etiquetas/categorías)
• Campos personalizados (si creaste alguno)

Guarda este archivo de forma segura - lo usarás en el Paso 3.

Exportando Organizaciones (Clientes)

Navegar a Exportar:

Pipedrive → Contacts → Organizations → Click icono de engranaje → Export data

Configuración de Exportación:

• Formato: CSV o XLSX
• Incluir todos los campos: Sí
• Incluir campos personalizados: Sí

Lo Que Obtendrás: Archivo nombrado: Organizations_export_2024-11-27.csv

Columnas Clave:

• Organization name
• Address
• Website
• People count
• Owner
• Campos personalizados

Exportando Tratos (Opcional pero Recomendado)

Navegar a Exportar:

Pipedrive → Deals → All deals (o filtrar por estado) → Export

Configuración de Exportación:

• Formato: CSV
• Incluir: Tratos activos + tratos ganados de los últimos 12 meses
• Excluir: Tratos perdidos de hace más de 6 meses (a menos que se necesiten)

Lo Que Obtendrás: Deals_export_2024-11-27.csv

Columnas Clave:

• Deal title
• Value
• Currency
• Stage
• Status (open/won/lost)
• Organization
• Person
• Expected close date

Exportando Actividades (Opcional)

Si tienes notas extensas e historial de actividades que vale la pena preservar:

Pipedrive → Activities → Export

Considerar:

• Las exportaciones grandes de actividades pueden ser abrumadoras
• La mayoría de las empresas no necesitan historial completo
• Actividades recientes (30-90 días) a menudo suficientes
• Siempre se puede acceder al Pipedrive antiguo solo lectura si se necesita

Paso 2: Preparar y Limpiar Archivos CSV

Revisar Tus Datos Exportados

Abrir archivos CSV en Excel o Google Sheets para inspeccionar:

Verificar:

• ✅ Todas las columnas esperadas presentes
• ✅ Los datos se ven completos
• ✅ Sin caracteres distorsionados o problemas de codificación
• ✅ Formato adecuado mantenido

Problemas Comunes a Corregir:

Problema 1: Caracteres Especiales

Problema: Nombres con acentos se renderizan como basura (José → José)
Solución: Establecer codificación CSV a UTF-8 al abrir

Problema 2: Formato de Fechas

Problema: Diferentes formatos de fecha (MM/DD/YYYY vs DD/MM/YYYY)
Solución: Estandarizar a formato YYYY-MM-DD

Problema 3: Variaciones de Números de Teléfono

Problema: Mezcla de formatos
+1-555-123-4567
555.123.4567
(555) 123-4567

Solución: Elegir un formato y usar buscar/reemplazar

Proceso de Deduplicación

En Excel/Google Sheets:

1. Ordenar por Dirección de Correo Electrónico

Data → Sort → Sort by "Email" column A to Z

2. Identificar Duplicados Buscar:

• Mismo correo, nombres diferentes (persona cambió de empresa)
• Mismo nombre, correos diferentes (persona tiene múltiples correos)
• Duplicados completos (misma persona dos veces)

3. Decidir Cuál Mantener

• Los datos más recientes generalmente ganan
• Registros más completos (más campos llenos) preferidos
• La dirección de correo principal es la correcta

4. Marcar Duplicados para Eliminación Agregar una columna "IMPORT" con valores:

• YES para registros a importar
• NO para duplicados a omitir

5. Filtrar y Crear Archivo Limpio

Filter → Show only "YES" rows → Copy to new file
Save as: Persons_cleaned.csv

Estandarizar Valores de Campos

Estandarización de País:

Buscar/Reemplazar:
US → United States
UK → United Kingdom
UAE → United Arab Emirates

Limpieza de Nombre de Empresa:

Eliminar espacios extra: "Acme  Corp" → "Acme Corp"
Estandarizar capitalización: "ACME CORP" → "Acme Corp"
Eliminar sufijos si inconsistentes: "Acme Corp." → "Acme Corp"

Validación de Email:

Verificar:
- Sin espacios en direcciones de correo electrónico
- Todas en minúsculas
- Formato válido (contiene @)
- Sin correos duplicados (marcador de deduplicación)

Paso 3: Mapeo de Campos - Pipedrive a Corcava

Entender el Mapeo de Campos

El mapeo de campos le dice a Corcava qué columna en tu archivo CSV corresponde a qué campo en la base de datos de Corcava.

