Export der Board-Aktivität

Exportieren Sie vollständige Zeiterfassungsdaten aus jedem Projektboard, um die Team-Produktivität zu analysieren, Abrechnungsberichte zu erstellen oder mit externen Tools zu integrieren.

Überblick

Mit der Funktion „Export Board-Aktivität“ können Sie detaillierte Zeiterfassungsdaten für jedes Projektboard in einem festgelegten Datumsbereich herunterladen. Exportieren Sie Daten in mehreren Formaten (JSON, CSV, Excel) und ordnen Sie sie nach Teammitglied oder nach Aufgabe, um Ihren Berichtsbedürfnissen zu entsprechen.

Einstieg

Zugriff auf die Export-Funktion

1. Zu einem beliebigen Projektboard navigieren
2. Auf die Schaltfläche „Export activity“ (Aktivität exportieren) oben am Board klicken
3. Das Export-Modal öffnet sich mit Konfigurationsoptionen

Grundlegende Export-Schritte

1. Datumsbereich wählen: Start- und Enddatum für Ihren Export auswählen
2. Gruppierung wählen: Auswählen, ob Daten nach Mitglied oder nach Aufgabe gruppiert werden
3. Format wählen: JSON, CSV oder Excel (XLSX) auswählen
4. Zeitformat wählen: Sekunden (für Berechnungen) oder HH:MM:SS (für Lesbarkeit) wählen
5. Download klicken: Ihr Export wird sofort heruntergeladen

Export-Optionen

Datumsbereich

Beliebigen Datumsbereich für den Export von Zeiterfassungsdaten wählen:

• Standardbereich sind die letzten 7 Tage
• Benutzerdefinierte Start- und Enddaten über die Datumsauswahl wählen
• Nur abgeschlossene Zeitintervalle (beendete Erfassungssitzungen) werden einbezogen
• Laufende/aktive Zeiterfassungssitzungen werden ausgeschlossen

Gruppierungsoptionen

Gruppierung nach Mitglied

Ordnet Daten nach Name des Teammitglieds, zeigt alle Aufgaben, an denen jede Person gearbeitet hat:

JSON-Beispiel:

{
  "John Smith": [
    {"task": "Design homepage", "time": 7200},
    {"task": "Review mockups", "time": 3600}
  ],
  "Sarah Johnson": [
    {"task": "Design homepage", "time": 5400}
  ]
}

Anwendungsfälle:

• Individuelle Leistungsbeurteilungen
• Berechnung abrechenbarer Stunden pro Teammitglied
• Verständnis der Arbeitsverteilung
• Rechnungserstellung basierend auf Stundensätzen der Teammitglieder

Gruppierung nach Aufgabe

Ordnet Daten nach Aufgabenname, zeigt, welche Teammitglieder an jeder Aufgabe gearbeitet haben:

JSON-Beispiel:

{
  "Design homepage": [
    {"member": "John Smith", "time": 7200},
    {"member": "Sarah Johnson", "time": 5400}
  ],
  "Review mockups": [
    {"member": "John Smith", "time": 3600}
  ]
}

Anwendungsfälle:

• Zeitanalyse auf Aufgabennebene
• Zeitintensive Aufgaben identifizieren
• Projektbudget-Verfolgung nach Lieferergebnissen
• Sprint-Retrospektiven

Exportformate

JSON

Rohdatenformat, ideal für:

• Import in benutzerdefinierte Tools
• API-Integrationen
• Datenverarbeitung und -analyse
• Backup und Archivierung

CSV (Comma-Separated Values)

Tabellenkalkulations-kompatibles Format, ideal für:

• Öffnen in Excel, Google Sheets oder Numbers
• Datenmanipulation und -berechnungen
• Erstellung benutzerdefinierter Pivot-Tabellen
• Schnelle visuelle Analyse

CSV-Struktur:

• Gruppierung nach Mitglied: Member | Task | Time (Mitglied | Aufgabe | Zeit)
• Gruppierung nach Aufgabe: Task | Member | Time (Aufgabe | Mitglied | Zeit)