Ejemplo:

Pipedrive CSV Column    →    Corcava Field
--------------------------------------------
"Name"                  →    "first_name"
"Email"                 →    "email"
"Phone"                 →    "phone"
"Organization"          →    "company_name"

Mapeo Estándar Persona de Pipedrive → Contacto de Corcava

Descarga nuestra plantilla de mapeo o usa esta referencia:

PIPEDRIVE COLUMN             CORCAVA FIELD          NOTES
================================================================
Name                         first_name             Or split if "First Last"
First name                   first_name             If Pipedrive split names
Last name                    last_name              
Email                        email                  Primary email
Phone                        phone                  Primary phone
Organization                 company_name           Company affiliation
Owner                        [skip]                 Assign in Corcava post-import
Label                        [custom_field]         Create tag field
Address                      address_line_1         Full address
City                         city                   
Postal code/ZIP              zip                    
Country                      country                
LinkedIn                     linkedin               Profile URL
Skype                        skype                  Username
Telegram                     telegram               Username
Notes/Description            description            Additional context

Campos Personalizados: Mapear campos personalizados de Pipedrive a campos personalizados de Corcava:

1. Crear campos personalizados coincidentes en Corcava primero
2. Mapear durante el proceso de importación
3. O agregar datos personalizados después de importar

Mapeo Organización de Pipedrive → Cliente de Corcava

PIPEDRIVE COLUMN             CORCAVA FIELD          NOTES
================================================================
Organization name            name                   Company name
Address                      address                Full address
Website                      website                Company URL
Phone                        phone                  Main number
Email                        email                  General email
Owner                        [skip]                 Set in Corcava
People count                 [skip]                 Auto-calculated
Notes                        description            Company notes
Custom fields                [custom]               Map to Corcava custom fields

Mapeo Trato de Pipedrive → Trato de Corcava

PIPEDRIVE COLUMN             CORCAVA FIELD          NOTES
================================================================
Deal title                   name                   Deal name
Value                        amount                 Deal value
Currency                     currency               Match currency codes
Stage                        deal_flow_column_id    Map to pipeline stage
Status                       status                 Open/won/lost
Organization                 client_id              Link to imported client
Person                       contact_id             Link to contact
Expected close date          expected_close_date    
Probability                  probability            Win probability %
Owner                        user_id                Assign to team member

Paso 4: Proceso de Importación

Importando Personas a Contactos

Acceder a Interfaz de Importación:

Corcava Dashboard → Contacts → Bulk Upload/Import

Elegir Método de Importación:

Opción A: Importación Específica de Pipedrive (Recomendado)

1. Click "Pipedrive: Persons" tab
2. Upload your Persons_cleaned.csv file
3. System automatically maps Pipedrive fields
4. Review automatic mapping
5. Adjust if needed
6. Click "Start Import"

Opción B: Importación CSV Genérica

1. Click "Upload from file" tab
2. Upload your CSV file
3. Manually map each column to Corcava field
4. Review mapping carefully
5. Click "Import"

Durante la Importación:

• Barra de progreso muestra estado de importación
• El procesamiento ocurre en lotes (100 contactos a la vez)
• Velocidad típica: 500-1,000 contactos por minuto

Después de la Importación:

Import Summary:

✅ Created: 487 contacts
⚠️ Updated: 23 contacts (duplicates merged)
❌ Skipped: 5 contacts (missing required fields)

Total processed: 515 contacts

Importando Organizaciones a Clientes

Acceder a Importación:

Dashboard → Clients → Bulk Upload/Import → "Pipedrive: Organizations"

Proceso de Carga:

1. Cargar Organizations_cleaned.csv
2. Revisar mapeo automático de campos
3. Ajustar configuración de moneda si es necesario
4. Iniciar importación
5. Revisar resumen

Ejemplo de Resumen de Importación:

✅ Created: 124 clients
⚠️ Updated: 8 clients
❌ Skipped: 2 clients (missing organization name)

Total: 134 clients processed

Importando Tratos (Proceso Manual)

Nota: Los tratos requieren manejo más cuidadoso debido al mapeo de pipeline.

Antes de Importar:

1. Configurar tu pipeline de tratos en Corcava
2. Crear etapas de pipeline que coincidan con tu flujo de trabajo de Pipedrive
3. Mapear etapas de Pipedrive a etapas de Corcava

Pasos de Importación:

1. Ir a CRM → Deals
2. Cargar CSV de tratos
3. Mapear campos cuidadosamente:
   • Deal title → Name
   • Value → Amount
   • Stage → Pipeline Column (coincidir con tu configuración)
   • Organization → Client (coincide con clientes importados)
   • Person → Contact (coincide con contactos importados)

Validación:

• Asegurar que los clientes existan antes de importar tratos (importar organizaciones primero)
• Asegurar que los contactos existan antes de importar tratos
• Verificar que los códigos de moneda coincidan

Paso 5: Validación y Verificación de Datos

Verificaciones Inmediatas Post-Importación

Verificación 1: Conteos de Registros Coinciden

Pipedrive Persons: 515 exported
Corcava Contacts: 510 created/updated
Missing: 5 (review skip reasons)

Verificación 2: Verificación de Contacto de Muestra Verificar manualmente 10-15 contactos aleatorios:

• Nombre formateado correctamente
• Dirección de correo electrónico presente
• Número de teléfono intacto
• Afiliación de empresa correcta
• Campos personalizados poblados

Verificación 3: Enlaces Organización-Contacto

Elegir 5 clientes
Verificar que sus contactos estén vinculados correctamente
Verificar que el conteo de contactos coincida con expectativas

Verificación 4: Integridad de Tratos

Revisar 10 tratos importados:
- Valor del trato correcto
- Vinculado al cliente correcto
- Vinculado al contacto correcto
- Etapa/estado correcto
- Campos personalizados preservados

Problemas Comunes de Importación y Soluciones

Problema: Direcciones de Correo Electrónico Faltantes

Problema: 50 contactos importados sin correos
Causa: Columna de correo vacía en exportación de Pipedrive
Solución: 
- Exportar estos contactos por separado de Pipedrive
- Agregar correos manualmente o en lote
- Re-importar o actualizar individualmente

Problema: Enlaces de Empresa Rotos

Problema: Contactos no vinculados a clientes
Causa: Coincidencia de ortografía de nombre de empresa
Solución:
- Encontrar contactos con company_name pero sin client_id
- Vincular manualmente al cliente correcto
- O corregir nombre de empresa y re-importar

Problema: Contactos Duplicados Creados

Problema: Misma persona aparece dos veces
Causa: Diferentes direcciones de correo en Pipedrive
Solución:
- Usar herramienta de fusión de Corcava
- Seleccionar duplicados → Merge contacts
- Elegir qué datos mantener

Problema: Campos Personalizados Faltantes

Problema: Datos de campos personalizados no se importaron
Causa: Los campos personalizados deben existir en Corcava antes de importar
Solución:
- Crear campos personalizados en Corcava primero
- Re-importar CSV mapeando a campos personalizados
- O agregar datos personalizados post-importación vía actualización masiva