XLSX (Excel)

Natives Excel-Format mit Formatierung:

• Professionelle Tabelle mit Überschriften
• Fette Überschriftenzeile für einfache Lesbarkeit
• Bereit für Formeln und Diagramme
• Am besten für formelle Berichte

Zeitformat

Sekunden (Ganzzahl)

Zeigt Zeit als Gesamtsekunden:

• Beispiel: 7200 (2 Stunden)
• Am besten für Berechnungen und Datenverarbeitung
• Einfach zu summieren, mitteln und numerisch vergleichen
• Kompatibel mit den meisten Datenanalyse-Tools

Stunden:Minuten:Sekunden (Zeichenkette)

Zeigt Zeit in lesbarem Format:

• Beispiel: 02:00:00 (2 Stunden)
• Benutzerfreundlich und intuitiv
• Ideal für Berichte und Präsentationen
• Auf einen Blick verständlich

Typische Anwendungsfälle

Kundenabrechnungsberichte

Szenario: Abrechnungsstundenbericht für ein Kundenprojekt erstellen

Schritte:

1. Projektboard des Kunden öffnen
2. Datumsbereich wählen (z. B. diesen Monat)
3. Nach Mitglied gruppieren (wenn pro Person abgerechnet wird) oder nach Aufgabe (wenn pro Lieferergebnis)
4. Zeitformat wählen: HH:MM:SS für Lesbarkeit
5. Als Excel für einen professionellen Bericht exportieren

Tipp: „Gruppierung nach Aufgabe“ nutzen, um genau zu zeigen, welche Arbeit geliefert wurde und wie lange jede Aufgabe dauerte.

Team-Leistungsbeurteilungen

Szenario: Produktivität einzelner Teammitglieder bewerten

Schritte:

1. „Gruppierung nach Mitglied“ wählen
2. Beurteilungszeitraum wählen (z. B. letztes Quartal)
3. Als Excel exportieren
4. Aufgabenverteilung und Zeitzuordnung pro Person analysieren

Tipp: Sekundenformat nutzen, wenn Sie Prozentsätze und Durchschnitte berechnen möchten.

Sprint-Retrospektiven

Szenario: Während eines Sprints aufgewendete Zeit analysieren

Schritte:

1. Datumsbereich auf Sprint-Daten setzen
2. Nach Aufgabe gruppieren, um zu sehen, welche Aufgaben länger als erwartet dauerten
3. Als CSV exportieren
4. In Ihr Projektmanagement-Tool zur Analyse importieren

Budget-Verfolgung

Szenario: Tatsächlich aufgewendete Zeit vs. geschätzte Zeit vergleichen

Schritte:

1. Tatsächliche Zeitdaten nach Aufgabe gruppiert exportieren
2. Sekundenformat für einfache Berechnungen nutzen
3. In Tabellenkalkulation neben Aufgabenschätzungen importieren
4. Abweichung berechnen und Überschreitungen identifizieren

Integration mit externen Tools

Szenario: Zeitdaten in Buchhaltungssoftware importieren

Schritte:

1. Als JSON oder CSV exportieren
2. API-Endpunkt für automatisierte regelmäßige Exporte nutzen
3. Felder dem Importformat Ihres Buchhaltungstools zuordnen
4. Abrechnungsprozesse automatisieren

API-Zugriff

Die Export-Funktion ist auch über die Public API für Automatisierung und Integration verfügbar:

Endpunkt: GET /api/v1/boards/{id}/export-activity

Parameter:

• start_date (erforderlich): Startdatum (YYYY-MM-DD)
• end_date (erforderlich): Enddatum (YYYY-MM-DD)
• group_by (erforderlich): member oder task
• time_format (optional): seconds oder hms (Standard: seconds)

Authentifizierung: API-Schlüssel-Authentifizierung erforderlich

Siehe die Public-API-Dokumentation für vollständige Details zu Authentifizierung und Nutzung.