Lista de Verificación de Verificación de Datos

□ Total de conteo de contactos coincide (menos exclusiones intencionales)
□ Muestra de 20+ contactos verificados manualmente
□ Direcciones de correo electrónico presentes para >90% de contactos
□ Números de teléfono formateados correctamente
□ Afiliaciones de empresa intactas
□ Registros de clientes completos
□ Relaciones cliente-contacto preservadas
□ Valores de tratos correctos
□ Estados de tratos precisos
□ Datos de campos personalizados presentes
□ Sin corrupción de datos obvia
□ Probar funcionalidad de búsqueda (encontrar contactos conocidos)

Paso 6: Configuración Post-Importación

Configurar Pipeline de Tratos

Recrear Tu Pipeline de Pipedrive:

Etapas de Pipedrive → Columnas de Corcava:

Pipedrive              Corcava Column Name
-------------------------------------------
Lead In               → New Leads
Qualified             → Qualified
Proposal              → Proposal Sent
Negotiation           → Negotiating
Won                   → Won
Lost                  → Lost

Configuración:

1. Go to CRM → Pipeline Settings
2. Create columns matching your stages
3. Configure automation (optional):
   - Auto-email when deal moves to "Proposal"
   - Notify team when deal won
   - Create project automatically from won deal

Configurar Campos Personalizados

Coincidir Campos Personalizados de Pipedrive:

Ejemplo de Campos Personalizados:

• Lead Source (dropdown)
• Industry (dropdown)
• Company Size (number)
• Decision Timeline (date)
• Budget Range (currency)

Configuración en Corcava:

1. Settings → Custom Fields → Create New
2. Field type: Match Pipedrive field type
3. Field name: Use same name as Pipedrive
4. Options: Enter same dropdown values
5. Save

Luego Re-Importar o Actualizar Masivamente: Si los campos personalizados no se mapearon durante la importación inicial, puedes:

• Re-importar solo las columnas de campos personalizados
• O usar actualización masiva para contactos existentes

Asignar Miembros del Equipo

Mapear Usuarios de Pipedrive a Usuarios de Corcava:

Pipedrive User         Corcava User          Action
---------------------------------------------------------
Sarah Johnson          [email protected]     Reassign her contacts
Mike Chen              [email protected]      Reassign his contacts
Alex Rodriguez         [email protected]      Reassign his contacts

Reasignación Masiva:

1. Filter contacts by original owner name (in notes or custom field)
2. Select all
3. Bulk action → Change owner
4. Assign to correct Corcava team member

Configurar Integraciones

Integración de Email:

Settings → Integrations → Gmail/Microsoft
Connect email accounts
Sync with CRM for activity tracking

Sincronización de Calendario:

Settings → Integrations → Google Calendar
Enable for meeting synchronization

Procesamiento de Pagos:

Settings → Integrations → Stripe + PassimPay (crypto)
Configure for invoice payments

Paso 7: Capacitación del Equipo y Transición

Semana 1: Ejecución Paralela

Mantener Ambos Sistemas Activos:

• Nuevos contactos/tratos solo en Corcava
• Tratos antiguos terminan en Pipedrive
• Equipo referencia ambos sistemas
• Verificar que Corcava tenga todos los datos necesarios

Verificaciones Diarias:

• ¿Los contactos son encontrables en Corcava?
• ¿El equipo puede acceder a la información necesaria?
• ¿Se descubrió algún dato faltante?
• Importar datos adicionales si es necesario

Semana 2: Transición Completa

Cambiar Completamente a Corcava:

• Toda nueva actividad en Corcava
• Pipedrive se convierte en referencia solo lectura
• Equipo usa Corcava para trabajo diario
• Abordar cualquier pregunta/problema

Temas de Capacitación:

• Encontrar contactos y clientes
• Crear y gestionar tratos
• Usar gestión de proyectos integrada
• Seguimiento de tiempo desde CRM
• Generar facturas desde contactos
• Ejecutar informes

Semana 3: Optimización

Personalizar Flujos de Trabajo:

• Configurar automatización de pipeline
• Configurar plantillas de email
• Crear informes personalizados
• Optimizar permisos del equipo

Recopilar Comentarios:

• ¿Qué está funcionando bien?
• ¿Qué funciones faltan?
• ¿Se descubrieron problemas de datos?
• ¿Brechas de capacitación a abordar?

Semana 4: Adopción Completa

Cancelar Pipedrive:

• Exportar respaldo final de Pipedrive
• Descargar todos los datos críticos
• Cancelar suscripción
• Archivar datos de Pipedrive de forma segura

Celebrar Migración:

• Equipo está completamente en Corcava
• Migración de datos exitosa
• Usando funciones integradas
• Ahorrando dinero vs. stack de herramientas antiguo

Mejores Prácticas de Migración

Qué Hacer y Qué No Hacer

HACER: ✅ Limpiar datos en Pipedrive ANTES de exportar ✅ Comenzar con importación de prueba pequeña (50-100 contactos) ✅ Verificar importación de prueba antes de importar todos los datos ✅ Mantener Pipedrive activo durante la transición ✅ Capacitar al equipo completamente en el nuevo sistema ✅ Planificar 2-4 semanas de ejecución paralela ✅ Documentar cualquier proceso/flujo de trabajo personalizado

NO HACER: ❌ Importar datos desordenados y planificar limpiar después ❌ Eliminar cuenta de Pipedrive inmediatamente ❌ Importar todo a la vez sin probar ❌ Omitir capacitación del equipo ❌ Esperar familiaridad instantánea con el nuevo sistema ❌ Olvidar respaldar datos de Pipedrive antes de cancelar

Errores Comunes de Migración

Error #1: Apresurar la Exportación

Incorrecto: Exportar todo de Pipedrive sin revisar, importar inmediatamente.

Correcto:

• Pasar 2-3 días limpiando datos en Pipedrive primero
• Exportar datos limpios
• Probar con lote pequeño
• Luego importar conjunto de datos completo

Impacto: Datos limpios ahorran 10-20 horas de limpieza post-importación.

Error #2: No Probar Primero

Incorrecto: Importar 5,000 contactos sin probar.

Correcto:

• Exportar 50-100 contactos de prueba
• Importar a entorno de prueba o equipo de prueba
• Verificar mapeo correcto
• Luego importar conjunto de datos completo

Impacto: Detecta errores de mapeo antes de que afecten el conjunto de datos completo.

Error #3: Olvidar Campos Personalizados

Incorrecto: Importar sin crear campos personalizados en Corcava primero.

Correcto:

• Listar todos los campos personalizados de Pipedrive
• Crear campos coincidentes en Corcava
• Luego importar con mapeo de campos personalizados

Impacto: Datos personalizados preservados, no perdidos.

Error #4: Sin Respaldo

Incorrecto: Cancelar Pipedrive inmediatamente después de la migración.

Correcto:

• Mantener Pipedrive solo lectura durante 30-60 días
• Exportar respaldo completo antes de cancelar
• Almacenar respaldo de forma segura
• Luego cancelar

Impacto: Red de seguridad si se descubren problemas de datos.

Plantillas de Mapeo CSV

Plantilla de Persona a Contacto

Descarga esto como CSV para tu migración:

pipedrive_field,corcava_field,example_value,notes
Name,first_name,John Smith,Or split to first/last
First name,first_name,John,If split in Pipedrive
Last name,last_name,Smith,
Email,email,[email protected],Primary email
Phone,phone,555-123-4567,Primary phone
Organization,company_name,Acme Corp,Company name
Address,address_line_1,123 Main St,Street address
City,city,San Francisco,
State/Region,state,CA,State or region
Postal Code,zip,94102,ZIP or postal code
Country,country,United States,Full country name
LinkedIn,linkedin,linkedin.com/in/john,Profile URL
Skype,skype,john.skype,Username
Telegram,telegram,@johnsmith,Username
Label,tags,VIP Client,Convert to tags
Notes,description,Important client notes,
Owner,owner_email,[email protected],For reassignment