Die Daten verstehen

Was einbezogen wird

• Alle abgeschlossenen Zeitintervalle: Nur abgeschlossene Erfassungssitzungen
• Nach Datumsbereich gefiltert: Nur Intervalle innerhalb Ihrer gewählten Daten
• Board-spezifisch: Nur Aufgaben vom aktuellen Board
• Im Team-Rahmen: Nur Daten Ihrer Organisation

Was ausgeschlossen wird

• Aktive/laufende Zeiterfassungssitzungen (noch nicht beendet)
• Zeitintervalle außerhalb des Datumsbereichs
• Gelöschte oder archivierte Daten (je nach Board-Einstellungen)
• Aufgaben von anderen Boards

Umgang mit doppelten Namen

Wenn mehrere Teammitglieder oder Aufgaben denselben Namen haben, werden sie in Exporten automatisch unterschieden:

Beispiel:

• John Smith (ID: 123)
• John Smith (ID: 456)

So wird sichergestellt, dass Daten von verschiedenen Personen mit identischen Namen nicht zusammengeführt werden.

Tipps für bessere Exporte

1. Die richtige Gruppierung wählen: An Ihr Ziel denken – Mitgliedsgruppierung für personenbezogene Berichte, Aufgabengruppierung für lieferergebnisbezogene Berichte

2. Passendes Zeitformat wählen: Sekunden für Berechnungen und Datenverarbeitung, HH:MM:SS für menschenlesbare Berichte und Präsentationen

3. Konsistente Datumsbereiche nutzen: Bei Periodenvergleichen dieselben Tagesbereiche verwenden (z. B. immer Montag–Sonntag für Wochen)

4. Regelmäßig exportieren: Bei laufenden Projekten wöchentlich oder monatlich exportieren, um den Fortschritt über die Zeit zu verfolgen

5. Mit anderen Daten kombinieren: Als CSV exportieren, um mit Budgetdaten, Schätzungen oder Abrechnungssätzen in Tabellenkalkulationen zu kombinieren

6. Exporte archivieren: Historische Exporte für Compliance, Prüfungen und langfristige Trendanalyse aufbewahren

Berechtigungen

Jeder Benutzer, der ein Projektboard anzeigen kann, kann dessen Aktivitätsdaten exportieren. Es gelten dieselben Berechtigungen wie für die Board-Ansicht.

Unterstützung internationaler Zeichen

Alle Exportformate unterstützen korrekt internationale Zeichen (Kyrillisch, Chinesisch, Arabisch usw.), sodass Namen von Teammitgliedern und Aufgabentitel unabhängig von der Sprache korrekt angezeigt werden.

Fehlerbehebung

Export zeigt keine Daten

• Prüfen, ob der Datumsbereich erfasste Zeit enthält
• Verifizieren, dass die Zeiterfassung beendet wurde (nicht laufen gelassen)
• Sicherstellen, dass Sie das richtige Board ansehen

Datei öffnet sich als Zeichensalat

• Bei CSV: Mit Excels „Daten > Aus Text/CSV“-Import öffnen und UTF-8-Codierung angeben
• Bei JSON: JSON-Viewer nutzen oder in ein Tool importieren, das UTF-8 unterstützt

Export-Schaltfläche nicht gefunden

• Prüfen, ob Sie die Berechtigung haben, das Board anzuzeigen
• Prüfen, ob Sie auf der Board-Detailseite sind, nicht auf der Board-Liste

Doppelte Namen im Export

• Das ist zu erwarten, wenn mehrere Personen oder Aufgaben identische Namen haben
• Die in Klammern angezeigte ID zur Unterscheidung nutzen
• Umbenennung von Aufgaben oder eindeutige Kennungen in Betracht ziehen

Verwandte Funktionen

• Zeiterfassung – Erfahren Sie, wie Sie Zeit für Aufgaben erfassen
• Projektboards – Überblick über die Projektboard-Verwaltung
• Public API – Exporte mit API-Zugriff automatisieren
• Berichte & Analyse – Zeiterfassungsberichte und Dashboards anzeigen