Plantilla de Organización a Cliente

pipedrive_field,corcava_field,example_value,notes
Organization name,name,Acme Corporation,Required
Address,address,123 Business Blvd,Full address
Website,website,acmecorp.com,Company website
Phone,phone,555-987-6543,Main number
Email,email,[email protected],General email
Industry,industry,Technology,Custom field
Company Size,employees,50-100,Custom field
Owner,owner_email,[email protected],For assignment
Notes,description,Key client notes,

Escenarios Avanzados de Migración

Escenario 1: Base de Datos Grande (10,000+ Contactos)

Consideraciones Especiales:

• Importar en lotes de 1,000-2,000
• Permitir 15-30 minutos por lote
• Verificar cada lote antes del siguiente
• Monitorear rendimiento del sistema

Enfoque Recomendado:

Day 1: Import batch 1 (contacts A-D)
Day 2: Import batch 2 (contacts E-J)
Day 3: Import batch 3 (contacts K-P)
Day 4: Import batch 4 (contacts Q-Z)
Day 5: Import organizations
Day 6: Import deals
Day 7: Verification and cleanup

Escenario 2: Múltiples Cuentas de Pipedrive

Desafío: Fusionar datos de cuentas de Pipedrive separadas (adquisiciones, departamentos, etc.)

Estrategia:

1. Export from both accounts
2. Combine CSV files
3. Deduplicate merged file
4. Standardize formatting across both
5. Import combined dataset
6. Tag with source for tracking

Campo para Rastrear Fuente: Agregar columna: data_source Valores: pipedrive_account_1, pipedrive_account_2 Se mapea a campo personalizado en Corcava para filtrar

Escenario 3: Migración Parcial

Caso de Uso: Migrar algunos datos, dejar algunos en Pipedrive

Ejemplo:

• Migrar clientes y tratos activos
• Dejar tratos archivados/perdidos en Pipedrive
• Mantener Pipedrive para referencia histórica

Enfoque:

1. Export only active/open data from Pipedrive
2. Import to Corcava
3. Keep Pipedrive account (downgrade to basic if possible)
4. Use Corcava for new work
5. Reference Pipedrive for historical data when needed

Preguntas Frecuentes

Preguntas Pre-Migración

P: ¿Cuánto tiempo toma la migración? R: Exportación e importación de datos: 1-2 días. Ejecución paralela y capacitación del equipo: 2-3 semanas. Transición completa: 3-4 semanas típicamente.

P: ¿Perderemos algún dato? R: No si sigues esta guía. Exporta todo de Pipedrive, verifica después de importar, mantén Pipedrive activo durante el período de transición.

P: ¿Podemos importar tratos y estructura de pipeline? R: Sí. Configura el pipeline en Corcava primero, luego importa tratos con mapeo de etapas. Los datos históricos de tratos preservan la progresión del pipeline.

P: ¿Qué pasa con los campos personalizados? R: Crea campos personalizados coincidentes en Corcava antes de importar, luego mapea durante el proceso de importación. Datos personalizados completamente preservados.

P: ¿Deberíamos limpiar datos antes o después de la migración? R: ANTES. Más fácil deduplicar y estandarizar en Pipedrive (interfaz familiar). Los datos limpios también se importan más rápido con menos errores.

Preguntas Durante la Migración

P: La importación falló con error - ¿qué ahora? R: Verificar mensaje de error:

• "Missing required field": Agregar first_name a todos los contactos
• "Invalid file format": Guardar como CSV UTF-8
• "Mapping error": Revisar configuración de mapeo de campos Contactar soporte si el error no está claro - podemos ayudar a solucionar problemas.

P: ¿Podemos importar en lotes? R: Sí. Dividir archivo CSV en archivos más pequeños, importar uno a la vez. Bueno para conjuntos de datos grandes (5,000+ contactos).

P: ¿Qué si encontramos datos faltantes después de importar? R: Exportar datos faltantes de Pipedrive, importar como lote complementario. Los contactos existentes se actualizan, los nuevos contactos se crean.

P: ¿Cómo manejamos contactos duplicados? R: El sistema es flexible - no bloqueará duplicados. Después de importar, usa la herramienta de fusión de Corcava para combinar duplicados.

Preguntas Post-Migración

P: ¿Podemos volver a Pipedrive si es necesario? R: Sí, especialmente si mantuviste Pipedrive activo durante la transición. Pero la mayoría de los equipos no quieren después de experimentar CRM + proyectos + tiempo + facturación integrados.

P: ¿Cómo capacitamos al equipo en el nuevo sistema? R: Corcava proporciona:

• Biblioteca de documentación
• Tutoriales en video
• Soporte por email
• Llamadas de incorporación Además, la interfaz es intuitiva para cualquiera que haya usado Pipedrive.

P: ¿Qué pasa con la integración de email? R: Conectar Gmail o Microsoft 365 en Settings → Integrations. La actividad de email se sincroniza con contactos de CRM automáticamente.

P: ¿Podemos importar actividades y notas? R: Sí, aunque requiere importación personalizada ya que los formatos de actividad varían. Contactar soporte para asistencia con importaciones grandes de actividades.

Cronograma y Lista de Verificación de Migración

Semana 1: Preparación

Lunes-Martes:

• Limpiar datos de Pipedrive
• Deduplicar personas y organizaciones
• Estandarizar formato
• Documentar campos personalizados

Miércoles-Jueves:

• Exportar Personas, Organizaciones, Tratos
• Verificar que las exportaciones estén completas
• Revisar CSVs por problemas
• Preparar versiones limpias

Viernes:

• Configurar cuenta de Corcava (si aún no está)
• Invitar miembros del equipo
• Configurar configuraciones básicas
• Crear campos personalizados

Semana 2: Importación y Validación

Lunes:

• Importación de prueba con 50-100 contactos
• Verificar éxito de importación de prueba
• Ajustar mapeo si es necesario
• Documentar cualquier problema

Martes-Miércoles:

• Importar todas las personas a contactos
• Importar todas las organizaciones a clientes
• Verificar resúmenes de importación
• Verificación puntual de precisión de datos

Jueves-Viernes:

• Importar tratos (si aplica)
• Verificar relaciones trato-cliente-contacto
• Configurar pipeline de tratos
• Configurar automatización

Semana 3: Ejecución Paralela

Lunes-Viernes:

• Ingresar nuevos contactos/tratos solo en Corcava
• Mantener Pipedrive para referencia
• Capacitar equipo en conceptos básicos de Corcava
• Recopilar comentarios y preguntas
• Abordar cualquier problema de datos descubierto

Semana 4: Transición Completa

Lunes-Martes:

• Capacitación avanzada (proyectos, tiempo, facturación)
• Configurar integraciones (email, calendario)
• Configurar informes
• Optimizar flujos de trabajo

Miércoles-Jueves:

• Verificación final de datos
• Exportar respaldo final de Pipedrive
• Equipo confirma listo para cambiar
• Abordar preocupaciones finales

Viernes:

• Hacer Corcava sistema oficial
• Marcar Pipedrive para cancelación (aviso típico de 30 días)
• ¡Celebrar migración exitosa!

Más Allá del CRM: Aprovechar Funciones Integradas

Convertir Tratos a Proyectos

La Brecha de Pipedrive: En Pipedrive, cuando ganas un trato, luego:

1. Cambiar a herramienta de gestión de proyectos
2. Crear nuevo proyecto
3. Reingresar información del cliente
4. Rastrear manualmente conexión al trato

El Flujo de Trabajo de Corcava:

1. Mark deal as "Won"
2. Click "Create Project from Deal"
3. Project auto-created with:
   - Client already linked
   - Deal value as project budget
   - Contact information populated
   - Team members assigned
4. Start project delivery immediately

Tiempo Ahorrado: 15-30 minutos por trato/proyecto

Seguimiento de Tiempo en Trabajo de Cliente

Habilitar Inmediatamente:

1. Won deal converts to project
2. Team starts working
3. Click "Start Time Tracking" on tasks
4. Time automatically linked to client
5. Ready for invoicing

Lo Que Esto Reemplaza:

• Herramienta de seguimiento de tiempo separada
• Entrada manual de tiempo
• Coincidencia de datos de tiempo a factura
• Asociación de tiempo cliente-proyecto

Generación de Factura desde CRM

El Flujo de Trabajo Completo:

1. Win deal in CRM ($10,000 project)
2. Convert to project
3. Team tracks time working
4. Project completes (120 hours tracked)
5. Click "Generate Invoice"
6. Invoice pre-populated:
   - Client info from CRM
   - Time data from tracking
   - 120 hours × $100/hour = $12,000
   - Client portal link
7. Send invoice
8. Client pays online
9. CRM updates to paid status

Todo en una plataforma. Sin cambiar herramientas. Sin reingreso de datos.

Conclusión: La Migración es Más Fácil de lo Que Piensas

El miedo a la migración mantiene a muchas empresas atascadas con herramientas que ya no les sirven bien. Pero la realidad es:

Esfuerzo de Migración:

• Trabajo activo: 20-30 horas distribuidas en 2 semanas
• Capacitación del equipo: 5-10 horas
• Ejecución paralela: Esfuerzo adicional mínimo
• Inversión total: 25-40 horas

Beneficio de Migración:

• Ahorro de costos: $5,000-8,000/año
• Ahorro de tiempo: 15-20 horas/semana de integración
• Mejor flujo de trabajo: Ventas → proyectos → tiempo → facturación
• Valor anual: $50,000-100,000

ROI: 125,000-250,000%

Tu Lista de Verificación de Migración:

• Limpiar datos en Pipedrive (1-2 días)
• Exportar todos los datos (1 hora)
• Configurar Corcava (2-3 horas)
• Importación de prueba (1-2 horas)
• Importación completa (2-4 horas)
• Verificar datos (2-3 horas)
• Capacitar equipo (5-10 horas)
• Ejecución paralela (2 semanas)
• Cambio completo (¡celebrar!)

La parte más difícil no es la migración técnica—es tomar la decisión de mudarse. Una vez que te comprometes, el proceso es directo y los beneficios son inmediatos.

¿Listo para Migrar de Pipedrive?

Comienza tu prueba gratuita de Corcava y te ayudaremos a migrar tus datos de Pipedrive.

Con Corcava, obtienes:

• Importación Fácil de Pipedrive con mapeo automático de campos
• CRM con Pipeline de Tratos que coincide con funcionalidad de Pipedrive
• Gestión de Proyectos para entregar en tratos ganados
• Seguimiento de Tiempo integrado con clientes y proyectos
• Facturación Profesional generada desde tiempo registrado
• Portal de Cliente para transparencia de proyectos
• Colaboración de Equipo con chat y video
• Plataforma Todo-en-Uno reemplazando 5+ herramientas separadas

Todo por $9 por usuario por mes. Pipedrive + otras herramientas cuesta $50+/usuario/mes.

Comienza Prueba Gratuita → Te Ayudaremos a Migrar → Comienza a Ahorrar

No se requiere tarjeta de crédito. Prueba gratuita de 14 días. Asistencia de migración incluida.

Soporte de Migración:

• Plantillas de mapeo CSV proporcionadas
• Ayuda de solución de problemas de importación
• Asistencia de verificación de datos
• Recursos de capacitación del equipo

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¿Listo para dejar Pipedrive y obtener CRM + proyectos + tiempo + facturación integrados? Comienza tu migración hoy con nuestro proceso de migración probado y ahorra $5,000-8,000 por año.